【職人觀點】流程的建立,是為了解決三種問題,但也可能掉入三個經驗陷阱

閱讀時間約 4 分鐘

流程,對你意味著什麼?

​可以帶來降低風險、提高效率,還是例行公事、死板不知變通?今天看到劉潤的一篇文章中提到,流程存在的本質,是為了解決三種問題:

一、一套嚴謹的流程,可以減少複雜帶來的麻煩。
二、一套明確的流程,可以降低嘗試帶來的耗損。
三、一套合理的流程,能規避權責利對等的漏洞。

​所以說,流程的建立並不是為了製造官僚主義,而是為了彌補官僚主義。

...

對此,我有很深的感觸。為什麼在組織中,有些流程最終都會流於形式化?我想是掉入了三個經驗陷阱:

陷阱一、你應該知道我說的那個。
陷阱二、我們以前都是這樣做的。
陷阱三、我們都有把數據留下來。

​在一個流程中,定義不清的數據或目標,往往就是災難的開始。

​大家各自展開達成目標的對策與評估,召開了會議;然後,發現彼此所談的目標並不一致。更多時候可能連談都沒談,就沿用過去的認知來理解並認定對方應該也知道,其實對於流程中的現況與目標沒有共識,自然對於問題的理解也會大不相同。

​流程中模糊不清的數據單位、定義與解釋造成誤解,這就是流程隨著時間推進可能掉入的第一個陷阱。

​第一個陷阱與流程的定義有關,而第二個陷阱則和流程的使用習慣有關。

​你可曾想過,現在工作上使用的流程與相關的管理機制、報表,真的還符合任務上的需求嗎?如果你不這麼認為,那麼又為此做出了什麼改變呢?這不是件容易的事,因為往往會觸及工作流程與組織機制上的調整,而且會影響到許多人。

因此,多數人不會去想這件事;即使覺得有問題,一想到改變上的複雜度也就放棄了。即使有人發現了問題,也可能因為涉及組織分工與機制層面的考量,而打消了改善的念頭。

這其實正是缺乏「上游思維」的思考方式,所以一直忙於在下游解決層出不窮的問題,卻不願意到上游看看發生了什麼事?愈是大型企業或歷史悠久的公司,往往容易陷入這種「流程形式化」的盲點。

另一種「流程形式化」則是直接套用其他單位、商品或公司的基準。

特別是過往的成功經驗,常會令我們不假思索的就沿用既有的流程、機制與形式,而不自覺可能有不合適、需要調整的部分;若是以此做為決策或行動的依據,導向錯誤方向的機會也會增加。

第三個陷阱,常發生於組織或公司的管理者身上,對於流程缺乏正確認知。

建立了流程,那麼流程進行中所產生的數據和資訊,應該都會被保留下來;那麼後續發生異常或問題時,就可以藉由這些數據來找出原因並且改善,甚至可以進一步做到預警機制。

​以上是數據完全發揮效用時,可以達到的效益。但前提是有人得去運用這些數據進行監控、分析與做出應對;這些並不會自然而然就會發生的結果,更不會伴隨著數據的紀錄而一同產生。

​況且,流程中所記錄下來的數據,也許離「可分析」用的數據還有一段不小的據理,是需要清洗與轉換的;此外,該使用何種分析方法、如何整合為可以監控的數值化指標,也是需要投入時間與精力來設計與驗證的。​

...

那麼,該如何避免掉入這三個經驗陷阱?如何善用流程的正面效用來解決前面提到的三種問題呢?

​我想定期的檢視流程的脈絡與數據蒐集的機制,是否需要與時俱進是最關鍵、也是最基本的一件事;此外,盡可能用量化數據來對話,取代憑感覺與經驗來判斷,也別忘了數據背後的脈絡所代表的涵義。

如此一來,就可以避免流程變成官僚主義的幫兇。



劉奕酉|鉑澈行銷顧問策略長、企業培訓顧問、暢銷書作者

擁有高科技產業十多年策略行銷與高階幕僚經歷,為台灣少數具有深厚實務背景的商務顧問,專注提供企業與職場工作者在思考、表達與問題解決領域的培訓與顧問服務。同時也是職場生產力作家,多家出版社、社群媒體指定邀稿對象;一年閱讀百本書、寫作百篇以上職場文章,以知識萃取、高效產出與全息圖解而廣受好評。

相關著作:《我用模組化簡報,解決99.9%的工作難題》、《高產出的本事》、《20道資料視覺化難題全解析》、《高勝算的本事:用數據思維打造破局思考力

培訓、講座、專欄、顧問服務邀約,或文章轉載授權請私訊聯繫 ([email protected])

