【業務管理工作術】如何透過 ChatGPT 自動化 AI 商機分析,輕鬆摘要並優先排序客戶需求?

更新於 發佈於 閱讀時間約 8 分鐘

本次的 NoCode 工作術要來跟大家分享與業務 / 商機管理有關的內容,讓你輕鬆地優先處理有潛力的客戶,省下寶貴的業務管理時間!如果工作是擔任業務、或對業務 / 商機管理有興趣的讀者,快來看看吧!

本篇的內容是 NoTime NoCode 的 FB / IG 貼文 NoCode 工作術 #011 的詳細介紹說明文,如果還沒看過貼文的朋友,歡迎透過以下連結前往社群,看看我們製作的精美圖文唷!

🔗 IG 貼文傳送門

🔗 FB 貼文傳送門


NoCode 工作術,自動化 AI 商機分析的貼文示意

NoCode 工作術,自動化 AI 商機分析的貼文示意

歡迎訂閱《NoCode 工作術,工作更專注》電子報,在第一時間獲得最新的 NoCode 應用靈感



前情提要

以前處理大量潛在客戶的表單聯繫,總是不得不花費大量時間逐筆閱讀、評估機會,然後手動摘要重點、整理、跟同事溝通 ...

身為業務的你應該經常思考,如何在有限時間創造最大價值?也或許遇過以下情境:

  1. 拜訪客戶已塞滿工作時間,面對大量客戶表單聯繫,只能從第一筆開始逐筆閱讀評估機會、安排聯繫,能不能快速找到最有機會成交、規模又大的客戶?
  2. 收到文情並茂的長篇需求描述,總要花大量時間閱讀理解再手動摘要重點,再整理、brief 客戶需求給同事⋯

那你一定要看一下本週的工作術!這次跟大家分享如何透過 Zapier 自動化整合工具,把上面所分享的情境串起來並實現工作流程的自動化!

而這個自動化應用到底有什麼好處呢?

  1. 自動化歸整梳理大量客戶商機 / 聯繫: 不用花費大量時間逐一閱讀、分類、整理商機內容!
  2. 依指令 AI 自動評分商機、摘要客戶需求: 建立專屬你的商機辨識規則,AI 也能做出正確判斷!
  3. 輕鬆又快速地分派、優先順序商機: 依 AI 分析結果分派、排序,大幅減少人工判斷時間!

未來只要客戶聯繫表單收到一則新的回覆,ChatGPT AI 將自動依指令規則分析、評分、摘要表單需求內容,並將分析結果整理歸納至 Google Sheets!有效提升商機管理效率、再多客戶進線也能輕鬆搞定!

自動將 AI 分析的表單結果整理歸納至 Google Sheets 流程示意

自動將 AI 分析的表單結果整理歸納至 Google Sheets 流程示意




實作步驟簡介說明

要建立一個運用 AI 幫你自動過濾商機、摘要並優先排序客戶需求的流程,主要可分為三個主要的工具設定就可以完成囉!

🎉 如果你想了解關於此篇更詳細的操作步驟教學,歡迎透過此 🔗範本市集連結 前往我們的範本市集選購套用!

我們的教學內容主要會以 GIF 動圖具體呈現操作步驟細節,方便你了解細節的操作步驟!

有興趣的讀者可以前往我們的 🔗範本市集連結 選購套用唷~ 🎉


Step 1. 建立客戶聯繫表單

為了可以讓潛在客戶留下需求資訊並聯繫我們,可以事先在 Google Form 中建立一個資聯繫表單,並且包含希望潛在客戶提供的相關資訊 (e.g. 企業名稱、人數規模、需求類型、需求簡述 … 等)

建立聯繫表單示意

建立聯繫表單示意


Step 2. 設計與測試 AI prompt 指令

為了讓 AI (ChatGPT) 可以依據潛在客戶所填答的聯繫表單內容進行商機類型的分析、重要性的優先排序,建議可以先在 ChatGPT 中進行 Prompt 分析指令的測試,將表單填答內容帶入 AI 指令中,模擬後續自動化流程的實際狀況,最後將較滿意的測試指令儲存下來,以利後面步驟使用

設計 AI prompt 指令示意

設計 AI prompt 指令示意


Step 3. 透過 Zapier 串接數位工具

最重要的一個步驟,我們會透過 Zapier 這個自動化工具 (可被稱為數位工具界的膠水),在完全不需要寫任何程式的情況下,將不同的數位軟體 (e.g. Google 表單、Google Sheets、ChatGPT) 串接整合在一起!

