2024-10-27|閱讀時間 ‧ 約 6 分鐘

存證信函該怎麼寫

    現代社會,人際關係複雜,各種糾紛不斷,數量有增無減。面對糾紛衝突,是否對簿公堂?,訴諸法庭辯論之前,雙方能可透過諸多途徑化干戈為玉帛,寄發存證信函,便不失為其中一種。郵局存證信函表達寄件人期望,最好結果莫過於收件人因此收斂自身違法、違約...等行為行為,實踐履約誠意賠償損害等,存證信函可使寄件人達到保存證據效果,一旦訴諸法庭,當可提作有利證據之一。

    面對糾紛衝突,不一定要對簿公堂,訴諸法庭前,

    可以先寄發存證信函,大事化小,小事化了

    將來如果不幸進入訴訟,存證信函會是有利證據之一

    可廣泛使用于: 妨害名譽/損害賠償/債務催收/車禍糾紛/婚姻糾紛/商品交易/勞資糾紛/不動產買賣


    存證信函到底要怎麼寫?怎麼寄?

    寫存證信函的注意事項

    1.郵局存證信函至少一式三份 (寄件人、收件人、郵局各一份)

    2.須以雙掛號函件寄出

    3.妥善保存郵局開立的寄信收據和寄件人持有的 存證信函、及事後收到的「回執證明」明信片

    4.如有塗改增刪,應於正副本之末註明

    『在某頁某行第幾格下塗改增刪若干字」字樣,加蓋寄件人印章』。但每頁塗改增刪 不得逾20字。存證信函,其實是保存證據的文書,要來證明確實有向對方表示文書的內容跟意思表示。(所以存證信函不是要告人,收到了也不是被人家告了)

    什麼時候需要用存證信函?

    通常在發生糾紛,預計要採取法律行動前可先寄「存證信函」向對方表明自已的立場,或是希望大家不要動不動就鬧上法院時,可以用到。

    發存證信函最大目的「依法律或契約的規定,一定要先向對方表示意思,並作證明,否則會影響你的後續權利的情況下使用。」例如,租客的租金未付要向他催討並且終止租約的情況,又或是買賣房屋,買受人不付錢要進行催告的動作等等,至於法律或契約怎麼要求,要看個案而定。

    存證信函本身帶有嚴肅的警告效益,要求對方在特定期限內完成某件事,因此,也有警告或催促對方出面協商的用意。

    撰寫存證信函時,務必寫出「完整事實」、「自身訴求」及「最後告知對方限期完成或回覆」,並清楚說明如限期內未為履行,將會採取甚麼樣的方法處理(例如訴訟)!

    存證信函常見的內容:

    1.契約的變更、終止、解除等。

    2.債務催告,如:欠款、租金催繳。

    3.拋棄繼承,如:告知後順位繼承人。

    存證信函那裡可以取得?

    而存證信函一般網路上可下載,郵局也可購買,寄發時,要準備給對方的份數外,另外郵局、自己都要再準備一份,於第1頁右上角之寄件人名字處須簽名或蓋章,並於每頁之騎縫處也要記得蓋章喔!並經由郵局以雙掛號方式寄出,另外對方收到信時,會有一張回執,表示對方在什麼時候有收到信函的證明,一定要保存好,因為那才能證明對方確實是有收到你的信函。

    存證信函於郵局之保留期限:按郵件處理規則第34條2項,存證信函留存郵局之副本,自交寄日起,由郵局保存三年,期滿後銷燬之。

    換句話說~存證信函留存於郵局之副本,在郵局保存期限內,寄件人可以交驗原執據,申請查閱或另具副本申請證明喔!

    存證信函要怎麼寫?

    存證信函既然是要告訴對方一定的內容,要寫出你跟對方發生了什麼事情,你發函的意思、目的是什麼,當事人不要寫了一堆內容,反而自己不利的事情都全寫上去,而被「存證」了,所以信函內容以簡單明瞭為主。也務必記得,不要寫出對自己不利的內容,因存證信函對方也能將其作為證據!因此在內容上,要特別注意不要出現任何像恐嚇等讓對方有提告可能之文字喔!


    寄送存證信函注意事項

    • 清楚載明姓名和地址。
    • 每一份都是正本,不能簽完 1 份後去影印。
    • 蓋騎縫章是為了避免他人抽頁或竄改。
    • 郵局人員核對 3 份存證信函內容是否一樣,確認後以「掛號附回執」方式寄出。

    最後存證信函畢竟涉及到法律的規定,如果自己沒辦法寫,或是也不知道是不是一定要先發存證信函,建議還是要詢問一下專業的人士比較好。

    如果擔心自己寫不專業,或不小心漏掉重點

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    3.總頁數5頁以內(超過頁數酌增費用),郵局存證,未含代寄郵資。(如需代寄則加收郵資)

    4.每份價格最低收費1000元,未含必要費用,實際收費需視當事人人數、爭議標的大小以及案情複雜程度而定。

    5.如需要發給多數人,相關郵資及行政費用等等要由當事人負擔。


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