遠距事務所 part 2-電子卷證

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電子卷證是什麼?

以往法院或地檢署辦理案件時,都會有一份紙本卷宗,裡面包含跟該案件有關的許多資料,卷宗的製作與整理也是書記官日常工作的內容之一。
將紙本卷宗製作成電子形式有許多好處,除了保存容易之外,案件審理中如果碰到需要開示文書證據時,可以不必將整本卷宗傳閱,直接以法庭內現有的電腦螢幕或投影設備顯示,對於有大量卷證需要提示的時候非常方便、省時。
此外,律師辦案時也會需要參考卷證,跟法院申請閱卷時,如果有電子卷證,就可以大幅減少停留在法院閱卷的時間(紙本卷證不能攜出法院閱卷室),且一次閱非常多卷也沒有問題,只需要準備一個容量夠大的隨身碟,或速度夠快的網路進行線上交付。
目前許多法院都設有掃描中心,採委外的方式將卷宗掃描成PDF檔,並且進行OCR文字辨識。法院的電子卷證為無差別全卷掃描,卷宗內所有內頁都會被掃描,就連信封、回證等等不常用到的東西也不例外,和紙本卷宗的內容一模一樣。當然,偶爾還是會遇到掃描漏頁、顛倒、模糊的情況,此部分就有賴閱卷者及時反應給法院進行校正。
如果法院來不及製作電子卷證,律師也可以利用閱紙本卷的時候,自行將紙本卷證電子化。

律師自行電子化卷證

一般而言,律師或民眾申請電子閱卷,法院會優先將該紙本卷宗掃描電子化。但有時遇到案件量大需要排隊,卻又有即時閱卷的需求時,律師往往會選擇先閱紙本卷宗,採用老方法閱卷。
老方法就是在閱卷室影印。但閱卷室影印機台有限,律師通常也不會花太多時間整本複印,而是挑選律師覺得重要的部分影印(往往會捨棄信封、回證等部份)。有時遇到彩色內容或照片,黑白影印機效果不彰的時候,還得要搭配拍照才能算是閱到完整的內容。
而根據筆者實測,在閱卷時直接使用掃描軟體閱卷也是一個不錯的選擇。和直接用相機拍照不同,掃描軟體會自動調整角度,讓拍出來的文件就好像平放到掃描器上掃描一樣平整、清晰。筆者目前使用過兩款掃描軟體:
  1. Adobe Scan (Android) (iOS)
    由Adobe所推出的掃描軟體,掃描的頁數沒有限制,但免費版僅能進行25頁的OCR辨識。掃描時可以設定單頁掃描或多頁連續掃描,筆者在閱卷時都會使用多頁連續掃描功能,不須手動按拍照,相機會自動偵測文件的範圍、拍照、儲存,若搭配手機腳架,雙手只需要負責翻頁,和要價不斐的桌上型書本掃描器類似。 唯一需要注意的地方,若閱卷時拍攝的角度太歪斜,或紙張與桌面顏色過於相近導致相機無法正確辨識出文件範圍時,就需要手動修正文件擷取範圍。筆者習慣在拍完之後,逐一確認每頁的擷取狀況,再進行儲存。 掃描完成後,會儲存成PDF檔案並自動儲存於Adobe的雲端。若案件內容較為私密,也可以設定不同步到雲端。筆者習慣掃描完成後,直接轉存到事務所的私有雲(NAS),或發送到工作群組請助理下載保存。
    單次連續掃描的頁數沒有限制,但畢竟是影像處理,手機還是需要一定的效能。單次連續掃描的頁數過多,也容易導致app閃退。據筆者以iPhone 11掃描的經驗,單次連續掃描約60~70頁是比較剛好的頁數,後製、儲存的速度也比較快。單次高於120頁就容易當掉(實際發生在筆者身上的慘案)。
    至於OCR的功能,因為免費版僅限25頁以下,鮮少閱卷頁數會低於25頁,因此這部分就沒有實際測試過。但依據以往使用Adobe Acrobat的OCR功能推測,對中文的OCR效果不至於太差。 Adobe 本身就是PDF規格的制定者,對處理PDF卷證的支援度也較高,因此Adobe Scan是目前筆者主力使用的掃描軟體。
  2. Microsoft Lens (Android) (iOS)
    由微軟推出的免費掃描軟體,掃描的方式和功能與Adobe Scan大同小異。主要差異在於Microsoft Lens掃描完成後,可以選擇存成PDF、Word、或其他Office系列的格式。若選擇存成Word格式,則會自動進行OCR辨識,如果拍攝光源充足、角度沒有太歪斜,辨識的效果算是不錯,可以直接在Word進行文字編輯。對於有大量OCR需求、但又沒有購買OCR軟體的用戶而言,算是相當好用。
    但就筆者的角度而言,使用電子卷證的目的在於獲得與紙本卷一模一樣的內容,OCR成Word之後會失去原先的樣貌,因此還是掃成PDF居多,Microsoft Lens強大的免費OCR功能就比較沒有優勢。 但在撰寫書狀需要引用對造書狀內容時就非常好用,OCR辨識成Word後可以直接複製貼上,大大節省打字時間。
筆者另外還有嘗試過Evernote和掃描全能王CamScanner兩款app,前者因為主要是存入Evernote做使用,與筆者使用電子卷證的習慣不同;後者功能非常強大、OCR效果也很不錯,但曾被報導內含惡意程式碼而被Google Play Store短暫下架,為了安全考量就沒有使用這款app作為閱卷的主力軟體。

