身為企業的股務人員，每天忙碌整理股票及股利數據資料、協助股東解決股票變動的疑難雜症，已經分身乏術了，到了六月，還要為了舉辦股東會而趕工製作年度報表、三申五令的提醒股東出席會議。年底若遇上法令變動，還要追溯過去的股務資料，配合修改申報流程，真的是非常辛苦，若沒有一定的專業和經驗，很容易因繁瑣的工作流程而失去動力，懷疑做了這麼多工作，對企業營運有什麼幫助？
股務管理做得好 企業營運煩惱少
「雖然股務和企業業績的增長沒有直接的關係，但其和公司的營運資金來源 — 股東有直接的關係；掌握並打造良好的投資人關係，是每間合資公司必修的課題，除非一人獨資公司，每間合資公司一成立就應該確實做好股務管理，以掌握股權規劃。不論是新創還是成立多年的企業，股務管理做得好，企業營運煩惱少。」圓祐資訊資深顧問王耀仟表示。
每間合資公司一成立就應該確實做好股務管理，以掌握股權規劃
股務是什麼？
股務之核心概念為「確實詳盡整理股東個資，並透過股票紀錄股東股權的變動，將公司營運和管理的權利與義務，根據股權做合法公平的處理等相關事項。」
由上述可知，股務管理主要涵蓋股東、股權、股東會、股利、政府機關五大面向，針對每一個面向皆有相對應的產出和處理方法。舉例來說，應對股東需要熟悉股東個資包含年齡、國籍、地址、連絡方式，用甚麼方式或管道成為股東(買賣、贈與等)，甚至股東與其他股東之間的關係(是否為親友等)；舉辦股東會需要符合公司法的規定，應對政府機關則需要依照股務相關法令進行媒體申報。
為何要做股務管理？
- 股務作業的資訊統整：股務人員的日常作業，從協助股東資料維護、股票資料異動、股利發放，到年末的媒體申報，每一個程序所涉及的資訊都是跨領域的，無法只依靠單一的資訊面向來完成，此時日常作業的標準性以及資訊統整性就會決定最後的執行成效。一個完善的股務管理能夠使企業或股東需要資料時能立即找到依循。
- 協助股東瞭解投資人的權利與義務：股務的核心關係人為「股東」，在這一方面，股務人員更像是一位「輔助角色」，協助股東熟悉投資的權利與義務。由於股務管理涉及多項法令以及專業知識，連股務人員都需要時間上手，更何況是非專業的股東？除了平時資料變動的協助外，對於股東的疑慮，要能整理清晰、完整且易讀的股務解釋資訊，包含股東會與會、股利發放以及股票變動的資訊傳遞，降低與股東之間因資訊不對稱而增加的溝通成本。
- 舉辦股東會：每年六月，股務人員最擔心的就是「如何辦股東會」，股務人員舉辦股東會的目的為「確保會議中企業提案以及投票決議能順利運行」。因股東會關乎全體股東的權利，需要準備不少的文書資料，並要事前和股東聯繫，最後還需要確保投票決議符合法令的規範，是股務人員重要的任務之一。
股務管理的好，對企業營運有什麼幫助？
- 促進與股東的良好關係：股東投資公司，最在意的就是公司的經營成效和股利的發放，因此，資訊的揭露和處理成效是維持與股東良好關係的基礎，執行即時、流暢以及資訊完善的股務處理流程能讓股東對於企業營運更放心。且一年一度的股東會是企業和股東溝通的重要機會，讓股東會運作符合法令並順利運行是股東會的重點，其有助於計畫議案被認可，並提升股東對企業的認同。
- 節省人事成本，增進辦事效率：股務管理包含股票、股東、董事會等等不同面向，其日常的資料更新及處理皆需要人力和時間，若資料處理不善，導致資料漏記、資訊錯誤等等問題，需要回溯重新整理資料，並和受影響的關係人溝通，徒增大量的行政成本。若能適度的利用股務管理系統，能夠節省一定的人事成本，讓團隊增進辦事效率。
- 企業決策的重要因素：企業需要股務資訊來作為增資、籌資的決策參考，這也是股務管理對企業營運影響重大的原因，報表過期、錯誤、資訊缺漏，都會讓股務資訊喪失參考價值，降低企業對股務管理的期待。若要發揮股務團隊的價值，股東歷史資料完整保存、報表完整揭露、即時更新以及提供經營團隊股務相關資訊的效率是至關重要的。
- 公司符合法律規範，不被主管機關找麻煩：股務管理實務上涉及多項法規，包含：公司法、稅法、股務處理準則等等，許多法規的罰則會影響到整間企業的營運，因此需要確保企業在股務處理上符合法律規範，讓企業能夠完全專注於業務推廣。
企業如何做好股務管理？更多完整內容...
＊文章內容由圓祐資訊提供，更多文章及影片歡迎至圓祐資訊網站
