文件抄來抄去~文書檔案的低級錯誤。注意可能出包的小細節

2023/01/31閱讀時間約 3 分鐘
年前在查詢某集團的投資架構時,發現公開的電子檔案一個低級錯誤。
提醒社畜的各位,注意這些小細節
農曆年後也是許多人轉職到新工作的開始,新的開始注意這些小細節,別一開頭就出包啦!
為新的一年畫上色彩

以PDF檔案傳遞文件

職場工作這麼久,經常看到許多人都是以原始檔案格式寄出,
如:文件 (Word.docx)、投影片 (PowerPoint.pptx)、試算表 (Excel.xlsx)等,往往造成排版亂掉,或是輕易被對方複製內容等狀況出現。
除非必要,建議寄送的檔案都轉為PDF檔案傳遞比較好。
  1. Office軟體不同
    普遍情況多數人使用微軟office編輯文書檔案,不過微軟office 365需要付費,有些使用者會使用open source免費的office軟體,造成排版不同。
  2. 作業系統不同
    兩大電腦作業系統〔微軟 windows〕及〔蘋果電腦 macOS〕,早期macOS使用者在開啟office文件通常以內建的〈文字編輯程式〉開啟,經常出現亂碼或檔案無法開啟的窘況,隨著現在作業系統版本修正比較少出現無法開啟的情況,但排版還是會亂掉。
  3. 字型不同
    特殊漂亮的字體是要另外付費購買,自己精心選用的字型,如果對方沒有這字型,看到的字體一率成為新細明體。
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金萱體
台灣首例透過群眾募資製作的字體,2015年設計團隊開展群眾募資計畫,募資開始後約一小時便達到集資目標,為日後中文字型開發提供了一個範例。
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https://justfont.com/
上述三種原因造成直接寄文書檔案產生排版出錯的狀況,因此除非對方必須與你共同編輯文件,建議以PDF檔案格式為佳。

Word匯出成為PDF

雖然有不同的文書軟體可編輯文件,但多年使用下來還是微軟出版的office功能比較強大且通用,因此優雅阿姨仍是付費使用Office 365的服務。
示範Office 365的macOS版本,如何將word轉為PDF檔,Windows版本的介面可能略有不同。有兩種方法:
1.【另存新檔】,可將整份文件匯出成PDF
另存新檔
2.【列印】,可以選擇指定的頁面範圍
列印為PDF
接著就是要提醒許多人會忽略的,「文件資訊」小細節

低級錯誤—摘要資訊錯置

【檔案內容】要修改,特別是在複製其他檔案來修改時。
查詢A集團投資架構,檔案標題卻是B公司
在查詢A集團的投資架構時,但檔案的標題卻出現B公司
那麼這問題是出在哪呢?
檔案製作者拿別人/其他客戶的檔案,複製過來修改內容。
卻忽略了【檔案內容】也要修改
在檔案圖示按右鍵,點選【取得資訊】,可以知道該檔案的相關細節。
有兩個地方要注意
示範1:檔案➡️內容➡️摘要
示範2:檔案➡️列印,修改作者欄位
學到這個小細節了嗎?
下回複製其他人的檔案來修改時,記得摘要部分要去確認一下,以免不小心透露自己抄用別人的檔案了。

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職場難免有些吉白的人事物,但把腦袋弄的靈光一些,可以讓自己過得優雅一些。優雅阿姨認真寫寫,請帶一點點腦袋來看看。
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