整理卷證

無論是法院掃描的電子卷證,或是自行用掃描軟體掃的電子卷證,也都必須像紙本卷一樣進行「整卷」,以便快速查找到需要的資料。

PDF軟體

電子卷證既然是PDF格式,整卷當然必須使用PDF軟體。雖然很多文書編輯軟體都能開啟PDF,但終究無法進行後面提到的標籤、排序功能。筆者習慣在Windows電腦上進行整卷,最常使用的PDF軟體如下:
  1. Adobe Acrobat
    為Adobe所推出的PDF編輯軟體,功能強大、對PDF的支援程度非常高 (PDF就是Adobe主導製定的檔案格式),但為付費軟體,具備可辨識文字、搜尋影像中文字功能的Acrobat Pro版本,目前定價約5800元/年,是非常昂貴的文書軟體。但用Adobe Acrobat編輯後的PDF,幾乎所有平板或手機的PDF閱讀軟體都能正常開啟,對於外出開庭時使用電子卷證的人比較友善。
    Adobe也有推出免費版本的Adobe Acrobat Reader,但僅能檢視PDF和進行簡單註解,無法進行OCR或標籤、排序。
  2. PDF-XChange Editor
    由PDF-XChange公司推出的付費PDF軟體,目前多數法院也使用此套軟體。整體的軟體介面更接近舊版的Office 2007,與Acrobat差異甚大。但同樣具備可辨識文字、搜尋影像中文字功能,也能進行標籤、註解、排序。
    與Adobe不同的是,即使是免費版的PDF-XChange Viewer功能也很強大,除了無法進行OCR之外,標籤、註解功能都可免費使用。付費版本定價僅46.5美元/年,約合台幣1,300元左右,只要Adobe Acrobat不到三折的價格,算的上經濟實惠,也是筆者目前主力使用的PDF軟體。
    但PDF-XChange Editor的缺點也很明顯,不支援Mac OS以及其他行動裝置;用PDF-XChange Editor所製作的標籤、註解,在其他PDF閱讀軟體上也無法完整顯示,如果外出開庭使用iPad看卷的話,就不太適合。
還有一款Foxit PDF Editor,價格和PDF-XChange差不多,但跨平台的支援程度比PDF-XChange好很多。除了Windows、Mac OS以外,也有推出Android和iOS版,不過筆者目前還沒有實際使用過,應該會列入後續測試的選項之一。
如果是使用Mac電腦以及iPad做為主力工具的使用者,一定也聽過PDF Expert這款付費軟體,雖然無法跨平台使用,但在蘋果生態圈中一直是頗受好評的一款PDF軟體。當然,Mac OS本身內建的預覽程式也可以對PDF進行畫記、備註、增加書籤,搭配接力功能無縫接軌到iPad、iPhone上,整體來說也足敷使用。

