遠距事務所 part 1-技能樹

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遠距的必要性

約莫半年多前本站初設之時,就是台灣自2019年底Covid-19疫情爆發以來,第一次進入三級警戒的時候,幾乎各行各業都改為遠距辦公或分流上班。當時法院、檢察署也不得不暫緩實體的開庭,直至2021年7月才有法院進行遠距開庭。(相關文章:法院其實不是第一次遠距開庭)
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而經過三、四個月的努力,台灣又再度「清0」,法院、檢察署、乃至於事務所都紛紛恢復正常運作,短暫啟用的遠距開庭軟體「U會議」也漸漸淡出。(相關文章:遠距開庭都用U會議)
但隨著Covid-19病毒不斷變異,最近肆虐全球的變異株「Omicron」又再度敲開台灣的國門。雖然目前政府對於再次升三級警戒的態度保留,但部分民間企業已經提前重啟分流上班措施,希望不要重演2021年5月突然遠距辦公的混亂狀況。
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目前尚未聽說有律師事務所重啟遠距辦公或分流上班,我猜測並非事務所老闆不想未雨綢繆,而是有施行上的困難。國內法律產業長年依賴紙本作業,想要遠距辦公本就有一定的難度;就算事務所已電子化作業、也備有電子卷證,存取的安全性仍然是事務所頭痛的大問題-少有事務所配置MIS人員,更別提自架雲端硬碟或建置VPN。
不過,依據目前WHO的看法,Covid-19疫情短時間內還不會降為「區域流行」近期全球感染人數仍持續攀升,提升防疫警戒的風險仍然存在。事務所若想要最大程度的降低衝擊,短期內或許還能以分流上班的方式進行,但長期來看,釜底抽薪的辦法仍然是提升事務所的「遠距」能力。
事務所目前遠距到什麼程度?

事務所的工作內容

一般來說,一間事務所的營運,必然包含以下幾種工作內容:
  1. 實體信件的收發:包含平信、掛號。有時為了趕時效,也有快遞的需求
  2. 通訊信件的收發:包含email、通訊軟體(Line、Slack)、傳真、線上書狀傳遞/線上起訴
  3. 電話的撥接:包含室內電話、公務手機、Line通話等等
  4. 各式書狀、意見書、報表的撰寫
  5. 紙本書狀、意見書、報表的印製裝釘
  6. 會議:包含與客戶、其他律師在事務所的實體會議,以及法律諮詢、合作洽談等
  7. 開庭/公出:包含法院庭期、檢調機關的庭訊/陪偵、調解、現場執行、行政機關的調查委員會/陳述意見/會勘、矯正機構的律見,以及其他不在事務所的公務

工作內容遠距的程度

想要遠距辦公,前提要件是必須電子化,才能透過網路或其他通訊方式達成遠距。而目前大部分事務所工作內容的電子化進程,可區分為無、低、中、高:
  1. 實體信件的收發:低
    目前法律產業仍然高度依賴實體信件,尤其是法院、地檢署的令狀(傳票、拘票、押票、搜索票)或文書(判決書、檢察官處分書),仍然是以實體信件的送達作為法定送達的要件。因此,在尚未修正送達的相關法律之前,令狀及文書似乎沒有電子化的可能。 至於一般事務所間、與客戶之間的書狀、書信來往,除有正本用印、紙本存證的需求之外,多半已能以email或傳真取代。
  2. 通訊信件的收發:高
    電子信件的收發,本身就是依賴網路或通訊技術達成,因此本身就是電子化的形式。唯一較需要改善的是傳真。早期傳真機只能印出紙本,然而現今許多事務機已經可以自動將傳真內容轉為電子檔案(無紙化傳真),並以郵件或區域網路的方式傳送並保存。此外,中華電信也有提供網際傳真服務,縱使事務機無法自動將傳真轉換為電子檔案,中華電信本身就能將傳真電子化。因此通訊信件的收發應該已經可以完全遠距作業。(相關文章:除了去超商傳真,還有什麼選擇?)
  3. 電話的撥接:高
    如同前面提到的傳真,室內電話也可以透過轉接服務,在手機或其他地點接聽,達成遠距作業的目標。至於手機與Line,本身就沒有地域限制,遠距作業沒有問題。
  4. 各式書狀、意見書、報表的撰寫:中
    現今各事務所應該都是使用電腦繕打各式書狀、意見書、報表,幾乎看不到手寫,因此只要員工有一台自己的電腦,遠距「撰寫」並沒有問題。但撰寫時必須參考各式資料,諸如案件的卷證、實務學說見解等,目前尚未完全電子化,遠距時就會面臨困難。
  5. 紙本書狀、意見書、報表的印製裝釘:無
    誠如前述,礙於法規,目前仍然無法完全捨棄紙本。司法院雖然已經建置了線上起訴系統,但實際開放的程序類別很有限,大部分的民事案件依民事訴訟文書使用電信傳真或其他科技設備作業辦法第5條第1項規定,仍然是採例外許可模式;至於刑事案件則是根本不在平台的類別當中。因此,目前事務所仍然無法直接以電子的形式傳遞書狀。
  6. 會議:中
    拜法院遠距開庭之賜,非跨國性的事務所也都已經添購視訊設備,視訊會議的軟硬體已然齊備。然而視訊會議並非人人都會,如碰到年紀較大、不熟3C的客戶,仍然難以遠距。此時僅能尋求其他家人朋友的協助,或是改以電話語音方式開會。
  7. 開庭/公出:低
    目前除法院、地檢署有建置視訊庭之外,部分調解委員會也同步採用與院檢相同的「U會議」進行調解。(相關文章:遠距開庭都用U會議) 然而,行政機關的調查會議、到場陳述等,目前仍欠缺統一的解決方案,律師仍無可避免的必須親自到現場陪同。 此外,刑事方面,檢調雖然得以遠距方式訊問,但律師與被告間仍缺乏可靠、私密的遠距溝通方式,導致律師還是必須親赴現場和客戶溝通。而在監押的受刑人律見部分,矯正署緊急於2021年開發行動接見app,算是提供律見遠距作業的解決方案,但目前僅有Android版本

事務所如何改善遠距的程度?

