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書摘 | 事情總是做不完?不如幫待辦清單做個斷捨離吧!

更新於 2022/08/08閱讀時間約 6 分鐘
生時間》顧名思義是一本時間管理的書籍。
兩位作者自稱時間雙傻,不停的在實驗、嘗試、並分享時間管理技巧。
他們將時間管理拆解成四個步驟,並且提出87個小技巧。
書中不只提供時間管理技巧,也分享許多作者們實驗的失敗故事或心路歷程。
讓這本不單是生硬的工具書,也是征服時間的辛酸血淚史。讀來相當有趣!
此外,我也很喜歡作者看待時間管理的心態:
你不必追求完美,也不用把這本書從頭到尾實行過一遍。
只要嘗試你有興趣的部分就好,失敗了?沒關係,改天換別的試試!
今天想介紹的,是書中兩個對待辦清單斷捨離的建議。
不過在解說「清單斷捨離」前,我會先簡單介紹書中的核心四步驟。
所以今天的文章會分成四個段落:
  • 《生時間》的核心四步驟
  • 我最喜歡的技巧:燒爐清單
  • 不喜歡燒爐清單?試試擬辦清單
  • 小結

《生時間》的核心四步驟

作者認為,現代社會有兩樣東西不斷的在瓜分我們的時間:
  1. 馬不停蹄:收不完的信、滿滿的行事曆跟永遠做不完的待辦清單
  2. 萬丈深淵:各種App以及內容網站,只要下滑更新,就有永遠讀不完的資訊
而對抗這兩股力量的方式,是以下的四步驟:
書中提出的時間管理四步驟。本圖使用Excalideraw繪製

a. 精華

在每天的開始,思考:你希望今天的亮點是什麼
你仍然會需要處理其他事,但至少能有意識的挪出時間,讓給今日的「精華」
避免你永遠在追趕做不完的待辦事項,卻沒有做對自己最重要的事。
至於如何挑選今日的精華?書中有三項建議:
  • 最急迫的事
  • 能帶給你最大滿足感的事
    例如:新計劃提案、下次度假的行程規劃、寫一篇1,500字的文章...
  • 事後回想,能帶給你最大樂趣的事
    例如:參加朋友的派對、將一首歌的吉他練到滾瓜爛熟、帶孩子去遊樂場...等。
下一個章節要介紹的兩種清單斷捨離技巧,也與這個步驟有關。

b. 雷射

聚焦在目標上、擊敗分心,為精華生出時間。
有太多引誘我們墜入「萬丈深淵」的科技,Email、社群媒體、新聞網站...
我們不用完全停止使用科技,但可以運用書中提供的建議,
在需要專心時,採取雷射策略,讓自己能好好完成眼前的目標。
書中提到超過40種建議!以下舉兩個例子:
  1. 戴手錶,取代用手機看時間(這個建議讓我重拾5年沒戴的手錶)
  2. 登出讓你容易分心的app,增加打開這些app的阻力!

c. 提振活力

要維持專注狀態,我們需要好好的照顧身體。
書中提供了針對運動、飲食、睡眠...等策略,來為自己的身體及大腦充電。
透過這些策略,讓我們擁有足夠的活力完成目標。
書中也提供了10幾種提振活力的建議,以下一樣舉兩個例子:
  1. 擠出零碎時間,做5~10分鐘的超短健身
  2. 離開螢幕吃東西

d. 反省

最後,在一天結束之際,回顧今天採取的策略。
寫下簡短的筆記:哪些技巧可行、哪些技巧失敗,明天想要嘗試哪些新技巧?
持續實驗,找出最適合自己的時間管理模式。

我最喜歡的技巧:燒爐清單

如同上段提及,如果把每件要做的事列出來,我們絕對有做不完的待辦清單
而對抗困境的方式,就是決定自己的每日「精華」
但是,即使選定精華後,我們手上還是會其他的待辦瑣事;
又或者,我們的精華可能是一件大事,但底下包含許多子項目。
要怎麼兼顧精華與瑣事,又不讓自己被清單壓垮呢?
其中一位作者傑克,借鑑廚房有好幾口爐子的概念,提出「燒爐清單」
燒爐清單示意圖,翻拍自《生時間》一書
燒爐清單的執行步驟如下:
  1. 拿出一張紙,在中間畫一條線、分為左右兩半。
  2. 左上角的「前爐」,寫下現在最重要的一項計畫名稱。
    並在下方列出,與這項計畫有關的優先待辦事項。
    (大概是未來幾天內,有辦法推進的項目)
  3. 不要急著填滿左半邊,前爐寫下足夠幾天的待辦事項就好。
    重點在於聚焦、妥善分配精力給前爐的任務,檯面空間只是備用。
  4. 右上方的「後爐」,寫下現階段第二重要的計畫名稱。
    跟廚房煮菜概念類似,後爐可能只是煮湯,不時回來攪拌一下就好。
    最重要的,永遠是前爐炒得火熱的那鍋菜。
  5. 最後在右下角的「廚房水槽」,寫下那些不屬於第一、第二計畫,
    但你可能需要處理的任務們,都丟進去就是了。
燒爐清單「不是」為了記下所有事,提醒自己適時放棄一些項目。
一張清單,你可以燒一天,也可以連續燒幾天再換。
當你覺得最重要的事已經改變,或許就該重寫一張清單了。

不喜歡燒爐清單?試試擬辦清單

本書另一位作者JZ,要與妻子一起進行帆船翻修。
因為翻修的項目,名副其實超過「上百件」。
為了不在龐大的待辦事項中迷失,JZ因此想出了「擬辦清單」
擬辦清單示意圖,翻拍自《生時間》一書
  1. 列出所有你可以、可能想做的事情,變成擬辦清單。
  2. 每天從清單中挑選一項今日精華。
    (根據上個段落,介紹過的三種標準去挑選:急迫、滿足感、樂趣)
  3. 將挑選出來的精華,安排到行事曆之中,時間到了就執行。
JZ與妻子每天會決定今日的精華,並且定好執行的時間。
在時間到的時候,兩人就在船上會合,執行計畫。
擬辦清單沒有分類,沒有優先順序。因為它只是「可能」會被執行的清單。
決定當日精華後,就把這張清單忘掉,專注在精華上。

小結

我曾經很著迷各種待辦清單app。因為完成項目、劃掉清單能帶給我成就感。
但,隨著我把事情一樣樣的塞到清單之中,清單變得又臭又長,
即使用了分類、標籤,還是很容易迷失在其中。
點開待辦清單不再令我興奮,反而漸漸成了困擾。
後來我改用手寫、改用子彈筆記
藉由手寫所產生的阻力,讓自己不再寫下「所有事」,清單不再瘋狂生長。
接觸燒爐清單後,用「前爐」、「後爐」、「水槽」的分類方式,
讓我進一步捨棄更多、只留下符合這三個分類的待辦事項,
又因為分類位置一目了然,翻開清單就能立刻找到資訊,
替我節省許多時間、清單也變得更精簡。
無論是燒爐清單、還是擬辦清單,都是很棒的斷捨離技巧,
幫我們聚焦在要事上,並且捨棄現在不需要的待辦項目
希望今天的分享,也能幫助你擺脫又臭又長的清單:)
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有些事情,不想大聲地在社群媒體上推送給朋友。 找個小角落,寫給有緣人看
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