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書摘 | 一流工作者都在用的待辦清單：解決你執行清單時的困境
閱讀時間約 5 分鐘
《一流工作者都在用的待辦清單》是一本教你打造「適合自己的待辦清單」的書。
書中指出用待辦清單時、常見的問題是什麼。
還分析了10個最受歡迎的待辦清單系統，以及這些系統的缺點是什麼。
針對這些問題，書中提出了10步驟+8要訣，讓讀者設計出適合自己的待辦清單。
還分析了10個最受歡迎的待辦清單系統，以及這些系統的缺點是什麼。
針對這些問題，書中提出了10步驟+8要訣，讓讀者設計出適合自己的待辦清單。
我認為這本書的優點是，針對每個系統的缺點提出鉅細靡遺的解決方法。
缺點是10步驟+8要訣的執行非常耗時，不見得適合每個人。
尤其是對還沒有清單習慣的讀者過於複雜！
這樣的讀者，我建議先從這篇文章開始：
缺點是10步驟+8要訣的執行非常耗時，不見得適合每個人。
尤其是對還沒有清單習慣的讀者過於複雜！
這樣的讀者，我建議先從這篇文章開始：
如果你已經有習慣的清單系統，想要再增進現有的效率，比較適合閱讀這本書。
我會用3個段落介紹這本書的內容：
A. 無法決定要執行哪個任務
B. 無法完成任務
C. 定期回顧清單
我把執行待辦清單時常有的困擾整理成A, B兩個段落。
把並且在每個段落中列出常見問題及解決方案。
段落C則說明定期回顧清單的方法。
希望透過這樣的整理，能夠讓你找到適合自己的調整方式。
我會用3個段落介紹這本書的內容：
A. 無法決定要執行哪個任務
B. 無法完成任務
C. 定期回顧清單
我把執行待辦清單時常有的困擾整理成A, B兩個段落。
把並且在每個段落中列出常見問題及解決方案。
段落C則說明定期回顧清單的方法。
希望透過這樣的整理，能夠讓你找到適合自己的調整方式。
A. 無法決定要執行哪個任務
很多人認為，待辦清單的目的是完成任務。
但待辦清單的目的，應該是凸顯重要任務、確保我們完成「正確的」任務。
如果你完成很多任務，但卻疏忽掉最重要緊急的那個，
那你的清單可能有以下2個問題：
但待辦清單的目的，應該是凸顯重要任務、確保我們完成「正確的」任務。
如果你完成很多任務，但卻疏忽掉最重要緊急的那個，
那你的清單可能有以下2個問題：
A-1. 清單任務太廣泛：
一張清單裡，同時出現有需要花3小時、跟只需要3分鐘執行的任務？
或是同一張清單上，包含了上班的任務、以及超市的採購清單？
讓我們要花時間過濾不適合當下的任務，還要在不一樣性質的任務之間轉換。
或是同一張清單上，包含了上班的任務、以及超市的採購清單？
讓我們要花時間過濾不適合當下的任務，還要在不一樣性質的任務之間轉換。
解決方案：
- 將不同專案的任務，放在不同的清單。例：練習畫畫、產品改造、研究玩家
- 把不同地點的任務，放在不同的清單。例：公司、書房、超市
- 把不同類型的任務，放在不同的清單。例：身體勞動、創意發想、分析資料
- 把執行時間低於15分鐘的微型任務，獨立成一張清單。
花30~45分鐘批次執行這張清單。
A-2. 清單任務太多：
選擇過多時，需要更多時間作決定、更容易造成拖延。
此外，過長的清單會讓人無法完成全部事項，會帶來無法完成的沮喪感、同時也會養成無法完成清單任務的習慣，久而久之清單會越來越無用。
此外，過長的清單會讓人無法完成全部事項，會帶來無法完成的沮喪感、同時也會養成無法完成清單任務的習慣，久而久之清單會越來越無用。
解決方案：
- 整理出今日任務的清單，跟未來任務放在不同清單
- 列出任務的截止日期
- 根據重要緊急程度、截止日期，決定今日任務的清單
- 今日任務的清單不能超過7項，這7項不含微型任務
B. 無法完成任務