以這次的情境為例,我們只需要在 Zapier 中設定 3 個 Zap 模組,分別是:

  1. 判斷 Google 表單是否有收到新的填答回覆 (New Form Response in Google Forms):
    • 此步驟會自動判斷當 Google 表單有收到新回覆時,就會觸發下一步流程
  2. 請 ChatGPT 依指令規則,針對表單回覆生成 AI 分析結果 (Send Prompt in OpenAI):
    • 此步驟會請 ChatGPT,自動依前一步驟表單所收到的新填答內容自動產出 AI 分析的結果
    • 而 ChatGPT 在這邊所使用的指令 (Prompt) 就是前面「Step 2. 設計與測試 AI prompt 指令」所設計、測試的指令哦
    • 你也可以將表單的其他參數 (e.g. 企業名稱、人數規模、需求類型、需求簡述 … 等) 帶入 ChatGPT 的指令中,方便 AI 提供更適合的分析
  3. 將表單回覆及 AI 分析結果更新回 Google Sheets 中
    • 最後一步驟,則是要將 AI 分析的結果再寫回 Google Sheets 中,方便後續進行業務商機的優先排序、聯繫使用


串接數位工具流程示意

串接數位工具流程示意


🎉 如果你想了解關於此篇更詳細的操作步驟教學,歡迎透過此 🔗範本市集連結 前往我們的範本市集選購套用!

我們的教學內容主要會以 GIF 動圖具體呈現操作步驟細節,方便你了解細節的操作步驟!

有興趣的讀者可以前往我們的 🔗範本市集連結 選購套用唷~ 🎉


上述步驟都設定好後,就成功為自己建立一個能自動化 AI 分析業務商機的流程囉~

交給 AI 幫你實現自動評分商機、摘要客戶需求,省下人力規整梳理的作業時間!專業的你就專心銷售吧!

自動將 AI 分析結果整理歸納至 Google Sheets 流程示意

自動將 AI 分析結果整理歸納至 Google Sheets 流程示意



延伸應用分享及結論

透過 NoCode 自動化工具 Zapier,在不需要寫程式的情況下,就可以建立一個自動分析業務商機的小工具!

除此之外,還有其他可以延伸的應用方式可以套用:

  1. 自動寄發 Slack 通知 AI 商機分析: 串接 Slack 自動訊息將 AI 商機分析結果通知團隊群組,重要客戶不漏接,即時掌握商機動態!
    • 第一時間掌握潛在客戶的需求並提供對應的聯繫對業務來說非常重要,而透過這個延伸應用,你與團隊在工作中所使用的通訊軟體收到的不再只是單純表單的回覆內容,還可以同時看到 AI 協助優先排序的分析結果,幫助你們以最快速度判斷商機,完成下一步的業務決策
Slack 通訊軟體通知新商機與 AI 分析結果示意

Slack 通訊軟體通知新商機與 AI 分析結果示意

  1. 自動生成客戶聯繫信件草稿: AI 評分商機後自動建立已預帶客戶資料的信件範本草稿至指定業務人員信箱,加速業務接洽流程!
    • 這個延伸應用更是幫助業務省下大量草擬聯繫信件的時間!收到潛在客戶的聯繫表單回覆後,只需要到信箱草稿區,馬上就可以看到一封封由 AI 幫你草擬好的信件內容,稍加調整後即可寄出聯繫,方便又快速!
AI 自動生成信件回覆範本示意

AI 自動生成信件回覆範本示意



你喜歡這次的主題內容嗎?

如果你覺得我們每週分享的內容對你有幫助,歡迎透過此 🔗連結 買杯咖啡支持我們吧!

或是有什麼其他情境想要了解的嗎?也歡迎留言或透過此 🔗表單連結 許願給我們哦~

閱讀過程中若有任何問題,都可以透過 NoTime NoCode IG (@notime_nocode) 私訊我們,或來信 contact@notimenocode.com 聯繫詢問 :)




想知道更多 NoCode 應用嗎?有興趣的話可以參考一下熱門的 NoCode 工作術文章:

🔗【會議必備】如何透過 AI (ChatGPT & Whisper) 自動生成會議紀錄及重點摘要?

🔗 如何自動化「雙向」同步 Notion 與 Google Calendar 日曆?

🔗 如何透過 Google Sheets 試算表 與 Google Docs 文件來自動化文件套版流程?

也歡迎追蹤我們 IG (@notime_nocode)!

每週更新 NoCode 工作術 ✨ 我們將持續和大家分享 NoCode 自動化工具,以及如何善用它來解決繁瑣任務、成為省時達人!

