如何透過 Airtable 一鍵排程發佈 IG 貼文，自動同步行事曆，讓文章協作管理更有效率？

想要一鍵排程發佈 IG 貼文，自動同步行事曆，讓文章協作管理更有效率？透過 NoCode 工作術來幫你完成吧！

本篇為 NoTime NoCode IG (@notime_nocode) - NoCode 工作術 #005《Airtable 一鍵排程發佈 IG 貼文，自動同步行事曆，文章協作管理更有效率！》篇的詳細介紹、教學文，如果還沒看過那篇貼文的讀者，歡迎前往我們 IG 查看、了解如何運用Airtable 一鍵排程發佈 IG 貼文，自動同步行事曆，打造管理協作高效率的情境應用唷～

我們在 IG (@notime_nocode) 每週更新 NoCode 工作術 ✨ 持續和大家分享 NoCode 自動化工具，以及如何善用它來解決繁瑣任務、成為省時達人！把時間和專注力還給自己

如何透過 Airtable 一鍵排程發佈 IG 貼文，自動同步行事曆，打造管理協作高效率呢？

• Instagram Business 帳號
• Make (自動化串接工具) :

• Airtable (資料庫管理工具)

• Step 1. 在 Airtable 中建立 Instagram 內容管理所需要的欄位
• Step 2. 在 Airtable 中設定貼文內容狀態
• Step 3. 建立 Airtable x Instagram x Google Calendar 自動化發文及同步行事曆流程的整合串接

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Step 1. 在 Airtable 中建立 Instagram 貼文內容管理所需要的欄位資料

🎉 我們在這篇的進階範本中有同時加碼 Airtable 的資料庫範本，方便讀者可以直接將資料表複製到自己的 Airtable 使用，就不用再一步步建立資料庫欄位了！有興趣的讀者可以前往我們 🔗此範本市集連結 選購套用！🎉

• Post (貼文的文字內容)
  - 欄位類型: Single line text
  
• Date (發佈日期)
  - 欄位類型: Date
  
• Post Status (貼文狀態)
  - 欄位類型: Single select
  - ps: 作為產生自動化發佈 Instagram 貼文的觸發條件
  - 欄位內的選項項目包含: Planning (規劃中), In progress (製作中), On hold (暫停), Approved (通過發佈), Live (已發佈上線)
  
• Type (貼文類型)
  - 欄位類型: Single select
  - ps: 選填，可依照需求決定是否需要此欄位作為貼文內容的分類
  
• Hashtags (貼文標籤)
  - 欄位類型: Single line text
  
• Content (IG 貼文的圖片)
  - 欄位類型: Attachments
  - ps: 主要是用於存放 IG 貼文圖片的欄位。請特別注意，IG 貼文圖片會有一些規格的限制唷！
  - IG 貼文圖片規格限制 (如下截圖示意與翻譯)
  - 最大文件大小：8MiB
  - 寬高比：必須在 4:5 到 1.91:1 的範圍內
  - 最小寬度：320（如有必要將按比例放大至最小寬度）
  - 最大寬度：1440（如有必要將按比例縮小到最大值）
  - 高度：因寬度和寬高比而異
  - 格式：JPEG

• IG Post ID (IG 貼文的 ID)
  - 欄位類型: Single line text
  - ps: 當系統發佈 IG 貼文後，用於回寫每篇 IG 的獨立識別 ID
  
• Notes about posts (貼文備註)
  - 欄位類型: Long text
  - ps: 可依需求決定是否新增此欄位。主要用於協作備註貼文使用

延伸情境補充:

還記得我們在上一篇文章《如何運用 ChatGPT AI 自動生成圖文並茂的部落格內容，並一鍵高效管理文章狀態？》提到，可以透過 ChatGPT 自動產生圖文內容嗎？

在此也可以舉一反三，直接參考該篇文章教學，讓 Instagram 的圖文內容也都由 ChatGPT / DALL·E 產出，並寫入到這一個 Step 所建立好的 Airtable 資料庫欄位內唷！

這樣一連串從透過 ChatGPT AI 產製內容、審核貼文內容、排程發佈、行事曆同步更新的完整流程就打通啦～ 甚至延伸還可以將內容發佈到部落格、EDM、FB … 等多個內容渠道～

或是有什麼其他情境想要了解的嗎？也歡迎留言或透過此 表單連結 許願給我們哦～

Step 2. 設計 Airtable 內的資料內容狀態

1. 可以依需求新增 View 的類型，在此我們以 Grid 為例，並命名為 “2. Approved for publishing”。
2. 新增後，可以設定新建立 View 的篩選條件，我們設定篩選這個 View 只會出現 Post Status (貼文狀態) 是 Approved (通過發佈) 的資料。

• 行事曆 View，掌握不同日期發佈的貼文

• 看板 View，依照不同狀態一覽所有貼文內容

• 圖片畫廊 Gallery View，以圖片為主，一覽所有貼文內容

Step 3. 建立 Airtable x Instagram x Google 日曆的整合串接流程

1. Airtable:
   - Search Records 模組節點
   　　- 用於定時排程撈取 Airtable 被更新的欄位資料
   - Update a Record 模組節點
   　　- 用於更新 Airtable 欄位資料
   
