【自動化信件套版】Notion 資料自動同步至 Gmail 建立信件草稿！一鍵寄出個人化通知信件！

本週的 NoCode 工作術主題將與大家分享如何透過 Notion 進行信件管理。對於經常需要以 Email 撰寫高重複性內容的讀者而言，這將有助於節省手動撰寫每封信件所需的時間。我們將透過自動化從 Notion 資料庫中進行信件草稿的建立、寄送流程，提高處理 Email 的效率！

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NoCode 工作術，一鍵寄出個人化通知信件貼文示意

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前情提要

過去，我們經常需要大量寄信給潛在客戶，即使已經有信件範本可用。然而，為了提高轉換率，我們必須根據不同產業的客戶情境微調內容。這個過程相當繁瑣且耗時，尤其在工作繁忙的情況下，不得不撥出時間撰寫內容相對重複的信件。

也或許曾經遇到以下類似情境：

1. 在 Notion 管理專案任務，每當有重大進度或更新，希望能透過 Email 正式同步給團隊或外部合作夥伴，總不免手動將 Notion 資料複製至信件內文再寄出...
2. 使用 Notion 管理新商機、客戶清單，每收到一筆新資料要主動發信聯繫時，總需一封封至 Gmail 建立信件再將 Notion 客戶資訊、需求情境複製貼上，費時又費力...
   

這次將跟大家分享如何透過 Make 自動化整合工具，把上面所分享的情境串起來並實現工作流程的自動化！

而這個自動化應用到底有什麼好處呢？

1. 即時更新！Gmail 自動取得最新資訊: 自動同步最新客戶、專案資料至 Gmail 信件草稿！
2. 避免失誤！資料庫自動同步，不怕手誤: 發信時也無需再開啟 Notion 資料庫檢視、比對詳細內容！
3. 省時省力！節省手動建立、編輯信件時間: 自動化生成已套版的信件草稿，寄發信件就在一瞬間！
   

未來只要在 Notion 資料庫中新增一筆資料並變更為指定狀態（ex. 建立草稿），系統會幫你自動將 Notion 資料內容填入指定信件範本，並將「已帶入 Notion 資料」的 Gmail 信件儲存為草稿！為你省下手動一封封建立 Gmail 信件且在跨視窗間來回複製貼上的瑣碎時間！

自動將 Notion 資料內容填入指定信件範本並儲存為草稿示意

實作步驟簡介說明

要建立一個 Notion 資料自動同步至 Gmail 建立信件草稿的流程，主要可分為三個主要的工具設定就可以完成囉！

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Step 1. 建立 Notion 資料庫

為了資料統一管理的方便性，可以先建立欲同步至信件草稿的 Notion 資料欄位（ex. 客戶資料、專案任務），並預留 「狀態」 欄位，以利後續觸發自動化在 Gmail 建立套版信件草稿的流程

建立 Notion 資料庫示意

Step 2. 設計信件範本

在設計信件範本時，先建立一個較有彈性的架構，留出的位置才可以容納從前一步驟 Notion 資料庫中取得的欄位資訊。這樣有助於確保每封信件都能根據特定情境進行個人化，以滿足不同客戶和團隊在溝通上的各種需求。

設計信件範本示意

Step 3. 透過 Make 串接數位工具

最重要的一個步驟，我們會透過 Make 這個自動化工具 (可被稱為數位工具界的膠水)，在完全不需要寫任何程式的情況下，將不同的數位軟體 (e.g. Notion、Gmail) 串接整合在一起！

以這次的情境為例，我們只需要在 Make 中進行 2 個模組節點及 1 個篩選條件的設定，分別是：

1. [Notion 模組節點 - Watch Database Items] 判斷 Notion 資料庫是否有新增 / 更新的項目:
2. • 此步驟會自動判斷當 Notion 資料庫中有新增 / 更新項目時，就會觸發下一步驟的流程
     
2. [Gmail 模組節點 - Create a Draft] 於 Gmail 中建立信件草稿:
3. • 此步驟會自動取得前面 Notion 資料庫中所新增 / 更新的資料庫項目、欄位資料，帶入信件範本內並儲存在 Gmail 草稿中
   • 你也可以依需求決定哪些 Notion 資料庫項目中的欄位資料需要被帶入到此 Gmail 模組節點的不同設定中 (e.g. 信件標題、內文、收件人 …等)，方便優化整個信件擬定與寄出的流程
3. [篩選條件設定]
4. • 最後一步驟，是在 Notion 及 Gmail 兩個模組節點都設定完後，於中設定一個資料篩選條件，只有於 Notion 中「資料狀態」欄位符合「建立草稿」的資料，才會被允許進行 Gmail 信件草稿的建立
   • 在上述提到的 Notion「資料狀態」是我們在 Step 1 建立 Notion 資料庫時需新增的其中一個欄位，它被用作自動化流程的控制機制。這個欄位的作用在於避免你在 Notion 中新增或更新項目但尚未完成時，系統就自動建立 Gmail 信件草稿的情況發生

串接數位工具流程示意

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上述步驟都設定好後，就成功為自己建立一個能自動化信件套版的流程囉～

未來重複性高的 Email 處理作業就交給自動化工具吧！它會幫你將 Notion 資料自動同步至 Gmail 建立信件草稿，省下手動一封封建立 Gmail 信件且還要在跨視窗間來回複製貼上的瑣碎時間！

自動將 Notion 資料內容填入指定信件範本並儲存為草稿示意

延伸應用分享及結論

透過 NoCode 自動化工具 Make，在不需要寫程式的情況下，就可以建立一個自動信件套版的小工具！除此之外，還有其他可以延伸的應用方式可以套用:

1. 依表單回覆，自動生成信件草稿: 透過表單接收客戶需求，可直接將表單回應需求內容整理至聯繫信件內文，方便業務人員快速跟進接洽！依表單回覆，自動生成信件草稿示意

• 第一時間掌握潛在客戶的需求並提供相應聯繫，在業務流程中扮演著舉足輕重的角色。而透過這一個延伸的自動化應用，你和團隊在工作中若收到來自潛在客戶透過表單的聯繫需求，就可以輕鬆將相關資訊自動匯入回信的內容中，迅速完成回覆信的草稿，把握即時回應的關鍵時機。

依表單回覆，自動生成信件草稿示意

2. 依資料狀態建立不同人員的信件草稿: 在 Notion 資料中可指派信件跟進任務給不同負責人員， 亦可自動化實現將信件草稿儲存在對應指派人員的信箱中！

1. • 在團隊中，若涉及多位業務或客服成員，或許需要根據不同的資料，將項目指派給相應的人員進行聯繫和回覆。而透過這個延伸的自動化應用，不僅能夠方便快速地於 Notion 進行資料項目的指派，同時也能夠幫助相關人員迅速起草初步的信件內容，大幅提升聯繫效率！

依資料狀態建立不同人員的信件草稿示意

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