通話時間異常的自動檢查

1.    問題:

1.1一般公司電話總機，當分機對外通話時間過久之異常發生時，每個月將會有過高的電話費用支出。若沒有人負責抓出異常通話之紀錄明細，使用者將無意識，無限制地任意使用電話，可能還會持續發生，致浪費公司電話費用

1.2欲防止異常事件發生，需指派人員對每一分機，逐一手動查看明細，抓出異常的分機與異常的通話日期時間之資料內容，如此將花費工時，且人為作業可能會有錯誤疏忽之現象發生

 2. 改善:

2.1 利用總機每日外線通話紀錄所產出之紀錄檔案，一筆一筆抓出，並加以判斷是否異常，若有意常發生，將擷取該筆資料明細出力之

2.2 擷取出力之異常資料，以便提供給相關管理者，

2.3 設計撰寫執行檔，功能為讀取上述總機每日產出之記錄檔，檢查是否有異常資料發生，若有時，隨即自動寄出警告email 給電話相關管理者，可以依此告知通話當事者，及其所屬主管，要求提出說明，防範異常通話事件再發。

2.4執行檔完成後，設定job自動執行排程，讓它可以每日自動執行，自動檢查通話紀錄明細是否有存在異常資料。

3.方法:

  3.1 設計執行檔，讀取判斷電話記錄檔目錄是否存在？

         取得昨日一天之電話記錄明細　

  3.2 記錄檔內明細一筆一筆抓取通話時間，判斷條件如下:

　 　*大於 23:59:59 ：表示資料內容欄位格式錯誤

　 　*大於 00:29:59 ：表示通話時間大於30分鐘，定義為異常通話時間

  3.3 判斷異常發生時，執行自動寄出email，自動寄信所需之參數檔，於Bat內依據當時執行狀況作成

  3.4 執行檔測試OK後，設定Windows自動排程作業如下:

          *觸發程序：每日AM 4:00 執行

          *動作：執行本例之bat執行檔

4. 預估效果

* 每日自動檢查，若有通話時間超過，自動寄出mail通知擔當

*異常通話之分機，時日等訊息，通知相關人員，可以發揮告誡功能，抑制再發，進而降低經費支出

*可以提高電話事務工作效率，控管電話預算費用

*可以提高各單位人員工作效率，尤其是夜間勤務時段 (夜間通話時間可有效約束管理)

  5. 範例:

    5.1 讀取昨日通話紀錄所產出之檔案

          * 記錄檔 為一天一個txt檔，例如20240301.txt的部分資料如下:

2024/03/01,09:41:00,2202,,,,,中華電信,系統新增,2202,I<7561261,00:00:56,,      0.00,外線來電,撥入電話									
2024/03/01,09:41:00,5211,,,,,中華電信,系統新增,5211,I<07800,00:00:41,,      0.00,外線來電,撥入電話									
2024/03/01,09:41:00,5223,,,,,中華電信,系統新增,5223,I<08,00:00:40,,      0.00,外線來電,撥入電話									
2024/03/01,09:40:00,7301,,,,,中華電信,系統新增,7301,0913571569,00:02:28,,     12.74,遠傳電信 2G,行動電話									
2024/03/01,09:42:00,2237, , , ,,中華電信,系統新增,2237,02238800112745,00:00:24,,      1.60,大台北地區,國內長途									
2024/03/01,09:37:00,7314,,,,,中華電信,系統新增,7314,I<0423586643,00:06:26,,      0.00,外線來電,撥入電話									
2024/03/01,09:42:00,3534,,,,,中華電信,系統新增,3534,I<80,00:01:18,,      0.00,外線來電,撥入電話									
2024/03/01,09:42:00,1237,,,,,中華電信,系統新增,1237,0287916688833,00:01:39,,      1.60,大台北地區,國內長途									
2024/03/01,09:45:00,5223,,,,,中華電信,系統新增,5223,049232529942,00:00:25,,      1.60,南投地區,國內長途									
2024/03/01,09:45:00,7314,,,,,中華電信,系統新增,7314,I<0900,00:01:41,,      0.00,外線來電,撥入電話		
			....		
	   .....​

  5.2 bat 設計內容如下

echo off
rem ---net use O: 192.168.xx.231 for getting daily TEL detail data -----
if  not exist O: (  
  net use O: \\192.168.xx.231\Trunk  /user:192.168.xx.231\honda   /yes /persistent:NO
    )
rem  --- get preday by prevday.vbs ------ 
D:
cd D:\xxx-IT\TEL_find
CScript /b   prevday.vbs 1
set PREVD=%errorlevel%

rem set /a  Today = %date:~0,4%%date:~5,2%%date:~8,2%

rem --- 前日CSV file 存在?  -------
if not EXIST  O:\SMDR_304TF_01\CSV\%PREVD%.txt  ( 
   type mail_par.txt  > mail_par_WK.txt
   echo 0,[ 警告信 ] 電話計費系統找無記錄檔,需調查-- sent >>  mail_par.txt
   echo 4, ### ERROR 找無 計費系統記錄檔 %PREVD%.txt , 需確認  >>  mail_par.txt
   CAll xxx_mail_ReadF.exe 
   type mail_par_WK.txt > mail_par.txt  
   goto :EOF)

rem  --- find 前一日紀錄file 內容 ---- 
set G30=N 
type mail_par.txt  > mail_par_WK.txt

rem --- 1.find /V "I<" --只取外線  OR  2.find "." ---內外線全取  
rem --- 超過29:59分 的選出---
For /f "skip=2  tokens=1-3,7,8*  delims=,"  %%A in ('find "."  "O:\SMDR_304TF_01\CSV\%PREVD%.txt" ') do (
  if %%E  GTR  23:59:59  (
       set G30=Y
       echo 4, ### ERROR formate---%%A %%B 分機:%%C  時間:%%E  外線:%%D %%F >>  mail_par.txt  
   ) else (
     if %%E  GTR 00:29:59  (
       set G30=Y
       echo 4, %%A %%B 分機:%%C  時間:%%E  外線:%%D %%F >>  mail_par.txt  ) )
    )

if %G30% == Y (
     CAll xxx_mail_ReadF.exe 
     type mail_par_WK.txt > mail_par.txt ) 
echo check  %PREVD%.txt  result= %G30% -- 
rem pause ---job end -- 
:EOF

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