現代社會，人際關係複雜，各種糾紛不斷，數量有增無減。面對糾紛衝突，是否對簿公堂?，訴諸法庭辯論之前，雙方能可透過諸多途徑化干戈為玉帛，寄發存證信函，便不失為其中一種。郵局存證信函表達寄件人期望，最好結果莫過於收件人因此收斂自身違法、違約...等行為行為，實踐履約誠意賠償損害等，存證信函可使寄件人達到保存證據效果，一旦訴諸法庭，當可提作有利證據之一。
面對糾紛衝突，不一定要對簿公堂，訴諸法庭前，
可以先寄發存證信函，大事化小，小事化了將來如果不幸進入訴訟，存證信函會是有利證據之一
可廣泛使用于: 妨害名譽/損害賠償/債務催收/車禍糾紛/婚姻糾紛/商品交易/勞資糾紛/不動產買賣
存證信函到底要怎麼寫？怎麼寄？
寫存證信函的注意事項
1.郵局存證信函至少一式三份 （寄件人、收件人、郵局各一份）
2.須以雙掛號函件寄出
3.妥善保存郵局開立的寄信收據和寄件人持有的 存證信函、及事後收到的「回執證明」明信片
4.如有塗改增刪，應於正副本之末註明
『在某頁某行第幾格下塗改增刪若干字」字樣，加蓋寄件人印章』。但每頁塗改增刪 不得逾20字。存證信函，其實是保存證據的文書，要來證明確實有向對方表示文書的內容跟意思表示。（所以存證信函不是要告人，收到了也不是被人家告了）
什麼時候需要用存證信函？
通常在發生糾紛，預計要採取法律行動前可先寄「存證信函」向對方表明自已的立場，或是希望大家不要動不動就鬧上法院時，可以用到。
發存證信函最大目的「依法律或契約的規定，一定要先向對方表示意思，並作證明，否則會影響你的後續權利的情況下使用。」例如，租客的租金未付要向他催討並且終止租約的情況，又或是買賣房屋，買受人不付錢要進行催告的動作等等，至於法律或契約怎麼要求，要看個案而定。
存證信函本身帶有嚴肅的警告效益，要求對方在特定期限內完成某件事，因此，也有警告或催促對方出面協商的用意。
撰寫存證信函時，務必寫出「完整事實」、「自身訴求」及「最後告知對方限期完成或回覆」，並清楚說明如限期內未為履行，將會採取甚麼樣的方法處理(例如訴訟)!
存證信函常見的內容：
1.契約的變更、終止、解除等。
2.債務催告，如：欠款、租金催繳。
3.拋棄繼承，如：告知後順位繼承人。
存證信函那裡可以取得？
而存證信函一般網路上可下載，郵局也可購買，寄發時，要準備給對方的份數外，另外郵局、自己都要再準備一份，於第1頁右上角之寄件人名字處須簽名或蓋章，並於每頁之騎縫處也要記得蓋章喔!並經由郵局以雙掛號方式寄出，另外對方收到信時，會有一張回執，表示對方在什麼時候有收到信函的證明，一定要保存好，因為那才能證明對方確實是有收到你的信函。
存證信函於郵局之保留期限：按郵件處理規則第34條2項，存證信函留存郵局之副本，自交寄日起，由郵局保存三年，期滿後銷燬之。
換句話說~存證信函留存於郵局之副本，在郵局保存期限內，寄件人可以交驗原執據，申請查閱或另具副本申請證明喔!
存證信函要怎麼寫？
存證信函既然是要告訴對方一定的內容，要寫出你跟對方發生了什麼事情，你發函的意思、目的是什麼，當事人不要寫了一堆內容，反而自己不利的事情都全寫上去，而被「存證」了，所以信函內容以簡單明瞭為主。也務必記得，不要寫出對自己不利的內容，因存證信函對方也能將其作為證據!因此在內容上，要特別注意不要出現任何像恐嚇等讓對方有提告可能之文字喔!
寄送存證信函注意事項
- 清楚載明姓名和地址。
- 每一份都是正本，不能簽完 1 份後去影印。
- 蓋騎縫章是為了避免他人抽頁或竄改。
- 郵局人員核對 3 份存證信函內容是否一樣，確認後以「掛號附回執」方式寄出。
最後存證信函畢竟涉及到法律的規定，如果自己沒辦法寫，或是也不知道是不是一定要先發存證信函，建議還是要詢問一下專業的人士比較好。
如果擔心自己寫不專業，或不小心漏掉重點
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3.總頁數5頁以內（超過頁數酌增費用），郵局存證，未含代寄郵資。（如需代寄則加收郵資）
4.每份價格最低收費1000元，未含必要費用，實際收費需視當事人人數、爭議標的大小以及案情複雜程度而定。
5.如需要發給多數人，相關郵資及行政費用等等要由當事人負擔。
