Notion初學者指南:三步驟簡單開始使用Notion紀錄生活提升生產力!

2024/01/28閱讀時間約 5 分鐘

前言

Notion目前還沒有中文版,加上自由度高,
一開始真的不知道要怎麼使用,也很難感受到他到底好用在哪?

所以我整理了輕鬆開始的簡單的三步驟,
照著這個順序開始,就能少走歪路,
順利將Notion應用在工作生活上,變成你的得力助手!

開始之前...先準備一個你使用Notion的需求

比如紀錄旅行、專案管理、或是收藏的事物紀錄清單…。

如果你對Notion有興趣可能是因為看過很多文章或很多人都說他很好用,
可以全方位管理筆記等等的

但是一開始先別太複雜,先選擇一個、一個「實際需求」就好,
最好是你已經習慣紀錄的事情如日記或閱讀筆記,
這樣會更容易去對應需要的功能

準備好之後就開始吧!

1.選擇適合需求的模板

到Notion的模板頁,選擇一個符合你需求的模板。

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在使用模板之前,先仔細探索模板的架構,了解各部分的名稱。
你也可以將模板改成中文或是更容易理解的描述。

現在,使用模板開始紀錄吧!
不必太複雜,甚至只是列出待辦清單也沒關係。
在這階段,專注於填入內容,熟悉功能即可。


小提醒
一開始不要著急下載太多模板,建議先用一陣子
了解基本操作,釐清自己的系統需求後再選擇模板,
這樣才不會浪費太多時間然後讓你的Notion系統一團混亂。


英文有困難,還是想要中文模板?

雖然目前官方的模板商店沒有中文模板,
但是其實我有偷偷在日文分類下跟官方申請,
大部分模板裡面除了英文跟日文以外也都有附上中文說明,
所以也可以從我製作的免費中文模板開始使用看看哦~


2.了解「Notion資料庫」

熟悉了基本功能和頁面架構後,接下來最令初學者困惑的就是資料庫了。
Notion資料庫具備六種視圖(Table、Board、Gallery、List、Calendar、Timeline)
能讓同一份資料以不同方式呈現,
而善用這些視圖能讓你更靈活地應用Notion。

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6種視圖

  • Table 表格: 類似Excel的條列式呈現,每行是一個頁面,可用於簡單的加總運算。
  • Board 進度版: 可以分類群組,拖拉改變狀態,最適合卡片進度管理。
  • Gallery 畫廊: 用於作品集或以小卡片呈現內容資料。
  • List 清單: 簡潔的清單視圖,適用於文章列表、公約等。
  • Calendar 月曆: 以時間為單位的視圖,可拖拉調整。
  • Timeline 時間軸: 瀏覽卡片相關時間軸,設定上下順序連結。

如何選擇視圖?取決於你要如何「單位」紀錄資料,
這是使用視圖的背後邏輯。 建議先思考資料的「單位」再選擇適合的視圖。

「單位」是什麼?為什麼重要

其實我覺得這個概念有點難說明,
但是在建立模板的時候我發現「單位」的概念真的很重要

因為Notion的資料庫屬性,其實不管你的目的是什麼
最終都應該會是不斷累積內容(例如每天的日記、每筆記帳….)
這些都會是一個「單位」

所以你的這個資料庫會用什麼「單位」去累積內容,
就會影響到你選擇什麼樣的視圖呈現或是要建立什麼樣的模板

舉例來說,每天希望留下每日紀錄的日記,
會設計每張卡片一天的日記為單位
但是只是計算用的卡片,就不需要讓他每天新增,
只要一個卡片重複使用就好…等等

...如果看不懂這段可以跳過🤣看下面的關聯範例也許會更清楚!

3.熟悉Relation關聯的功能

熟悉資料庫基本功能並建立「單位」概念後,
你可能會發現很多資料是重複的
這時,Relation (關聯)就派上用場了。

Relation是什麼?

Relation是一種能讓資料庫互相連結的屬性設定。
舉例來說,如果你想紀錄寵物的健康狀態,
可能會有以下項目想紀錄:
寵物性別、寵物年齡、寵物體重、罐頭、鮮食、零食、就醫紀錄、健康狀態(排泄、喝水、運動)......

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應該可以想像將以上項目全部都記在一起的話
會出現不同單位混在一起導致卡片狀態變得很長
使用上很混亂以外也不方便

但是稍微將資料屬性分類之後
就會比較清楚哪些項目可以放在同一個資料庫裡面

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例如我先分成三個資料庫,
分別是寵物資料、飼料資料、跟餵食紀錄

然後先將餵食紀錄跟寵物資料關聯
設好關聯後,會出現雙方的選項
這樣紀錄餵食的紀錄的時候就可以選擇是餵了誰
再將餵食紀錄跟飼料資料關聯
這樣就可以選擇,是餵了什麼飼料(看下面動畫圖片比較清楚)

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可以發現設置關聯除了減少資料的重複輸入以外
還可以更方便檢閱紀錄
因為當你做了餵食紀錄,另外兩個資料庫也可以抓到資料
然後從貓咪卡片,就可以看到他過往的餵食紀錄
從飼料卡片,可以看到這個飼料給誰吃了,吃了多少,有沒有什麼不適等等


當然以上只是最基本簡單的功能解說
設定Relation關聯的好處還有
可以讓他變成分類項目作為群組分類、集計運算….
配合上rollup跟formula之後能做的事情更是令人眼花撩亂

熟悉了基本操作、資料庫的應用、跟關聯的運作之後,
我想你應該可以比較知道Notion大概能怎麼使用了吧!
接下來可以試著發揮你的創意,把生活上的紀錄用這些功能去簡化,
達到提升生產力的目的!

寫在最後的小提醒

如果你在嘗試中感到困難,也別太有壓力。
或許Notion並不適合你,別忘了,使用Notion是為了更好地管理生活。
有任何疑問都歡迎隨時留言跟我說哦!


mai

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Hi,我是mai,感謝你閱讀到這邊,希望這個文章能為你的生活帶來幫助

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