RPA 實作｜用 Power Automate 完成表單預約系統！

RPAI 數位優化器要來分享一個 Power Automate 企業應用實例，雖然以下流程似乎可以用 Google Form 搭配其他自動化工具來完成，不過如果是在 Microsoft 生態系中，我們可以嘗試看看如何用 Power Automate 來完成！

「表單預約系統」作業流程分解如下：

1. 員工自行填寫線上表單（Microsoft Forms）
2. Power Automate 自動從表單中抓取員工填寫資訊，並即時回填於已經事先建立好的 Excel 表格中（供員工查閱目前預約狀況）
3. Power Automate 連結 Outlook，依員工所填寫的指定時間發送邀請信件給員工

圖片來源：Valto

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RPA 開發流程

Step 1：建立表單

首先，我們需要建立一個用於蒐集員工回覆的表單，我們可以使用 Microsoft Forms、SurveyCake 或其他表單工具，在表單中設計問題以蒐集員工的回答。

Step 2：建立 Excel 工作簿

接著，我們來建立一個 Excel 工作簿，用於儲存表單回覆，並確保工作簿中有足夠的列來儲存不同問題的回答，並為每個問題分配一列，以方便後續自動填寫。

Step 3：建立 Power Automate Flow

接著，使用 Power Automate 開發以實際表單答案自動回填 Excel ，以及自動發送電子郵件的自動化流程。

建立 Flow 的步驟分解如下：

1. 登入 Power Automate

2. 建立新的 Flow，並選擇觸發器：
以下圖為例，選擇與表單工具有關的觸發器，設定當員工提交表單時觸發這個 Flow。

3. 配置觸發器：我們通常需要提供表單的連接訊息，以確保 Flow 能監測到新的表單提交，而 Response Id 選擇該表單的Response Id（如上圖），Power Automate 將會自動串聯填寫表單員工的使用 Id。

4. 將表單答案自動填入 Excel：前面我們已經先配置好工作簿、工作表和欄位，讓 Power Automate 後續能將表單回答結果準確填入 Excel 中的正確位置，接下來就可以使用 Update a row 來完成，請參考下圖。

詳細資訊請見下方說明

• File：選擇我們要解析的檔案。
• Table：由於 Excel 可以有不只一個工作表，因此需要選擇我們想指定的那個工作表。（我們可以先命名 Excel 文件中的工作表，以便在下拉列表中輕鬆找到它）
• Key column：指的是該資料表或是資料庫中用作唯一識別每一行的欄位，這個欄位的值在整個資料表中必需是唯一的。由於 Power Automate 需要更新指定的「行」，因此需要標出希望編輯的行，我們可以先定義一個「鍵列」，該列需要讓每一行都有獨一無二的符號以利機器人辨識，這樣可以確保只更新欄位中的特定行而不是所有行（這樣的欄位可能是Id、編號、或是具有唯一性的識別碼）

最後，我們只需要告訴 Power Automate 我們要更新哪一行，只要那個輸入值是唯一的就可以，而我們比較建議使用連續數字或隨機字串。

5. 在「條件」下添加操作：可以依照需求去訂定，包含包含、大於、小於等不同條件，在（不）符合該條件狀況下（if no、if yes），建立新活動或是發送 E-mail，接著選擇想使用的電子郵件服務（如 Outlook 或 Gmail），並設定收件人、主旨和內文。

if no 不符合條件下的動作設定

if yes 符合條件下的動作設定

步驟 4：測試和部署

完成上述開發步驟後，可先儲存 Flow 並開始進行測試，這邊也建議分別複製一個 Excel以及表單的測試檔，我們可以試著提交表單，確保 Flow 有正確執行，接著就可正式部署到預約表單上，讓它在每次有新表單提交時自動執行。

步驟 5：持續監控並調整

接著，我們還是必須定期監視 Flow 的運行，確保它有確實運作，觀察流程是否有按照預期更新資料表以及 Excel 欄位，若有出錯 Power Automate 也會寄信提醒需要調整。

若日常的執行發生錯誤，則會直接收到通知

結語

RPAI 數位優化器認為，這個實作案例可以協助減少將資料複製貼上到 Excel 表中，以及寄出信件過程中可能導致的人為錯誤，而且這只是 Power Automate 其中一個使用案例，畢竟其整合 Excel、Ｏutlook、PowerPoint、SharePoint 等文書處理軟體，能夠串接應用的範圍其實非常廣泛，基本上可以滿足絕大多數作業需求！

在我們進行所有 RPA 流程設計前，還是需要重新審視與梳理既有作業流程，後續流程開發時才會比較輕鬆。我們相信，只要一步步動手實作並了解流程開發的邏輯基礎，我們很快就會上手這個簡單易學、功能卻無比強大的工具——Power Automate。

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