工作群組管理的4個建議,讓群組發揮真正的效用

閱讀時間約 4 分鐘
你是否曾留意過自己擁有多少個 LINE 群組呢?不少人在不知不覺當中,為了公事而進入超過幾十個群組,再加上原本私下使用的聊天群,訊息通知跳不完非常擾人,重要的訊息反而都被淹沒了,也很難做到公私分明,原本只是作為即時溝通的工具,但訊息卻多到令人抗拒打開看內容。為了有效管理這些工作群組,以下分析幾個常見的問題以及建議,幫助大家更有系統的使用這些工具,讓群組發揮真正的效用。
圖片來源:Annie Spratt on Unsplash

工作群組的常見問題

1.群組定位不明確

公司裡大群、小群有很多,但一經觀察後可以發現,其實蠻多群組的成員都有重複,往往想在群組中發起討論時,都需先判斷要使用哪個群組溝通,或是想要回憶某件事情時,還需要翻閱好幾個群組尋找四散的資料。另外,也常被邀請加入和自己工作無關的群組,又不敢隨意退群,只能被強迫接收大量的訊息。

2.訊息傳錯群組

原本想和朋友抱怨工作,或是詢問家人晚餐吃什麼,不小心傳錯群組總是能鬧出一堆笑話,即使現在有收回訊息的功能,仍無法完全避免這種情況,這就是不論公事、私事都使用同一種通訊軟體最大的缺點,甚至連假日都可能會被打擾。

3.已離職同事沒退出群組

進入公司就瘋狂加入群組,但離職時卻沒有強制要求離職者退出,通常都等離職者自己找到一個退群的時機點,否則就要等到有人發現,將此人踢出。但這其實會造成公司重要機密外洩的風險,讓已離職的員工繼續留在群組裡,能夠持續接收公司的工作資訊,再將相關技術帶至其他地方使用。

4.群組人數過多不易溝通

當群組的人數一多,不同人同時在討論不同事情時,訊息就很容易被截斷。例如在部門群組中,同時有 A、B 兩批人馬分別在討論不同產品的規劃,A 組人為了溝通,就必須要看完所有的群組訊息,再將 B 組人的討論內容過濾掉,訊息一多很多細節內容就很容易漏了。

工作群組管理的4個建議

1.盤點公司所有群組,只保留有必要的

管理者可明確定義出每個工作群組,例如公司全體、部門、專案小組等,除了這些群組之外,就可考慮其保留的必要性。像是原本群組中有三個人,其中一人已離職,其餘剩下的兩人則可協調判斷群組是否必須存在,若無則可將重要訊息備份後一同退出。

2.整合群組使用同一種通訊軟體

公司內部盡量統一只使用一種通訊軟體來溝通,避免像是公司大群組用 LINE,部門群組用微信的情形發生,因為每當切換一種通訊軟體時,都會造成溝通上的成本,也會讓注意力更加分散,降低討論及工作的效率。

3.判斷事情是否要在群組做討論

若只是關係到兩個人的工作內容,除非主管硬性規定必須在群組討論讓他知道過程,否則就會建議雙方只要在私下處理,再將結果回報至群組,避免打擾到其他與此事無關的群組成員。

4.適時安排會議討論

文字難免會表達不清或不夠婉轉,也無法看出發言者的情緒起伏,容易造成誤會。因此,若需要做長時間、大量的討論,建議還是將所有關係人聚集起來,開一場會議吧!勢必會比用群組討論來得更有效率。

採用 Lale EIM 企業即時通訊軟體協助工作群組管理

當談論公事就用 Lale EIM 企業即時通訊軟體,私底下聊天就用 LINE,讓通訊軟體徹底公私分明!若採用 Lale EIM 企業即時通訊軟體可善用以下幾項功能,有利於工作群組管理。

1.自動產生群組、移除離職人員

Lale EIM 系統可根據各部門自動產生群組及移除離職人員,並可依據不同群類型和不同群角色,賦予不同權限能力,做到管理權限的區隔,有利於工作群組管理!

2.善用群組公告和收藏功能

群組人數眾多,每天都有大量訊息難免會有遺漏,因此可將重要訊息設定為公告,若是有常用的連結或是資訊,則可透過收藏功能將聊天文字訊息、媒體、連結、檔案、語音等內容儲存,以利後續查閱。

