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如何透過 NoCode 工具 Airtable 建立一個方便統整 Email 名單 & 寄發客製化信件的管理系統？
2023/04/30閱讀時間約 12 分鐘
Hello 各位 NoTime Nocode 的朋友，連假週末愉快～ 👋
久違的 NoCode 工作術分享，今天想跟大家分享如何透過 NoCode 工具 Airtable (資料庫管理工具) 建立一個方便統整 Email 名單 & 寄發客製化信件的管理系統，讓你輕鬆管理名單、一鍵寄發通知信！
本篇是 NoTime NoCode 的 FB / IG 貼文 NoCode 工作術 #006 的詳細介紹說明文，如果還沒看過貼文的朋友，歡迎透過以下連結前往社群，看看我們製作的精美圖文唷！
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前情提要
過去若有一批 Email 名單，要針對不同狀態的名單寄發對應的客製化信件，要不是在 Excel / Google Sheets 跟 Email 系統間切換作業，就是在電子報系統上重複匯入、篩選、寄出 ⋯ 等，無論哪種方式都超級花時間！
後來比較熟悉 Airtable (資料庫管理工具) 後，覺得它內建的功能愈來愈強大，想要實作的工作流程自動化幾乎都可以直接在 Airtable 中完成！
所以今天想分享如何透過 Airtable 建立一個方便統整 Email 名單 & 寄發客製化信件的管理系統，無論是要建立不同情境的信件範本、管理不同類型的名單狀態、即時 / 排程寄出特定信件，都可以直接在 Airtable 後台完成哦！
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什麼是 Airtable 資料庫管理工具？
你可以把 Airtable 想像成強化版的 Excel 或 Google Sheets！
它是一個彈性、易用的資料庫和專案管理平台，提供用戶內容管理、表單、任務管理、圖表、自動化流程等功能， 協助你在資料的前、中、後都能最大化工作效率！
如果讀者還沒有使用過的話，歡迎透過 NoTime NoCode 的此 🔗Airtable 專屬連結 註冊玩玩看唷～
應用情境
覺得上述內容有那麼一點吸引到你，但又不太確定可以在什麼情境使用嗎？
以下分享我們過去協助客戶及內部的常見情境。如果你有其他情境想法，也歡迎透過此 🔗表單連結 分享給我們唷～
1. 舉辦審核制報名活動
在一些活動報名的情境中，那些透過網站、表單、LINE 收到的名單資料，總是會先整理到 Excel / Google Sheets 等資料表中，再依據不同的報名場次、報名者狀態 … 等進行篩選，再逐一或批次將名單手動複製貼至 Email 寄發通知信嗎？
2. 新人履歷審核邀約面試
每到新人招募時節，應徵者透過人力銀行、人資系統、Email 寄信投遞履歷，就算資料經過整理後，總是還要跨部門在雲端資料夾或 Excel / Google Sheets 試算表篩選人選、並設定審核狀態後，再逐一寄出面試邀請信件通知候選人嗎？
3. 面對大量客戶諮詢填單
最後一個也蠻常見的情境，是今天潛在客戶經由廣告、官網、LINE … 等渠道，對我們發出購買需求的諮詢、疑問時，總是要在閱讀一則則的諮詢內容後，逐步草擬一封封信件並寄出，在諮詢表單、CRM 及 Email 系統中跨視窗間落入無限循環的時間黑洞嗎？
現在都不用再這麼麻煩了，NoCode 工作術跟你分享更有效率的解決方案！
透過 Airtable 內建的表單工具與資料表，除了可以幫你統一收集、管理不同狀態的名單及信件範本外，還能直接串接第三方的 Email 服務 (Gmail、Outlook)，讓你針對不同條件的名單，一鍵 / 排程自動寄發個人化的信件通知！
更棒的是，今天你還可以將外部的名單手動、自動匯入 Airtable 資料庫中！所以就算名單不是透過 Airtable 收集的，也可以匯入資料庫，利用原本就已經建立好的信件範本及流程，幫你提高寄發個人化信件通知的效率、方便統一管理各種名單資料～
如果讀者還沒有使用過 Airtable 的話，歡迎透過 NoTime NoCode 的此 🔗Airtable 專屬連結 註冊玩玩看這個強大的資料管理系統唷～
你覺得這個應用可以套用到其他更適合的情境嗎？也可以留言分享給我們 ：）
實作簡介說明
要建立一個方便統整 Email 名單 & 寄發客製化信件的管理系統，只需要在 Airtable 進行簡單的三個步驟設定，就可以完成！