標籤、註解、排序、合併

整卷的目的在於方便後續快速查找、引用。筆者習慣以標籤的方式進行初步整理,可以根據不同內容區分顏色或階層,方便快速查找。除非電子卷證有明顯的錯頁、顛倒,否則盡量維持原本PDF的頁面排序,但標籤的順序則可以自由安排,在不更動頁面排序的狀況下達成自編目錄的效果。
而卷證內需要注意的地方,可以再用螢光圈選工具及註解的方式備註,如果是多人合作的案件,也可以標註出需要討論的點。
而先前提到以手機掃描軟體閱卷,單次連續掃描不宜超過70頁,因此可能會出現紙本卷宗沒拆卷,但PDF有好幾個的情形。筆者習慣在整卷時,一併將其合併,保持和紙本卷相同的狀況,即一個紙本卷宗一個PDF。合併後的PDF可能會很大,可以適時的使用PDF最佳化功能幫檔案瘦身,未來開檔案時也會比較快。

使用電子卷證

整卷完成後,基本上也已經看過一遍,因此筆者喜歡自行整理電子卷證,除了熟悉案情之外,也可以編排出自己想要的順序,使用起來也會更順手。
而使用電子卷證最大的優勢,除了攜帶方便之外,搜尋功能應該是最大特色,也是紙本卷證無法達成的功能。有時案件開庭的間隔較長,難免會忘記某一個內容是在哪一頁,此時有經過OCR的電子卷證,就能夠直接以關鍵字搜尋
而依據筆者的親身經驗,還沒有碰到法官或檢察官拒絕律師使用電子設備開電子卷證的情況。因此透過電子卷證的使用,可以大幅降低律師外出時、開庭時攜帶卷宗的負擔,若有多位律師合作時,每人也都可以有一份完整卷證,無須相互借用、傳閱紙本卷證。至於一般民眾,事先取得許可應該也是可行的做法。

法律產業邁向遠距作業的第一步

誠如〈遠距事務所 part 1-技能樹〉一文所述,律師辦理案件絕對離不開卷證,因此將卷證電子化,應該是遠距作業不可或缺的一部分。
目前已經有越來越多律師接納與使用電子卷證,甚至不再攜帶紙本卷證開庭;也有越來越多法院利用電子卷證進行證據提示與言詞辯論。筆者認為這是一個好的現象,可以漸漸減少對紙本的依賴性,真正落實電子化,並朝遠距作業邁進。
以往大家認為只有實體開庭、面對面才能達到最好的審訊或溝通效果,可是因為Covid-19疫情,遠距逐漸從「最後的選擇」變成「唯一的選擇」。但筆者認為,遠距其實沒有那麼不堪,只要軟硬體設置得宜,實體或遠距的差異其實沒有想像中大。遠距並沒有造成太大的改變,唯一需要大改變的-是習慣。

電子卷證的未來

電子卷證具有紙本卷證無法取代的優點-搜尋和便攜,且也可以降低紙張的數量、減少樹木的砍伐。對於法律產業而言,同時兼具除弊與興利的作用,值得繼續推廣。
但電子卷證也不是毫無缺點,長時間用LCD或OLED螢幕觀看卷證較容易使眼睛疲勞。但筆者認為,電子墨水(e-ink)可以大幅改善此問題。未來需要引入「電子墨水螢幕」,進一步消弭電子卷證與紙本卷證之間的差異
目前已經有相當多電子閱讀器採用電子墨水技術(e-ink),如Amazon的Kindle、Rakuten的Kobo、Readmoo的mooInk等等。就筆者實際使用Kobo閱讀器的經驗,的確可以大幅降低眼睛的疲勞,達到和觀看紙本書籍相近的舒適程度。但採用電子墨水技術的外接螢幕,目前僅有大陸廠商所推出的BOOX MiraDASUNG Paperlike二款,且售價是一般LCD螢幕的好幾倍。如果未來電子墨水螢幕能夠量產、降價,相信應該能夠加速推展法律產業無紙化、電子化的進程。
電子化已經是產業趨勢,自動化、大數據分析、文字探勘、遠距作業都已經是其他產業爭相比拚的項目。法律產業必定無法置身事外,與其抗拒,不如盡速跟上。電子卷證的普及與應用,應是目前法律產業迎頭趕上的重要基石。
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正在就讀法律系的你,一定耳聞過司律考試,甚至已經下場考過。我有幸從考海中上岸,希望透過我的經驗,幫助正在迷惘、焦急、或是洩氣的你/妳。專題內容包含是否要參加考試、如何準備考試、面授與函授的優缺點比較等等,幫助你/妳找到最適合自己的解方。
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