不同版本的BOM 或文件內容要如何核對?

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工程師、甚至是做BOM的專員、助理、生(物)管、財務部門,任何需要做比對的工作時,這項工作會讓擔當者傷透腦筋,因為目視比對做出來的比較表將會發生一堆的錯誤。對於在Excel 檔案中建立的BOM表或資料,把BOM表或資料登打到PLM或是ERP系統,這些動作對工程師、專員、助理來說,只要動作確實,不要打錯料號、數量、漏件、以及BOM的階層,基本上這個工作就不會有什麼困難或gating。但是,當一個專案產品的BOM中有數百個以上的零件、組件,以及每個材料料號的各種屬性,像是重要性、加工性、加工地....等等,當外部客戶或內部客戶發行過來了一份新版本(或新機種)的BOM表或資料時,或者是要對庫存產品做重工成新版本產品時,如何比對出新版本和現有版本BOM表、物料表、財務表....等等,其中所存在的差異,這個effort就非同小可了。

3C機構設計爸曾經嘗試了目視比對新、舊版本的BOM,可想而知的是比對結果錯誤百出,非常多不同的項目沒有被偵測到,沒有被發現,如果以這樣的結果提供給生產單位,那麼,生產的產品肯定是亂七八糟。那麼,問題的來源是因為資料的輸出可能來自於客戶的系統(軟體),可能是公司內部系統轉出的文件檔案,新、舊版本的資料格式排列雖然都可以從系統中轉檔出來,但往往檔案中的儲存格參雜了一些空格或符號,讓比對的難度更高。何況又是用目視一項一項的比對。

常看到很多人使用VLOOKUP、或是HLOOKUP函數來偵測不同版本的BOM表或資料,不過,很可惜的是VLOOKUP和HLOOKUP的功能有限,只能抓去單一元件做基準,對於龐大的潛在變更,VLOOKUP/HLOOKUP無法支持這種比較大量的比對。當碰到的任務是需要大量資料做比對的時候,比較有效率的方法是針對任務的需要做到相對的結果,來設計程式做自動比對,搭配手動的調整欄位方式,再做出一份報告,達到最有效率的工作目標。

某些公司具備了設計、製造的能力,有些公司純粹是代工生產,沒有設立研發部門,不論公司屬於哪一種型態,對於研發後的所有部件、甚至文件,都會申請相對應的料號及BOM表。當BOM表中夾雜著客戶的料號、位號、替代料、版本、屬性….等等,單單就一個新BOM表的欄位就可能從A 欄位到Z欄位,甚至更多。更讓工程師或是工程專員、工程助理頭疼的是客戶或研發部門的工程(設計)變更,或是延伸機種、或是新機種的BOM表發行後,如何歸納出新機種的用料和原機種的用料有哪些差異、製程的差異、規格的差異…等等,再提供給主管、業務部門、生產部門去核算新幾種的成本,這時候,工具就很重要了,

到底最恰當、最有效率的BOM比對(compare)工具是什麼呢?如果比對的方式是影印成紙張做核對、或是在電腦畫面上做目視核對,這種沒有效率的方法除了會錯誤百出之外,也會耗去很多工時。尤其在庫存品的重工或更新成新版本時,精確的BOM及資料比對報告就非常重要了。3C機構設計爸的老師利用了Excel的功能,將兩個BOM的工作頁面互動做比較(對),加上手動的位置調整,讓Excel把不同的用料(料表)上色、以便清楚的被辨識出來不同的地方。當比對的結果出來之後,再利用一個頁面,把報告的格式做好(以後都可延用同樣的報告格式),然後將比對出來的不同點抓到報告格式中,這樣就完成了一個BOM比對結果的報告供業務部門評估成本的差異。

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