不只給你知識,更給你贏得職場賽局的本事。 分享書選閱讀、全息圖解、職人觀點與萃取技術,讓你在知識變現的時代,獲得學習成長與高效產出的養分。
留言0
查看全部
發表第一個留言支持創作者!
看了華為內部一篇很火的文章,談到什麼是內卷?摘錄一些重點,與記錄下自己的看法。​
當你遇到了工作上的難題,希望透過上一門課、看一本書來提升自己的能力。聽起來很合理,對吧?其實這時候可能落入了邏輯上的偏誤。你遇到難題無法解決,覺得是個人能力不足的問題;上課或閱讀學習可以提升能力。於是將兩者劃上因果關係,認為上課或閱讀可以解決工作上的難題。先停在這裡,現在想想:你是想解決工作上的難題
這幾年愈來愈多關於「個人品牌」的議題,成為斜槓工作者或自雇者,已經成為許多年輕人的職涯目標,以及中年轉業的選項之一。自己成為自雇者也已經第七年了,這些年我見過許多半路就打退堂鼓的人,資淺的可能沒想清楚、資深的則是自以為想清楚了。在成為自雇者之前,我建議可以先思考以下四個問題。
前幾天寫了篇自雇者的四個破局思路,以及自雇者的十個真相。獲得了一些討論與交流的機會,也讓我反思了更多自己在實踐的經驗和細節,整理出這篇內容來談談自雇者的九項成長修煉。
關於自雇者的十個真相。做為自雇者,需要鍛鍊內心的確定性,來面對更為不確定的環境。如果你需要尋找一個確定性更高的環境,來減少內心的不確定性所帶來的焦慮,別做自雇者。
昨日在一場演講中分享了自雇者的心路歷程。​一路上會遇到各種挫折與挑戰,未來前行的道路上也還會有。但如果能多一些思維上的提醒,或許就能避開一些不必要的陷阱,或是以另一種心態看待所謂的機會、挑戰與阻礙。我總結了四個思路分享給想要或正在成為自雇者的你。
看了華為內部一篇很火的文章,談到什麼是內卷?摘錄一些重點,與記錄下自己的看法。​
當你遇到了工作上的難題,希望透過上一門課、看一本書來提升自己的能力。聽起來很合理,對吧?其實這時候可能落入了邏輯上的偏誤。你遇到難題無法解決,覺得是個人能力不足的問題;上課或閱讀學習可以提升能力。於是將兩者劃上因果關係,認為上課或閱讀可以解決工作上的難題。先停在這裡,現在想想:你是想解決工作上的難題
這幾年愈來愈多關於「個人品牌」的議題,成為斜槓工作者或自雇者,已經成為許多年輕人的職涯目標,以及中年轉業的選項之一。自己成為自雇者也已經第七年了,這些年我見過許多半路就打退堂鼓的人,資淺的可能沒想清楚、資深的則是自以為想清楚了。在成為自雇者之前,我建議可以先思考以下四個問題。
前幾天寫了篇自雇者的四個破局思路,以及自雇者的十個真相。獲得了一些討論與交流的機會,也讓我反思了更多自己在實踐的經驗和細節,整理出這篇內容來談談自雇者的九項成長修煉。
關於自雇者的十個真相。做為自雇者,需要鍛鍊內心的確定性,來面對更為不確定的環境。如果你需要尋找一個確定性更高的環境,來減少內心的不確定性所帶來的焦慮,別做自雇者。
昨日在一場演講中分享了自雇者的心路歷程。​一路上會遇到各種挫折與挑戰,未來前行的道路上也還會有。但如果能多一些思維上的提醒,或許就能避開一些不必要的陷阱,或是以另一種心態看待所謂的機會、挑戰與阻礙。我總結了四個思路分享給想要或正在成為自雇者的你。
你可能也想看
Google News 追蹤
Thumbnail
接下來第二部分我們持續討論美國總統大選如何佈局, 以及選前一週到年底的操作策略建議 分析兩位候選人政策利多/ 利空的板塊和股票
Thumbnail
🤔為什麼團長的能力是死亡筆記本? 🤔為什麼像是死亡筆記本呢? 🤨作者巧思-讓妮翁死亡合理的幾個伏筆
Thumbnail
幾經思考,我決定從心法、技巧和體現(心技體)切入,從策略思維、策略分析與案例解析三個構面,挑選我認為對於商業策略分析的思維養成與提升有所助益的十本好書,以及做為延伸閱讀的參考書目。
Thumbnail
機會,是留給準備好的人。但是你準備好了,其實去創造自己的機會就好。不需要是最厲害的那個,只要是最合適的就行了。沒能掌握到機會,自己創造機會總抓得到吧?
Thumbnail
工作一段時間的人,大多會體認到提問的重要性。我想對吧?​問對一個好問題,往往比答案本身更有價值;特別是在組織或團體中,也許別人能給出自己沒想到的好答案。但是,為什麼提問的能力不容易養成?
Thumbnail
成熟,就是有能力拒絕一個好的選擇,目的是要追求其他更好的選擇。那麼,要如何知道自己「還沒想清楚」這些事?
Thumbnail