訂閱《NoCode 工作術,工作更專注》


#nocode #automation #工作效率 #工具分享 #notimenocode #make #zapier #nocode工作術 #openai #chatgpt #googleform #googlesheets #slack #gmail

這裡是 NoTime NoCode|簡化工作流程 的專題 - NoCode 工作術,工作更專注!每週更新 NoCode 工作術 ✨ 持續和大家分享 NoCode 自動化工具,以及如何善用它來解決繁瑣任務、成為省時達人!把時間和專注力還給自己!#nocode #automation #工具應用分享
留言0
查看全部
avatar-img
發表第一個留言支持創作者!
相信各位朋友們對於 ChatGPT, AI 都不陌生,但實際上你是否已經有在工作流程中導入 AI 並且運用它來實現工作任務了呢?又或是你一直煩惱或疑惑著不曉得該如何將 AI 納入工作流程中、又可以如何幫助我們提升工作效率呢?NoTime NoCode 今天和你分享 7 個實用的 AI 自動化工作應用
Browse AI 是一個能自動爬取、擷錄指定網站內容的 NoCode AI 工具!可以建立多個爬蟲機器人,在指定網站擷取特定資料並定期更新,還能自動彙整至 Google Sheets 或 Airtable 等資料庫中,省下手動複製、整理網站資訊的作業時間!不寫 Code 也能輕鬆建立爬蟲機器人!
掌握自動化備份信件流程的 NoCode 工作術,只要在 Gmail 的信件套用標籤,NoCode 幫你備份 Gmail 信件內容至 Notion 資料庫,做好 Email 備份與管理!讓你更有效率地歸檔存留重要信件並共享給團隊成員,輕鬆查找重要資訊!
API 是軟體串接的根本、資料互拋的媒介。它普遍出現在我們生活應用中,就是交換資訊的管道。透過 API 將不同軟體的資訊整合分享,既能將不同軟體的資料呈現在你的既有軟體,也能擴充新功能!現在 NoCode 自動化工具內含已整合好 API 的眾多軟體模組,讓你不用寫程式,選取想整合的軟體就能完成串接!
今天又到我們新工具開箱的時間~ 不曉得大家有沒有遇過在使用一些軟體工具 (e.g. Gmail、Notion、CRM ... 等工具) 時,會覺得如果這個軟體再多一點什麼功能就完美了的情境?或者就算那個軟體有外掛可以安裝,但好像還是無法符合自己需求? 這次發現一個可以讓你在既有軟體工具中自己建立客製
簡報是工作中不可或缺的重要溝通工具之一,讓「簡報套版及修改內容」任務輕鬆無比、全部交給自動化處理!未來只要在 Airtable 新增一筆資料,NoCode 幫你自動建立一份套版的 Google 簡報檔案;當然若一次新增 100 筆資料,也就可以直接獲得 100 份客製化的簡報檔案囉!
相信各位朋友們對於 ChatGPT, AI 都不陌生,但實際上你是否已經有在工作流程中導入 AI 並且運用它來實現工作任務了呢?又或是你一直煩惱或疑惑著不曉得該如何將 AI 納入工作流程中、又可以如何幫助我們提升工作效率呢?NoTime NoCode 今天和你分享 7 個實用的 AI 自動化工作應用
Browse AI 是一個能自動爬取、擷錄指定網站內容的 NoCode AI 工具!可以建立多個爬蟲機器人,在指定網站擷取特定資料並定期更新,還能自動彙整至 Google Sheets 或 Airtable 等資料庫中,省下手動複製、整理網站資訊的作業時間!不寫 Code 也能輕鬆建立爬蟲機器人!
掌握自動化備份信件流程的 NoCode 工作術,只要在 Gmail 的信件套用標籤,NoCode 幫你備份 Gmail 信件內容至 Notion 資料庫,做好 Email 備份與管理!讓你更有效率地歸檔存留重要信件並共享給團隊成員,輕鬆查找重要資訊!
API 是軟體串接的根本、資料互拋的媒介。它普遍出現在我們生活應用中,就是交換資訊的管道。透過 API 將不同軟體的資訊整合分享,既能將不同軟體的資料呈現在你的既有軟體,也能擴充新功能!現在 NoCode 自動化工具內含已整合好 API 的眾多軟體模組,讓你不用寫程式,選取想整合的軟體就能完成串接!
今天又到我們新工具開箱的時間~ 不曉得大家有沒有遇過在使用一些軟體工具 (e.g. Gmail、Notion、CRM ... 等工具) 時,會覺得如果這個軟體再多一點什麼功能就完美了的情境?或者就算那個軟體有外掛可以安裝,但好像還是無法符合自己需求? 這次發現一個可以讓你在既有軟體工具中自己建立客製
