文件抄來抄去~文書檔案的低級錯誤。注意可能出包的小細節
更新於 2023/01/31閱讀時間約 3 分鐘
年前在查詢某集團的投資架構時，發現公開的電子檔案一個低級錯誤。
提醒社畜的各位，注意這些小細節
農曆年後也是許多人轉職到新工作的開始，新的開始注意這些小細節，別一開頭就出包啦！
以PDF檔案傳遞文件
職場工作這麼久，經常看到許多人都是以原始檔案格式寄出，
如：文件 (Word.docx)、投影片 (PowerPoint.pptx)、試算表 (Excel.xlsx)等，往往造成排版亂掉，或是輕易被對方複製內容等狀況出現。
如：文件 (Word.docx)、投影片 (PowerPoint.pptx)、試算表 (Excel.xlsx)等，往往造成排版亂掉，或是輕易被對方複製內容等狀況出現。
除非必要，建議寄送的檔案都轉為PDF檔案傳遞比較好。
- Office軟體不同
普遍情況多數人使用微軟office編輯文書檔案，不過微軟office 365需要付費，有些使用者會使用open source免費的office軟體，造成排版不同。 - 作業系統不同
兩大電腦作業系統〔微軟 windows〕及〔蘋果電腦 macOS〕，早期macOS使用者在開啟office文件通常以內建的〈文字編輯程式〉開啟，經常出現亂碼或檔案無法開啟的窘況，隨著現在作業系統版本修正比較少出現無法開啟的情況，但排版還是會亂掉。 - 字型不同
特殊漂亮的字體是要另外付費購買，自己精心選用的字型，如果對方沒有這字型，看到的字體一率成為新細明體。
金萱體
台灣首例透過群眾募資製作的字體，2015年設計團隊開展群眾募資計畫，募資開始後約一小時便達到集資目標，為日後中文字型開發提供了一個範例。
Justfont 就是字
https://justfont.com/
上述三種原因造成直接寄文書檔案產生排版出錯的狀況，因此除非對方必須與你共同編輯文件，建議以PDF檔案格式為佳。
Word匯出成為PDF
雖然有不同的文書軟體可編輯文件，但多年使用下來還是微軟出版的office功能比較強大且通用，因此優雅阿姨仍是付費使用Office 365的服務。
示範Office 365的macOS版本，如何將word轉為PDF檔，Windows版本的介面可能略有不同。有兩種方法：
1.【另存新檔】，可將整份文件匯出成PDF
2.【列印】，可以選擇指定的頁面範圍
接著就是要提醒許多人會忽略的，「文件資訊」小細節
低級錯誤—摘要資訊錯置
【檔案內容】要修改，特別是在複製其他檔案來修改時。
在查詢A集團的投資架構時，但檔案的標題卻出現B公司
那麼這問題是出在哪呢？
檔案製作者拿別人/其他客戶的檔案，複製過來修改內容。
卻忽略了【檔案內容】也要修改
在檔案圖示按右鍵，點選【取得資訊】，可以知道該檔案的相關細節。
有兩個地方要注意
有兩個地方要注意
示範1：檔案➡️內容➡️摘要
示範2：檔案➡️列印，修改作者欄位
學到這個小細節了嗎？
下回複製其他人的檔案來修改時，記得摘要部分要去確認一下，以免不小心透露自己抄用別人的檔案了。
本文圖文皆由優雅阿姨自行繪製與撰寫，若需轉載請說明出處！感謝。
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*合作聲明與警語：
本文係由國泰世華銀行邀稿。
證券服務係由國泰世華銀行辦理共同行銷證券經紀開戶業務，定期定額(股)服務由國泰綜合證券提供。
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永續股長一小步，永續教育一大步
電通集團凱絡媒體攜手5% Design Action發起永續股長計畫，加速推動永續認知與行動落實於國小與國中基礎教育，結合第一線永續教育工作者與企業品牌共創的永續教科書與教材，一起走進校園與師生運用教材落實永續行動，並邀請與學童生活息息相關的統一超商與統一超商好
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許多同學們都笑了起來，有位同學大笑說：「這個也在問，當然是行銷的時候啊！」
我請同學們安靜，我說：「我覺得這個問題問得真的非常好!其實，文案不僅是用在行銷，還能用在生活及職場上喔!」
前幾篇介紹到Canva各式各樣的功能，加上各種應用上的優勢～還沒看的朋友記得去挖寶啊！！
除此之外，今天還要介紹一個新功能給大家！那就是「Canva Docs」！
全新文件溝通編輯器-Canva Docs
Canva Docs 是一個視覺優先的文檔創建器，讓用戶可以設計包含視頻、圖像、圖表和圖形的文
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