3.控管公司內部訊息不外洩

當透過 Lale EIM 進行溝通時,聊天記錄都會保留在企業內部,比一般的即時通訊軟體還要更加安全,不論是傳送文字、檔案或是使用語音、視訊通話,企業都可獲得最大的保障。
圖說:Lale EIM 企業即時通訊軟體,素材來源:Freepik
原文首發於「Lale快報」網站,原文頁面連結
為什麼會看到廣告
Lale是華苓科技(www.flowring.com)出品的智慧服務入口。是一套裝載應用的社群平台。除了聊天,Lale讓您主導社交圈互動,開店做生意、辦公、推出微服務...無數成功機會等著被探索。
留言0
查看全部
avatar-img
發表第一個留言支持創作者!
鶯歌商圈位於新北市鶯歌區,以陶瓷產業聞名,曾是台灣早期相當富裕的鄉鎮,但因產業外移到中國,許多商家大受打擊,且近年來還有疫情影響,缺少大量觀光客,人潮無法湧入,但除此之外,商圈本身其實也存在著幾個影響整體營運的問題。
從到職開始,公司就要求要加入各種群組,例如有全公司的大群組、沒有老闆的部門群組、和同事私下的聊天群組,以及和外部合作夥伴的工作群組等等,已經成為台灣上班族在職場溝通的必備工具。
隨著工業4.0的浪潮席捲了企業界,新型態的企業紛紛出現並且結合了不同的產業型態創造出新的商業模式;國內外有不少企業為因應外在產業環境的變化,並增強自身競爭力,紛紛朝智慧製造的方向進行變革,透過本場活動,向國外中小企業的夥伴介紹台灣企業在生產製造如何透過物聯網提供數位轉型的方案,促進國內外產業交流。
萬聖夜(Halloween)是在每年的11月1日,並會於萬聖節前夕10月31日晚上進行慶祝活動。萬聖節主要流行於盎格魯撒克遜人後裔為主的美國、不列顛群島、澳洲、加拿大和紐西蘭等西方國家,在這一天,各個國家擁有不同的由來說法及習俗,就讓我們一起來認識這些活動吧!
內容行銷(Content Marketing)是許多行銷人用來建立品牌、和粉絲互動使用的方式,相較於傳統廣告,透過產出有價值的內容能使行銷的效果更加持久。根據 Content Marketing Institute 研究指出,有高達 89%的 B2B 行銷人員都採用此方式,若操作得宜,企業便可利用內
據統計,今年台灣因經營不善而倒閉的小型企業已超過3700多家,但真正造成營業額大幅衰退的原因,並不只是因為疫情!電商、直播、團購,也連帶影響了整個零售業的生態,因為大家的消費習慣已經改變,大部分的時間都轉移到了線上,導致實體店面業績明顯下滑,最終逃不過倒閉的命運,面對這樣的衝擊,該如何改變營運模式,
鶯歌商圈位於新北市鶯歌區,以陶瓷產業聞名,曾是台灣早期相當富裕的鄉鎮,但因產業外移到中國,許多商家大受打擊,且近年來還有疫情影響,缺少大量觀光客,人潮無法湧入,但除此之外,商圈本身其實也存在著幾個影響整體營運的問題。
從到職開始,公司就要求要加入各種群組,例如有全公司的大群組、沒有老闆的部門群組、和同事私下的聊天群組,以及和外部合作夥伴的工作群組等等,已經成為台灣上班族在職場溝通的必備工具。
隨著工業4.0的浪潮席捲了企業界,新型態的企業紛紛出現並且結合了不同的產業型態創造出新的商業模式;國內外有不少企業為因應外在產業環境的變化,並增強自身競爭力,紛紛朝智慧製造的方向進行變革,透過本場活動,向國外中小企業的夥伴介紹台灣企業在生產製造如何透過物聯網提供數位轉型的方案,促進國內外產業交流。
萬聖夜(Halloween)是在每年的11月1日,並會於萬聖節前夕10月31日晚上進行慶祝活動。萬聖節主要流行於盎格魯撒克遜人後裔為主的美國、不列顛群島、澳洲、加拿大和紐西蘭等西方國家,在這一天,各個國家擁有不同的由來說法及習俗,就讓我們一起來認識這些活動吧!
內容行銷(Content Marketing)是許多行銷人用來建立品牌、和粉絲互動使用的方式,相較於傳統廣告,透過產出有價值的內容能使行銷的效果更加持久。根據 Content Marketing Institute 研究指出,有高達 89%的 B2B 行銷人員都採用此方式,若操作得宜,企業便可利用內
據統計,今年台灣因經營不善而倒閉的小型企業已超過3700多家,但真正造成營業額大幅衰退的原因,並不只是因為疫情!電商、直播、團購,也連帶影響了整個零售業的生態,因為大家的消費習慣已經改變,大部分的時間都轉移到了線上,導致實體店面業績明顯下滑,最終逃不過倒閉的命運,面對這樣的衝擊,該如何改變營運模式,
你可能也想看
Google News 追蹤
Thumbnail
這個秋,Chill 嗨嗨!穿搭美美去賞楓,裝備款款去露營⋯⋯你的秋天怎麼過?秋日 To Do List 等你分享! 秋季全站徵文,我們準備了五個創作主題,參賽還有機會獲得「火烤兩用鍋」,一起來看看如何參加吧~
Thumbnail