流程的設立是為了解決三種問題,但同時也可能掉入三個經驗陷阱。該如何避免掉入這三個經驗陷阱?如何善用流程的正面效用來解決前面提到的三種問題呢?
Thumbnail
成長的第一步,學會踏入職場該有的心態 如何正常的與人交流,如何讓對方喜歡自己,學會待人處事的道理,在學校、在職場、在所有種種與人相處的過程裡,如何只讓對方看見自己好的一面,尤其是在長大以後,我們已脫離那青澀的學校時光,踏入了人生中會陪伴我們最長時間的地方,「工作職場」,在電視劇中常常看到,其中裡面的
Thumbnail
近期台北市前市長柯文哲在政大演講談到低薪問題,他有提到因為教育部的魄力與執行低下讓該退場的科系沒退場而導致大量的大學生畢業的起薪過低,好。說到這,本人沒有要談任何政治問題,我想要就另一個角度去陳述我的個人看法,就是「文化」。 (新聞連結 https://news.ltn.com.tw/news/po
Thumbnail
去年表弟剛進入職場,聊天過程中讓我有機會回想當初,思考我可能會告訴過去的自己什麼,藉以跟他分享並提供一點鼓勵。 第一個提醒是很殘酷的老生常談,職場真的不是學校; 第二個提醒是不用太害怕犯錯; 第三個提醒是臉皮真的要厚一點; 如果有人能夠借鑒我的經驗被鼓勵到,那就太好了, 祝福所有的新鮮人。
Thumbnail
新創公司在草創時期,便設置專業的HR甚至是人資部門,就能專注在核心事業的發展。因為專業人資能夠: • 建立基礎的人資管理政策與流程 • 妥善保存員工紀錄作為後續應用 • 促進團隊不斷成長 • 確保組織內部規範符合法令 • 改善員工的身心健康 • 建立多元包容的職場環境 • 為企業未來的發展超前部署
Thumbnail
接下來第二部分我們持續討論美國總統大選如何佈局, 以及選前一週到年底的操作策略建議 分析兩位候選人政策利多/ 利空的板塊和股票
Thumbnail
🤔為什麼團長的能力是死亡筆記本? 🤔為什麼像是死亡筆記本呢? 🤨作者巧思-讓妮翁死亡合理的幾個伏筆
Thumbnail
幾經思考,我決定從心法、技巧和體現(心技體)切入,從策略思維、策略分析與案例解析三個構面,挑選我認為對於商業策略分析的思維養成與提升有所助益的十本好書,以及做為延伸閱讀的參考書目。
Thumbnail
機會,是留給準備好的人。但是你準備好了,其實去創造自己的機會就好。不需要是最厲害的那個,只要是最合適的就行了。沒能掌握到機會,自己創造機會總抓得到吧?
Thumbnail
工作一段時間的人,大多會體認到提問的重要性。我想對吧?​問對一個好問題,往往比答案本身更有價值;特別是在組織或團體中,也許別人能給出自己沒想到的好答案。但是,為什麼提問的能力不容易養成?
Thumbnail
成熟,就是有能力拒絕一個好的選擇,目的是要追求其他更好的選擇。那麼,要如何知道自己「還沒想清楚」這些事?
Thumbnail
流程的設立是為了解決三種問題,但同時也可能掉入三個經驗陷阱。該如何避免掉入這三個經驗陷阱?如何善用流程的正面效用來解決前面提到的三種問題呢?
Thumbnail
成長的第一步,學會踏入職場該有的心態 如何正常的與人交流,如何讓對方喜歡自己,學會待人處事的道理,在學校、在職場、在所有種種與人相處的過程裡,如何只讓對方看見自己好的一面,尤其是在長大以後,我們已脫離那青澀的學校時光,踏入了人生中會陪伴我們最長時間的地方,「工作職場」,在電視劇中常常看到,其中裡面的
Thumbnail
近期台北市前市長柯文哲在政大演講談到低薪問題,他有提到因為教育部的魄力與執行低下讓該退場的科系沒退場而導致大量的大學生畢業的起薪過低,好。說到這,本人沒有要談任何政治問題,我想要就另一個角度去陳述我的個人看法,就是「文化」。 (新聞連結 https://news.ltn.com.tw/news/po
Thumbnail
去年表弟剛進入職場,聊天過程中讓我有機會回想當初,思考我可能會告訴過去的自己什麼,藉以跟他分享並提供一點鼓勵。 第一個提醒是很殘酷的老生常談,職場真的不是學校; 第二個提醒是不用太害怕犯錯; 第三個提醒是臉皮真的要厚一點; 如果有人能夠借鑒我的經驗被鼓勵到,那就太好了, 祝福所有的新鮮人。
Thumbnail
新創公司在草創時期,便設置專業的HR甚至是人資部門,就能專注在核心事業的發展。因為專業人資能夠: • 建立基礎的人資管理政策與流程 • 妥善保存員工紀錄作為後續應用 • 促進團隊不斷成長 • 確保組織內部規範符合法令 • 改善員工的身心健康 • 建立多元包容的職場環境 • 為企業未來的發展超前部署