PPT 轉 PDF檔 避免格式、排版、超連結跑掉|PowerPoint

2021/05/21閱讀時間約 3 分鐘
簡報完成時,記得要轉成PDF檔,轉檔的用意是避免格式跑掉。
就像是Word文件打完之後,也是會習慣性的把檔案轉成PDF檔,防止自己手殘把原本打好內容刪掉,或是不小心動到設定好的格式。套用在PPT也適用
但是,如果使用「列印」把印表機設定成「Adobe PDF」轉檔,很常會出現一個問題,就是「格式會跑掉」,像是,字型、排版、超連結..等等的設定會整個走鐘。
解套的方式就是不使用PDF列印的方式轉檔,而是使用內建「匯出」的功能,將檔案轉成「PDF/XPS文件」,就可以解決簡報走鐘的問題。而且,超連結還是存在的喔~
使用微軟的作業軟體,最大的好處就是他們的快捷鍵設定大部分都是一樣的,像是複製(Ctrl+C)、貼上(Ctrl+V)、列印(Ctrl+P)..等等的熱鍵都是一樣的操作。
用這次申請青創計畫的簡報來當範例,簡報的第二頁都會做一個小目錄,讓觀看的人,了解簡報的內容大致上在說些甚麼。
目錄都建立好之後,接著要做超連結,能快速帶到你想看的章節,就像是紙本書籍最前面的目錄頁碼一樣。

一、建立超連結 Ctrl+K

目錄:設定超連結
選取「企劃發想」(反白的狀態),接著按鍵盤上的熱鍵「Ctrl+K」,就會出現「編輯超連結」小視窗。
  • 「這份文件中的位置」>> 選取這個超連結的目的地「3. 投影片3」 >> 「確定」
  • 右邊的「投影片預覽」可以確認目的地是否為這張
超連結 = 頁碼
返回目錄:設定超連結
除了目錄設定超連結之外,在每張簡報的右下角,可以設定回到「目錄」的超連結。可以讓快速地回到原本的目錄位置,萬一一份簡報有上百張的話,那麼「返回目錄」是一個很重要的設定。
選取「返回目次」(反白的狀態),接著按鍵盤上的熱鍵「Ctrl+K」,就會出現「編輯超連結」小視窗。
  • 「這份文件中的位置」>> 選取這個超連結的目的地「2. 投影片2」 >> 「確定」
  • 右邊的「投影片預覽」可以確認目的地是否為這張

二、轉成不走鐘的PDF檔

匯出:建立PDF/XPS文件
簡報完成之後,我們要把檔案轉成不走鐘的PDF檔。
  • 點選左上角的「檔案」
  • 「匯出」 >> 「建立PDF/XPS文件」 >> 「建立PDF/XPS」
確認轉出位置存放的地方。小本放在下載區
  • 「發佈」
小本的筆電沒有AdobePDF的軟體,所以畫面會呈現這樣。不過,不影響點選超連結的功能。可以試著點看看超連結,裡面的文字和內容都沒有走位。
這樣就完成囉 :D

三、熱鍵:全螢幕、當前頁全螢幕、快速群組物件

上台簡報的時候,總是需要讓簡報完整的伸展開來(全螢幕),PPT和PDF的全螢幕的快捷鍵是甚麼呢?那如果我需要立刻轉換成當前頁面的全螢幕,他的快捷鍵又是甚麼?
  • 全螢幕:PPT檔 【F5】
  • 全螢幕:PDF檔【 Ctrl+L】
  • 當前頁面全螢幕:PPT檔【 Shift+F5】
還有其他好用的熱鍵嗎?
  • 快速群組物件:PPT檔【 Ctrl+G】
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小本的活頁簿日常
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Hey, 大家好!我是komoto小本,有著摩羯座的外表,射手座的內在,外表與聲音在不同的頻道上,是一位兼任的上班族,專職為玩貓,每日例行工作就是揉貓+吸貓。是位不平凡的Excel素人,請大家多多指教, 一起來瞧瞧小本的活頁簿日常吧~~~
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