2. Instagram for Business:
   - Create a Photo Post 模組節點
   　　- 用於將 Airtable 內的貼文圖文內容資料發佈於 Instagram

現在 Make 自動化系統僅支援 Instagram for Business 的商業帳號才可以自動發佈貼文。如果原本是個人帳號，希望能自動發佈貼文，則需要將帳號升級成 Instagram 商業帳號唷 (Instagram for Business 官方介紹說明)

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1. 從左側欄點擊前往 Scenarios
2. 進入下一頁的右上角會有按鈕「+ Create a new scenario」可以建立新的流程
3. 進入新流程以後，可以參考下方 gif 動圖，點擊「+」並搜尋 Airtable 模組內的「Search Records」這個選項就完成第一步的新增囉

• View: 請選擇讀者在 Step 2. 所建立並篩選 Status 為 Approved 的 View 畫面 (以我們範例來說，該 View 的名稱是 “2. Approved for publishing” 唷，這會跟後面要讓 Instagram 發佈哪些內容有關
• Output field: 請勾選 Select All，這樣在後面的模組節點中，才可以取得 Airtable 內的欄位資料
• Limit: 上面截圖剛好無法呈現，但在此 Airtable 模組節點彈出視窗的最下方，有一個可以設定輸出資料數量的欄位，可以依照讀者需求調整。我們目前是設定 10。

現在 Make 自動化系統僅支援 Instagram for Business 的商業帳號才可以自動發佈貼文。如果原本是個人帳號，希望能自動發佈貼文，則需要將帳號升級成 Instagram 商業帳號唷 (Instagram for Business 官方介紹說明)

1. Date 欄位為 “now” 日期的資料
   - “now“ 可以點擊欄位後，開啟右邊日期參數的頁面，帶入 “now” 這個當下日期的參數
   - “now“ 當下的日期，則會依據後面步驟你所設定每天排程的時間而異
   
2. Post Status 欄位為 “Approved“ 的資料
   - 主要是篩選 Airtable 內已經被審核通過的貼文資料
   - 雖然我們在 Step 2. & Step 3-1. 已經建立了一個只會篩選出被 Apporved 審核通過的資料，但保險起見，避免我們前面設定有誤，我們還是可以在這邊設定篩選一次
   - 讀者可依需求決定是否新增此篩選條件
   
3. IG Post ID 欄位為空白 (Does not exist) 的資料
   - 在後面步驟，當 Instagram 發佈完貼文時，我們會將貼文的 ID 寫回 Airtable 內以利紀錄
   - 而此篩選條件則是辨別哪些資料是還沒被發出到 Instagram 的，同樣是一個保險作用

再次提醒一下讀者，現在 Make 自動化系統僅支援 Instagram for Business 的商業帳號才可以自動發佈貼文。如果原本是個人帳號，希望能自動發佈貼文，則需要將帳號升級成 Instagram 商業帳號唷 (Instagram for Business 官方介紹說明)

• Photo URL: 帶入從前面 Airtable 取得的貼文圖片資料連結
  - 提醒，Instagram 針對圖片有特別規範格式，可以參考在 Step 1. 新增 Content 這個欄位時的規範說明
  
• Caption: 帶入從前面 Airtable 取得的貼文文字、標籤 (Hashtags) 資料
  - 也可以再依讀者需求，新增要發佈在貼文內容的文字唷

• Record ID: 要帶入最前面第一個 Airtable 的資料 ID
  
• Post Status: 要記得選擇 Live，表示內容已經發佈到 IG 上
  - ps: 這邊的選項可能會依據讀者於 Step 1. 建立 Airtable 資料欄位、選項而異
  
• IG Post ID: 帶如前一個 Instagram 模組節點發文後所產生的 Post ID

• Event Name: 讀者可以依照需求自己增加文字，並帶入開頭 Airtable 的 Post 貼文文字內容
  - 如果貼文文字內容太長，建議可以再於 Airtable 內新增一個標題欄位，方便帶入 Google 日曆唷
• All Day Event: Yes
  - 此處可以依讀者需求而異，我們習慣將發文的日曆行程設定為整天
  - 讀者也可以設定 No，在 Google 日曆就會建立一個非整天的行程哦
• Start Date: 帶入最前面 Airtable 資料的 Date (發佈日期)
• End Date:
  - 因 Google 日曆都會需要帶入一個 End Date，如果讀者在 All Day Event 是選擇 Yes 的話，可以在這邊帶入 Airtable 的 Date 欄位資料即可
  - 如果不是選擇 All Day Event，可以多新增一個增加時間的參數，讓結束日期自動從 Date 資料欄位新增特定時間哦 (以我們下圖為例，為自動新增 2 小時。可再依需求選擇增加幾分鐘、幾秒鐘 … 等)

透過 Airtable 一鍵排程發佈 IG 貼文，自動同步行事曆，讓文章協作管理更有效率的自動化流程已完成！

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結論

🔗 如何運用 ChatGPT AI 自動生成圖文並茂的部落格內容，並一鍵高效管理文章狀態？
🔗 如何自動化「雙向」同步 Notion 與 Google Calendar 日曆？
🔗 如何透過 Google Sheets 試算表 與 Google Docs 文件來自動化文件套版流程？