會議策畫術

根據《Fast Company》雜誌的調查，所有失敗會議的病徵，包括會議過於冗長、討論失焦、與會者過多等，都直接或間接地與會議目的有關，因為會議目的不僅牽涉到議程的安排，也決定了會議所需的時間長短、人數多寡與進行形式。換言之，唯有明定目的，才能讓所有與會者有備而來，在同一個共識下一起達成會議目標。

談起會議，如果你的腦海裡浮現的還是那個千篇一律的畫面——會議室、人、輪流報告和冗長討論，那你可能還稱不上真的懂開會。 依據會議目的、規模的不同，每種會議預期獲得的產出也不同。舉例來說，藉由召開「決策執行」類會議，人們得以傳達企業策略、推動業務，並了解團隊進度；但是，當企業計畫推出新商品時

開會時，你是坐著或站著？ 坐著開會是再平凡且自然不過的光景，但是，站著開會卻能透過身體，協助與會者掌握時間、更快速地達成會議目的。根據密蘇里大學（University of Missouri-Columbia）商學院教授艾倫．布魯頓（Allen Bluedorn）的研究指出，坐著開會雖然舒適，但也

適合人數：30 人以下 所需道具：白板或大海報 適合時機：解說抽象概念或條列式流程 適合搭配：動腦會議、開放空間科技 一頁又一頁的工作說明，光翻就讓人心生厭煩；但如果改用流程圖來表達，繁瑣文字馬上變得淺顯易懂多了！「這就是『視覺語言』的力量」視覺會議專家、

回想過往企業跨部門策略擬定會議是怎麼進行的？各部門主管在台上努力闡述對未來的想法，幾位特別敢言的同事不時提出一些意見，場面上看來討論不斷，但其實有一大群人，整場會議都只是靜默地坐在位子上。最後做出的結論，看似是充分討論後的結果，但會議中那些發言者，真的代表了所有人的想法？未必；那些沉默者，又是否真

知名廣告人艾力克斯．歐斯本（Alex Osborn，廣告公司BBDO創辦人之一）在 1950 年代提出「腦力激盪」（brainstorming）這個激發構想的方法時，附帶提出了 4 個基本原則，目的在於確保與會者的創造力，都能不受抑制地暢流：

提升每一次會議的效率、完美達成每一次會議的目的固然重要，但頻率過高、次數過多的會議，也可能成為拖慢企業效率、拉長工作時數的兇手之一。 Google 和 PayEasy 都是高效率的成功企業，卻也都是「盡開會，不如無會」的實踐者。想要避免開會，可以藉由每次會前的多方評估，確認會議的急迫與必要性，並設

統一流通次集團旗下的公司，幾乎涵蓋台灣人的生活所需。經營如此龐大的事業體，統一超商總經理徐重仁曾說：「（流通次集團）要兼具大企業的體質資源，和小企業的靈活彈性。」達成這個理想的手段之一，便是高階主管的例行會議。 會議成本極高，嚴控時間發揮效率 統一流通次集團每個月固定召開月會，從徐重仁與集團幕僚、

聯想集團曾於紐約召開高階管理會議，當大陸幹部抵達紐約時，卻意外發現無人接機，直覺未受到美國同事的應有尊重。之後，美國幹部前往大陸赴會；大陸同事為盡地主之誼，全程作陪，卻換來對方多所抱怨，表示需要更多私人時間。 面對日漸頻繁的跨國合作，要確保工作順利進行，單有語言能力已經不再足夠。主動了解對方的文化

在公司的會議中，常會因為每個人的個性、情緒、溝通模式各有差異，而出現一些難以預料的麻煩狀況，不僅當事人覺得尷尬，也會讓會議陷入瓶頸。不過，如果懂得冷靜應對，這樣的危機往往也是轉機。這裡舉出幾項最常在會議中碰到的麻煩狀況，告訴你怎麼做才能巧妙地處理，讓長官和同事對你刮目相看！