很多人做不久工作,原因往往是因為所選的工作與自己的核心價值觀並不對應。假如你是一個創意型的人,卻在一個機械化、重複性的崗位上發展,自然會感到鬱悶、不滿,而這種情況下,頻繁更換工作反而是尋找更適合自己的必要途徑。要解決這個問題,首先需要對自己有更深的認識,了解自己究竟看重什麼,才能找到與自己匹配的工
Thumbnail
心態決定態度、態度引發行動。沒有對或錯,重要的是意識到自己的想法和習慣的pattern;而如果你意識到想改變、想更進一步、往更高一階去,接下來需要的就是刻意練習和學習了。
Thumbnail
最近滑IG廣告出現一堆那種「夢幻工作」試吃、試用、陪聊、遛狗,還是各種奇怪網路課程,加入之後,就是Line帳號,然後叫你再加其他帳號,加了4個帳號之後,再重重審核加入社群,一上去就是一堆現金在桌上的照片,腦中警鈴大作,這是什麼亂七八糟的招工社群?結果網路一查,果然就是「詐騙」,又要定時回報又要集點
Thumbnail
頭痛肌肉最終章 當我們點頭與轉頭時會使用到枕下肌群 這些肌肉雖然很小,但他們卻是讓你的頭安放在脖子上的重要肌肉。 當你與鄰座友人聊天一段時間後,你會發現如果不把整個身體都轉面向朋友,你會感到非常不舒服,嚴重時甚至讓你頭痛一段時間 如果你需要長時間仰頭工作也
第一次得知notion是在一個直播上聽到,直播者是上一屆【STI 永續人才孵化計畫】的成員,當時在分享的過程中就不斷地聽到說,notion帶給他們許多便利在生活當中,而最重要的是notion讓他們知道自己正在做甚麼!!在他們還沒得知notion前他們就像是一般大學生一樣,整天上課下課日復一日一天就這
最近看到一段聯電榮譽董事長(應該是很久以前)說的話: 員工要能「解決問題,報告成果」;而不是「報告問題,解釋原因」。 這句話聽在職場身為員工的你我,有什麼想法? 對老闆們而言,所謂的成果導向,就是他花錢請你來的目的。如果做不到,講了一堆問題與背後的原因,聽在老闆耳裡不過就是藉口。 下一步是什麼?
Thumbnail
你使用過番茄鐘嗎?概念很簡單,但細節很重要,不注意的話用個 1-2 次就不會想用了。這篇文章分享用好番茄鐘的 4 個細節 : (1)使用方法要簡單(2)紀錄方式要單純(3)我們有調整番茄鐘長度的權力(4)組間休息很重要,選擇你最喜歡的休息方式
Thumbnail
這個秋,Chill 嗨嗨!穿搭美美去賞楓,裝備款款去露營⋯⋯你的秋天怎麼過?秋日 To Do List 等你分享! 秋季全站徵文,我們準備了五個創作主題,參賽還有機會獲得「火烤兩用鍋」,一起來看看如何參加吧~
Thumbnail
很多人做不久工作,原因往往是因為所選的工作與自己的核心價值觀並不對應。假如你是一個創意型的人,卻在一個機械化、重複性的崗位上發展,自然會感到鬱悶、不滿,而這種情況下,頻繁更換工作反而是尋找更適合自己的必要途徑。要解決這個問題,首先需要對自己有更深的認識,了解自己究竟看重什麼,才能找到與自己匹配的工
Thumbnail
心態決定態度、態度引發行動。沒有對或錯,重要的是意識到自己的想法和習慣的pattern;而如果你意識到想改變、想更進一步、往更高一階去,接下來需要的就是刻意練習和學習了。
Thumbnail
最近滑IG廣告出現一堆那種「夢幻工作」試吃、試用、陪聊、遛狗,還是各種奇怪網路課程,加入之後,就是Line帳號,然後叫你再加其他帳號,加了4個帳號之後,再重重審核加入社群,一上去就是一堆現金在桌上的照片,腦中警鈴大作,這是什麼亂七八糟的招工社群?結果網路一查,果然就是「詐騙」,又要定時回報又要集點
Thumbnail
頭痛肌肉最終章 當我們點頭與轉頭時會使用到枕下肌群 這些肌肉雖然很小,但他們卻是讓你的頭安放在脖子上的重要肌肉。 當你與鄰座友人聊天一段時間後,你會發現如果不把整個身體都轉面向朋友,你會感到非常不舒服,嚴重時甚至讓你頭痛一段時間 如果你需要長時間仰頭工作也
第一次得知notion是在一個直播上聽到,直播者是上一屆【STI 永續人才孵化計畫】的成員,當時在分享的過程中就不斷地聽到說,notion帶給他們許多便利在生活當中,而最重要的是notion讓他們知道自己正在做甚麼!!在他們還沒得知notion前他們就像是一般大學生一樣,整天上課下課日復一日一天就這
最近看到一段聯電榮譽董事長(應該是很久以前)說的話: 員工要能「解決問題,報告成果」;而不是「報告問題,解釋原因」。 這句話聽在職場身為員工的你我,有什麼想法? 對老闆們而言,所謂的成果導向,就是他花錢請你來的目的。如果做不到,講了一堆問題與背後的原因,聽在老闆耳裡不過就是藉口。 下一步是什麼?
Thumbnail
你使用過番茄鐘嗎?概念很簡單,但細節很重要,不注意的話用個 1-2 次就不會想用了。這篇文章分享用好番茄鐘的 4 個細節 : (1)使用方法要簡單(2)紀錄方式要單純(3)我們有調整番茄鐘長度的權力(4)組間休息很重要,選擇你最喜歡的休息方式