簡報是工作中不可或缺的重要溝通工具之一,讓「簡報套版及修改內容」任務輕鬆無比、全部交給自動化處理!未來只要在 Airtable 新增一筆資料,NoCode 幫你自動建立一份套版的 Google 簡報檔案;當然若一次新增 100 筆資料,也就可以直接獲得 100 份客製化的簡報檔案囉!
你可能也想看
Google News 追蹤
Thumbnail
大家好,我是woody,是一名料理創作者,非常努力地在嘗試將複雜的料理簡單化,讓大家也可以體驗到料理的樂趣而我也非常享受料理的過程,今天想跟大家聊聊,除了料理本身,料理創作背後的成本。
Thumbnail
哈囉~很久沒跟各位自我介紹一下了~ 大家好~我是爺恩 我是一名圖文插畫家,有追蹤我一段時間的應該有發現爺恩這個品牌經營了好像.....快五年了(汗)時間過得真快!隨著時間過去,創作這件事好像變得更忙碌了,也很開心跟很多厲害的創作者以及廠商互相合作幫忙,還有最重要的是大家的支持與陪伴🥹。  
Thumbnail
嘿,大家新年快樂~ 新年大家都在做什麼呢? 跨年夜的我趕工製作某個外包設計案,在工作告一段落時趕上倒數。 然後和兩個小孩過了一個忙亂的元旦。在深夜時刻,看到朋友傳來的解籤網站,興致勃勃熬夜體驗了一下,覺得非常好玩,或許有人玩過了,但還是想寫上來分享紀錄一下~
Thumbnail
我們深入探討了 Zapier 作為一種無代碼自動化工具的功能和使用方法,幫助用戶將超過 5000 種應用程式串接起來,從而自動化繁瑣的重複性工作。無需程式設計技能,用戶只需設定觸發條件和後續動作即可輕鬆開始使用。本文涵蓋了 Zapier 的基本概念、操作步驟及實際應用示例,幫助企業提高工作效率。
Thumbnail
這篇文章探討如何使用 VBA 來設計一個隨機生成不重覆的排班表,解決依據每日、每站、每人進行的排班需求。文章分享了設定人員、站點及工作日的基本步驟,並使用 AI - ChatGPT 4o 做為互動,最終產生了滿意的結果,並提供了一個 VBA設計完成 的影片 以及 免費的檔案下載。
Thumbnail
激烈的商業環境中,企業領導人無不尋求提高效率和生產力的新方法。人工智慧(AI)正逐漸成為他們的首選工具。 從自動化日常任務到提升決策質量,AI正在改變我們的工作方式,使員工能夠將更多時間和精力投入到更具創造性和戰略性的工作中。這篇文章將探討AI如何減少工作勞累,並分析企業如何利用這一技術優勢。
背後的機制是: 人類用戶:設定目標 AI Agent:定義任務排序任務 (Defining and Sequencing Tasks),執行任務 (Task Execution),評估 (Evaluation) 而這途中,AI Agent可以使用大語言模型,可以使用網路,可以使用其他工具。
Thumbnail
行銷人下指令,AI生成自動執行 文/詹致中 圖/GoSky提供   2022年底ChapGPT橫空出世,身處海嘯第一排SaaS企業感受革命襲來。即便進入2024年,技術更迭仍未停歇。各家企業不斷思索,該如何搶上噴發的AI火箭,而不被甩下遭市場淘汰。台灣募資累積近億元、專注Social CRM(
Thumbnail
在信息過載的時代,效率管理至關重要。本文介紹如何利用 AI 工具和 Notion 來建立全新的自動化工作流,特別是如何將 Notion 和 Google Form 完美融合,讓工作流程更加高效、個性化。通過免費的外掛程式和基本設定,可以大大節省複製貼上資料的時間,並實現自動化表單回饋。
Thumbnail
業務流程自動化 (BPA, Business Process Automation) 是一種利用技術工具和系統,來自動執行、監控和管理企業流程的方法。企業需要以更少的資源做更多的事,來確保流程達到高效率的目的。許多企業開始建置業務流程自動化作業,解決工作流程中的獨特問題,將生產力最大化。
Thumbnail
當今競爭激烈的商業環境中,客戶滿意度是企業成功的關鍵之一。本文將深入探討AI技術如何在訂單處理系統中發揮關鍵作用,提高客戶滿意度並改善客戶體驗。隨著消費者期望不斷提高,企業需要更快、更精確、更個性化的訂單處理方式。
Thumbnail