在知道事務所如何改善遠距程度之前,必須先了解目前台灣律師事務所的行業概況,就如同上市公司和中小企業,事業規模必然導致需求不同。根據法務部2018年的統計,事務所內律師人數在5人以下(不含助理、法務等)的事務所,就佔全國事務所總數的96.36%。也就是說,目前國內律師事務所的規模普遍偏小,想要像上市櫃公司一樣配置MIS部門幾乎不可能。因此,以律師事務所的產業現況而言,應當比照一般中小企業,思考如何在有限的資源、預算和技術的情況下,達成遠距辦公的目標。
而以上述的工作內容為基礎,遠距程度高者無須多談,剩下遠距程度無、低、中者,有必要思考改善策略。

目前改善有困難的部分

其中「實體信件的收發」、「紙本書狀、意見書、報表的印製裝釘」二項,因為涉及法規的增修,目前除了建議司法院盡速擴大使用電信傳真或其他科技設備傳送的範圍之外,尚無解決方案。而事務所之間的書狀雖然實際上可以電子化傳送,但欠缺證明,因此有必要建立統一的平台,或是標準化傳送方式 (目前雖有「民事訴訟文書使用電信傳真或其他科技設備作業辦法」等規範,但實際上法院並未嚴格執行,且當事人之間的傳送也沒有拘束力)。
而「開庭/公出」目前主要是受限於行政機關的遠距作業能力,此部分亦有待行政院及地方政府建置相關遠距作業的軟硬體。
「會議」部分,倘若客戶本身有電腦或平板等設備,事務所可透過遠端的方式協助客戶設置(Chrome/遠端桌面/TeamViewer),並非不能解決;但如果客戶本身沒有適合的電子設備,問題就比較棘手。在人手一機的時代,完全沒有任何遠距設備的人,大部分應該是弱勢族群。而弱勢族群能夠聘請律師,多半是受他人資助或由法律扶助基金會轉介。現階段除了請客戶向他人商借以外,別無他法。如果未來遠距作業勢在必行,那麼也應該一併建立出借遠距設備的配套措施,否則遠距就會是另一種對弱勢族群的剝奪。(相關文章:免費的法律諮詢服務)

目前可以著手改善的部分

最後則是「各式書狀、意見書、報表的撰寫」,此部分應該是完全可以由事務所自行改善的。
誠如前述,參考資料部分,目前已有電子卷證,司法院也已經在2021年1月新增「線上交付」功能,律師可由單一平台申請、下載電子卷證。因此,事務所要使用電子卷證,目前有以下兩種方式:
  1. 付費請法院將紙本卷證掃描成電子卷證依「法院辦理民事及行政訴訟事件複製電子卷證費用徵收標準」第4條第2項第1款規定,本審之電子卷證,徵收處理費100元;本審以外之電子卷證,徵收處理費200元。事務所可藉由司法院線上起訴暨律師單一登入平台提出申請,並線上交付。
  2. 事務所派人親赴法院閱卷,並以掃描設備將紙本卷證轉為電子卷證以往許多事務所會以影印的方式閱卷,影印的紙本卷證可再以事務機掃描成電子卷證,事務所可以同時保留紙本及電子卷證,此應為目前多數律師事務所採用的方式。 閱卷時也可以採用掃描設備進行複製,掃描後即為電子卷證,若事務所仍須保存紙本卷證,可自行再列印。 目前市面上已出現可以掃書本的專用掃描器,但要價不斐;而目前Android和iOS平台均有掃描app可以免費下載,諸如Adobe Scan、Microsoft Lens,都是足以勝任的,我目前較常使用Adobe Scan。(掃描全能王CamScanner因先前被發現內有惡意程式碼,故不建議使用)
至於實務學說見解部分,目前判決已有司法院的判決書系統、以及由法源Lawsnote公司所建置的判決書檢索系統,除了以IP作為認證方式的事務所需要VPN之外,遠距作業應該不成問題。
而有了電子卷證,下一步需要面臨的則是如何取用的問題。如果員工還是必須帶著行動硬碟、隨身碟進事務所拷貝電子卷證,那就失去了遠距辦公的意義。

事務所遠距辦公需點擊的技能樹

綜合上述,律師事務所目前能夠改善的遠距作業項目,主要可以分為以下幾項:
  1. 電子卷證的整理與運用
  2. 事務所的資料雲端存取
  3. 事務所的遠端連線(VPN)
至於如何實作,我之後陸續會陸續撰文分享看法!
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正在就讀法律系的你,一定耳聞過司律考試,甚至已經下場考過。我有幸從考海中上岸,希望透過我的經驗,幫助正在迷惘、焦急、或是洩氣的你/妳。專題內容包含是否要參加考試、如何準備考試、面授與函授的優缺點比較等等,幫助你/妳找到最適合自己的解方。
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