你是否曾留意過自己擁有多少個 LINE 群組呢?不少人在不知不覺當中，為了公事而進入超過幾十個群組，再加上原本私下使用的聊天群，訊息通知跳不完非常擾人，重要的訊息反而都被淹沒了，也很難做到公私分明，原本只是作為即時溝通的工具，但訊息卻多到令人抗拒打開看內容。為了有效管理這些工作群組，以下分析幾個常見的問題以及建議，幫助大家更有系統的使用這些工具，讓群組發揮真正的效用。
圖片來源：Annie Spratt on Unsplash
工作群組的常見問題
1.群組定位不明確
公司裡大群、小群有很多，但一經觀察後可以發現，其實蠻多群組的成員都有重複，往往想在群組中發起討論時，都需先判斷要使用哪個群組溝通，或是想要回憶某件事情時，還需要翻閱好幾個群組尋找四散的資料。另外，也常被邀請加入和自己工作無關的群組，又不敢隨意退群，只能被強迫接收大量的訊息。
2.訊息傳錯群組
原本想和朋友抱怨工作，或是詢問家人晚餐吃什麼，不小心傳錯群組總是能鬧出一堆笑話，即使現在有收回訊息的功能，仍無法完全避免這種情況，這就是不論公事、私事都使用同一種通訊軟體最大的缺點，甚至連假日都可能會被打擾。3.已離職同事沒退出群組
進入公司就瘋狂加入群組，但離職時卻沒有強制要求離職者退出，通常都等離職者自己找到一個退群的時機點，否則就要等到有人發現，將此人踢出。但這其實會造成公司重要機密外洩的風險，讓已離職的員工繼續留在群組裡，能夠持續接收公司的工作資訊，再將相關技術帶至其他地方使用。
4.群組人數過多不易溝通
當群組的人數一多，不同人同時在討論不同事情時，訊息就很容易被截斷。例如在部門群組中，同時有 A、B 兩批人馬分別在討論不同產品的規劃，A 組人為了溝通，就必須要看完所有的群組訊息，再將 B 組人的討論內容過濾掉，訊息一多很多細節內容就很容易漏了。
工作群組管理的4個建議
1.盤點公司所有群組，只保留有必要的
管理者可明確定義出每個工作群組，例如公司全體、部門、專案小組等，除了這些群組之外，就可考慮其保留的必要性。像是原本群組中有三個人，其中一人已離職，其餘剩下的兩人則可協調判斷群組是否必須存在，若無則可將重要訊息備份後一同退出。
2.整合群組使用同一種通訊軟體
公司內部盡量統一只使用一種通訊軟體來溝通，避免像是公司大群組用 LINE，部門群組用微信的情形發生，因為每當切換一種通訊軟體時，都會造成溝通上的成本，也會讓注意力更加分散，降低討論及工作的效率。
3.判斷事情是否要在群組做討論
若只是關係到兩個人的工作內容，除非主管硬性規定必須在群組討論讓他知道過程，否則就會建議雙方只要在私下處理，再將結果回報至群組，避免打擾到其他與此事無關的群組成員。
4.適時安排會議討論
文字難免會表達不清或不夠婉轉，也無法看出發言者的情緒起伏，容易造成誤會。因此，若需要做長時間、大量的討論，建議還是將所有關係人聚集起來，開一場會議吧！勢必會比用群組討論來得更有效率。
採用 Lale EIM 企業即時通訊軟體協助工作群組管理
當談論公事就用 Lale EIM 企業即時通訊軟體，私底下聊天就用 LINE，讓通訊軟體徹底公私分明！若採用 Lale EIM 企業即時通訊軟體可善用以下幾項功能，有利於工作群組管理。
1.自動產生群組、移除離職人員
Lale EIM 系統可根據各部門自動產生群組及移除離職人員，並可依據不同群類型和不同群角色，賦予不同權限能力，做到管理權限的區隔，有利於工作群組管理！
2.善用群組公告和收藏功能
群組人數眾多，每天都有大量訊息難免會有遺漏，因此可將重要訊息設定為公告，若是有常用的連結或是資訊，則可透過收藏功能將聊天文字訊息、媒體、連結、檔案、語音等內容儲存，以利後續查閱。
3.控管公司內部訊息不外洩
當透過 Lale EIM 進行溝通時，聊天記錄都會保留在企業內部，比一般的即時通訊軟體還要更加安全，不論是傳送文字、檔案或是使用語音、視訊通話，企業都可獲得最大的保障。
圖說：Lale EIM 企業即時通訊軟體，素材來源：Freepik
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原文首發於「Lale快報」網站，原文頁面連結。