大家好,我是萊丘,今天要與大家分享的是 OpenAI最新公布的AI提示詞生成指南。這份指南分成六大要點,幫助我們如何有效地跟ChatGPT互動,就算你不會寫 code 也可以輕鬆掌握。 要點一:指令清晰且具體 大家都知道,ChatGPT 雖然聰明,但它不是讀心術的高手,所以我們需
Thumbnail
大家好,我是woody,是一名料理創作者,非常努力地在嘗試將複雜的料理簡單化,讓大家也可以體驗到料理的樂趣而我也非常享受料理的過程,今天想跟大家聊聊,除了料理本身,料理創作背後的成本。
Thumbnail
哈囉~很久沒跟各位自我介紹一下了~ 大家好~我是爺恩 我是一名圖文插畫家,有追蹤我一段時間的應該有發現爺恩這個品牌經營了好像.....快五年了(汗)時間過得真快!隨著時間過去,創作這件事好像變得更忙碌了,也很開心跟很多厲害的創作者以及廠商互相合作幫忙,還有最重要的是大家的支持與陪伴🥹。  
Thumbnail
嘿,大家新年快樂~ 新年大家都在做什麼呢? 跨年夜的我趕工製作某個外包設計案,在工作告一段落時趕上倒數。 然後和兩個小孩過了一個忙亂的元旦。在深夜時刻,看到朋友傳來的解籤網站,興致勃勃熬夜體驗了一下,覺得非常好玩,或許有人玩過了,但還是想寫上來分享紀錄一下~
Thumbnail
我們深入探討了 Zapier 作為一種無代碼自動化工具的功能和使用方法,幫助用戶將超過 5000 種應用程式串接起來,從而自動化繁瑣的重複性工作。無需程式設計技能,用戶只需設定觸發條件和後續動作即可輕鬆開始使用。本文涵蓋了 Zapier 的基本概念、操作步驟及實際應用示例,幫助企業提高工作效率。
Thumbnail
這篇文章探討如何使用 VBA 來設計一個隨機生成不重覆的排班表,解決依據每日、每站、每人進行的排班需求。文章分享了設定人員、站點及工作日的基本步驟,並使用 AI - ChatGPT 4o 做為互動,最終產生了滿意的結果,並提供了一個 VBA設計完成 的影片 以及 免費的檔案下載。
Thumbnail
激烈的商業環境中,企業領導人無不尋求提高效率和生產力的新方法。人工智慧(AI)正逐漸成為他們的首選工具。 從自動化日常任務到提升決策質量,AI正在改變我們的工作方式,使員工能夠將更多時間和精力投入到更具創造性和戰略性的工作中。這篇文章將探討AI如何減少工作勞累,並分析企業如何利用這一技術優勢。
背後的機制是: 人類用戶:設定目標 AI Agent:定義任務排序任務 (Defining and Sequencing Tasks),執行任務 (Task Execution),評估 (Evaluation) 而這途中,AI Agent可以使用大語言模型,可以使用網路,可以使用其他工具。
Thumbnail
行銷人下指令,AI生成自動執行 文/詹致中 圖/GoSky提供   2022年底ChapGPT橫空出世,身處海嘯第一排SaaS企業感受革命襲來。即便進入2024年,技術更迭仍未停歇。各家企業不斷思索,該如何搶上噴發的AI火箭,而不被甩下遭市場淘汰。台灣募資累積近億元、專注Social CRM(
Thumbnail
在信息過載的時代,效率管理至關重要。本文介紹如何利用 AI 工具和 Notion 來建立全新的自動化工作流,特別是如何將 Notion 和 Google Form 完美融合,讓工作流程更加高效、個性化。通過免費的外掛程式和基本設定,可以大大節省複製貼上資料的時間,並實現自動化表單回饋。
Thumbnail
業務流程自動化 (BPA, Business Process Automation) 是一種利用技術工具和系統,來自動執行、監控和管理企業流程的方法。企業需要以更少的資源做更多的事,來確保流程達到高效率的目的。許多企業開始建置業務流程自動化作業,解決工作流程中的獨特問題,將生產力最大化。
Thumbnail
當今競爭激烈的商業環境中,客戶滿意度是企業成功的關鍵之一。本文將深入探討AI技術如何在訂單處理系統中發揮關鍵作用,提高客戶滿意度並改善客戶體驗。隨著消費者期望不斷提高,企業需要更快、更精確、更個性化的訂單處理方式。
Thumbnail
大家好,我是萊丘,今天要與大家分享的是 OpenAI最新公布的AI提示詞生成指南。這份指南分成六大要點,幫助我們如何有效地跟ChatGPT互動,就算你不會寫 code 也可以輕鬆掌握。 要點一:指令清晰且具體 大家都知道,ChatGPT 雖然聰明,但它不是讀心術的高手,所以我們需