Step 1. 建立信件範本庫
在 Airtable 中，建立一個存放常用信件範本內容的資料表，包含範本名稱、信件標題、信件內文 … 等，也可以在內文中預留例如 {{name}} or {{date}} 等個人化參數，方便後續帶入名單的個人化資訊，寄發客製化信件通知！
Step 2. 建立名單管理資料表
另外建立一個獨立的名單管理資料表，包含收件者姓名、信箱等所需資訊 (依據讀者情境而異)，並設置 1.) 關聯信件範本庫、2.) (觸發) 信件寄發狀態欄位。這些資料都將被用於 Step 3 的自動化流程中！
Step 3. 設定自動化流程
透過 Airtable 內建的自動化流程建立工具 (Automations)，設定讓系統依據名單資料表中特定欄位的狀態變更時，自動寄出對應並帶入參數的個人化通知信內容。包含以下自動化邏輯:
1.) 當名單資料狀態更新時，觸發以下自動化流程
2.) 當上述資料的特定欄位狀態等於指定狀態 (e.g. Ready To Send) 時，透過 Gmail 自動寄信
3.) 綁定 Gmail 帳號 (也可以依讀者需求改為 Outlook)，設定寄發的信件內容資訊
4.) 完成寄信時，同步更新名單資料狀態，以利於資料表後台辨別哪些名單已完成信件通知
上述步驟都設定好後，就成功為自己建立一個方便統整 Email 名單 & 寄發個人化信件的管理系統囉！幫助你節省跨在 Excel 跟 Email 系統視窗的切換作業，有效管理名單，還能關聯常用信件範本庫，一鍵寄發個人化的專屬信件，大幅提升寄信效率！
延伸應用分享
除了上面介紹如何打造一個方便管理 Email 名單 & 寄發個人化信件的系統外，還可以有什麼延伸的應用情境呢？
在此分享另外兩個延伸的情境：
1. 名單審核查詢系統
還記得我們上一篇介紹的 Softr 網站建置工具嗎？
還沒看過的讀者可以參考該篇的連結：🔗 透過 NoCode 網站建置工具 Softr，即使不懂設計、不懂程式也可以 10 分鐘建立一個快速實現想法的網站
因為 Softr 本身就是以 Airtable 資料庫作為呈現網站上資料的來源，所以當我們已經將名單資料匯入製作好的名單與信件管理後台後，可以將 Airtable 的資料庫與 Softr 串接起來，建立一個對外公開 / 對內的名單查詢系統，方便活動報名者、 潛在招募人選自行查詢審核狀態與資料。
2. 自動化旅程通知信件應用
除了手動審核第一批名單寄發通知信後，還希望可以依據該名單的不同狀態、互動時間 (e.g. 3 天後、30 天後 … 等) 來通知特定訊息給不同對象嗎？
在行銷溝通領域的應用上，有一個叫「自動化旅程」的概念，系統能依據事先設定的通知邏輯，依據名單的不同狀態、互動時間、條件 … 等，自動觸發、寄出符合該狀態的信件通知，解放原本行銷同仁需人工判斷名單狀態、手動寄出信件的時間！
舉個例子，今天有潛在顧客填寫表單報名了一場活動，在人員於後台審核報名成功後，系統除了會寄出一個報名成功的通知信外，也可以設定系統在活動前三天、當天，自動寄出一個活動通知提醒信給顧客，省下人員還需要一個個提醒活動報名者參加活動的通知
以此類推，我們也可以設定一系列的自動旅程電子報給加入我們服務的會員，第一天寄發歡迎信件、第三天寄成功案例信件以利參考、第七天寄發教學信件 … 等，讓會員覺得備受重視，進而提高相關的轉換率 … 等
只要依據 Airtable 內各自資料不同的狀態標籤，就可以設定系統自動寄發不同旅程階段的通知信件，方便自己在多階段的通知、互動流程中，解放時間，專注在更重要的事情上！
針對以上延伸應用，如果你有其他情境想法，也歡迎透過此 🔗表單連結 分享給我們唷～
結論
透過 NoCode 工具 Airtable 建立一個方便統整 Email 名單 & 寄發客製化信件的管理系統後，將能幫助你節省在跨 Excel / Google Sheets 跟 Email 系統視窗的切換作業時間，有效管理名單，還能關聯常用信件範本庫，一鍵寄發個人化的信件，大幅提升作業效率！
若再加上延伸分享的情境應用，這個系統還可以幫助內 / 外的使用者，更方便地查詢資料、獲得更流暢的顧客體驗旅程！
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閱讀過程中若有任何問題，都可以透過 NoTime NoCode IG (@notime_nocode) 私訊我們，或來信 [email protected] 聯繫詢問 ：）
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