如果清單上的任務定義不夠清楚，或一個任務內涵蓋了很多子任務。
在看清單時，就會不知道自己能採取的下一個行動是什麼。
很有可能是因為清單有以下幾個問題：
在看清單時，就會不知道自己能採取的下一個行動是什麼。
很有可能是因為清單有以下幾個問題：
B-1. 把願望、大型專案當成任務
任務跟願望/大型專案是不同的事。
願望跟大型專案的內容太廣，像增進健康、房子翻新，沒辦法被清楚的執行。
把這些項目放進清單，只會讓清單難以被完成。
願望跟大型專案的內容太廣，像增進健康、房子翻新，沒辦法被清楚的執行。
把這些項目放進清單，只會讓清單難以被完成。
解決方案：
- 為願望或大型專案建立獨立的目標群組
- 在目標群組裡列出可執行的小任務，再把要執行的任務移回待辦清單
B-2. 任務沒有目標
如果一個任務沒有明確的起點跟終點，就很難確定他已經被完成。
例如「寫Blog」就是一個模糊的任務。寫10個字是寫？還是要完成10篇文章？
當任務過於模糊時，就表示應該把這項任務，拆解成更小、有起點跟終點的任務。
例如「寫Blog」就是一個模糊的任務。寫10個字是寫？還是要完成10篇文章？
當任務過於模糊時，就表示應該把這項任務，拆解成更小、有起點跟終點的任務。
解決方案：
- 每個任務都用動詞開頭。例如：打電話預約餐廳、寫8月改版企劃
- 在任務旁邊，定義預期結果。例如：研究繪圖軟體 (3款喜歡的軟體&價格)
- 需要他人協助的任務，列出協助內容。例如：預定場地 (活動組8/15提供需求)
B-3. 提不起勁執行任務
如果任務的目標都已經清楚定義出來了，你卻還是提不起勁執行，
很有可能是這些任務根本不重要。
很有可能是這些任務根本不重要。
解決方案：
- 刪除不重要、不是非做不可的任務
C. 定期回顧清單
如果你的待辦清單很多，隨著時間過去，清單上的任務可能會漸漸不合時宜。
對於這樣的讀者，建議每週回顧跟每月更新目標清單，確保清單能符合現況。
對於這樣的讀者，建議每週回顧跟每月更新目標清單，確保清單能符合現況。
C-1. 每週回顧的流程：
- 蒐集你手上的所有清單，包含不同情境、地點、專案...等清單
- 把腦海中還沒有寫到清單的專案、任務都寫出來
- 檢視新寫下來的內容，有必要就建立新的專案清單，把專案拆解成任務
- 有必要的話，把專案拆解成不同情境的清單
- 清空電子郵件，能夠立即執行的就執行完。不能的就寫到清單上
- 檢視所有清單，把不重要、不必要的任務刪除
- 留意重要、緊急、有截止日的任務，把他們放到每日任務的候選清單
- 把需要他人協助的日期寫上，方便到期時追蹤
- 檢查清單內重要任務的截止日期，需要的話就作調整
- 把剛新增進清單的任務，加上截止日期
- 查看下週行事曆，建立下週的每日任務清單
C-2. 每月更新目標群組：
目標可以幫助我們專注在真正重要的任務上。
所以寫下具體的目標，並且每月回顧、更新，可以提醒我們往目標前進。
不過書中在這段沒有著墨太多。如果你想了解更多目標設定的方法，可以參考這篇：
所以寫下具體的目標，並且每月回顧、更新，可以提醒我們往目標前進。
不過書中在這段沒有著墨太多。如果你想了解更多目標設定的方法，可以參考這篇：
小結
本書的作者針對待辦清單的分析很詳細，而且是從常見的問題開始說明。
我最大的收穫是，知道自己遇到的問題可以怎麼解決。
所以我也以這樣的邏輯整理這本書，希望能幫助正在使用待辦清單的讀者。
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拖延並非個性或能力的缺陷，而是一種情緒調節的策略。
了解原因並使用本文的三個策略，即可有效地管理時間並完成目標。
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