Notion Database 使用技巧一把抓（上篇）
經過前兩篇文章（Notion 是什麼？你適合使用 Notion 嗎、Notion 介面一覽及必備設定）的介紹，相信大家對 Notion 的功能及介面有了大致的瞭解，這次想要與大家分享的是我認為 Notion 中最具代表性的功能，Database。文章將分成上下兩篇，上篇中我將介紹 Database 的使用時機及其限制、Database View、我的架設邏輯思路。下篇中我會分享各個 Property 該如何使用，以及如何利用 Group、Filter、Sort 等功能進行更個人化的操作。
Database 使用時機
當有多筆性質相似 or 有時間次序 or 有數字關聯的資料需要管理時，Database 將會是 Notion 中的最佳選擇，舉例如下但不限於：
- 專案 & 文件管理
- 預算管理
- 知識庫建置
- 個人行事曆 & 代辦事項（不過現在有 Notion calender 了）
Database 的限制
- 一但資料庫建立後，通常不建議修改基底架構，因此建置資料庫前腦海中要先有大概的輪廓再下手會比較好
- 雖然屬性（Property）沒有數量限制，但太多的話在閱讀上不是很方便且會顯得有點雜亂
- 不同資料庫間只能透過 Relation & Rollup（其中兩種 Property）來串聯，使用上有其限制性，且若資料筆數一多則在建立連結上會更為麻煩
Database 介紹
Notion 是由非常多的 Page 所組成，而 Database 就是透過賦予 Page 屬性（Property），搭配各種示圖（Views）、排序（Sort）、篩選（Filter）、分組（Group）進而去實現管理及各種操作，如此多的排列組合即是促成其功能強大的主要原因。此外同樣的 Database 可以出現在 Notion 的各個角落中，因此靈活度又更上一層樓
Database 版面配置
如何叫出 Database
Database 相關指令
按下 “/” ，即可搜尋所有與 Database 相關指令（如下圖），首先要知道資料庫分成 Inline 與 Full page 兩種，Inline 就是內嵌在使用者指定的頁面中，就只是該頁面的其中一塊而已，而 Full page 則是該資料庫就是一個獨立的 Page，因此在那個 Page 之中除了 Databse 以外不能再新增其他區塊。不過兩者之間是可以隨時互換的。除了前兩個指令外，其他所有包含 “view” 的指令都能讓使用者選擇新增資料庫或是從現有的 Database 中鏈接，至於要選哪個指令我個人認為都沒有太大的差異，反正後續調整很方便
Database View 概述
Database 總共有 6 種 View 可以選擇，且可以任意切換以及新增想要的 View，我將會一一介紹各自的特點以及我認為適合用在什麼地方
切換 View 的方法以及相關設定位置
- 右上角 ”···” → Layout →選擇想要的 view 或進行相關設置
- 左上角各的 View 圖標→ Edit view →選擇想要的 View 或進行相關設置
新增 View 的方法
- 點擊左上角整列圖標最右側 “+” 號
- 在別處新增利用 ”/” 指令新增 View，如「如何叫出 Database」段落所示
View options
點擊右上角 ”···” 會出現 “View options”，可以針對 View 做個性化的設定
View options 視窗
- Layout：可以切換 View 以及更改相關設定（見下方各 View 介紹）
- Properties：可以修改、新增、刪除、排序、隱藏 Properties，是想要個性化調整 Database 一定要知道如何使用的功能，會於下篇文章分享
- Filter、Sort：功能與 Database 右上角的兩個圖標相同，會於下篇文章分享
- Group：可以透過 Properties 將 Database 中的資料分組，會於下篇文章分享
- Sub-items、Dependencies：屬於比較進階的功能，未來有機會再與大家分享，也可以參考官網資訊
- Load limit：Database 在頁面中最多會顯示幾筆數據，過多的則會隱藏
- Automations：屬於比較進階的功能，會單獨撰寫一篇文章與大家分享，也可以參考官網資訊
- Source：此資料庫的來源，可以隨時切換成不同的資料庫，就會把該資料庫套用到現在的設置
六個 Database View
Table View
Table View 是我最常用的 View，我認為以表格方式呈現是最直觀的，但相較而言也是自由度最低的，沒有太多設定可以調整
瀏覽方式
如同傳統表格一樣，直行是一個個 Page，橫列是一個個 Properties
Table View 版面
相關設置
- Show vertical lines：可選擇是否顯示垂直邊線，僅美觀上的差異
- Wrap all columns：打開後若是內容超過格子寬度的話會分行顯示，不然預設會直接隱藏，要點開後才能看到全部內容
Table View 相關設置
適合時機
- 資料庫筆數很多時
- Properties 項目很多時
- 需要呈現數字以及相關運算時
限制
- 若 Page 有封面則無法顯示
- 無法一眼就看出任務之間的時間次序
- Group 的效果不像其他 View 來得好
Calendar View
只要與時間相關的資料，皆建議放一個 calendar 作為輔助參考，但是不建議當作主要的 View
瀏覽方式
就像在看行事曆一樣，透過上述 “View options” 中 “Properties“ 設置調整想要顯示的 Property，不然預設就只會顯示 Page 名稱
Calendar View 版面配置
相關設置
- Show calendar by：可選擇 Database 中任一與日期相關的 Property 來顯示該 Page 在 Calendar 上的時間長度
- Show calendar as：選擇用「週」或是「月」的時間尺度
Calendar View 相關設置
適合時機
- 任何有時間 Property 的資料
限制
- 若 Properties 很多，可能只能挑幾個顯示，不然版面會過於龐大，影響觀看
- 無法使用 Group 功能
- 日期區間只能是 “Month” 或是 “Week”
- 開始與結束日期的資料來源只能是同一個，不像 Timeline 可以各別挑選
Timeline View
相較於 Calendar，我個人比較偏好使用 Timeline View 也就是甘特圖，不僅時間尺度上可以有更多選擇，同時也可以展開一個側邊 Table 瀏覽詳細資料，能夠兼顧日曆及表格的特點，是個可以高度個人化設置的 View
瀏覽方式
尚未展開側邊 Table 時就是一般的甘特圖，若展開側邊 Table 後就可以同時瀏覽左邊的詳細資料，也能透過甘特圖一目了然時間順序，且側邊 Table 及甘特圖都可以自訂要顯示的 Properties
相關設置
- Show timeline by：可選擇 Database 中任一與日期相關的 Property 來顯示該 Page 在 Calendar 上的時間長度
- Separate start and end date：若 Database 中有超過兩個與日期相關的 Properties 則會顯示這個選項，開啟後開始日期與截止日期可以分別引用不同的日期 Properties 當作來源
- Show table：是否展開側邊的 Table
- Table properties：點開後可以設定分別要在 Timeline 以及側邊 Table 顯示哪些 Properties，兩者之間可以是完全獨立的
Timeline View 相關設置
適合時機
- 專案管理時
- 有許多 Properties 且其中包含時間者
限制
- 展開側邊欄後可能會因螢幕大小關係導致甘特圖範圍被壓縮，影響觀看
Board View
Board View 有點像是 Trello，利用卡片形式管理 Database，如果專案細分為很多階段的話就可以使用這個 View
瀏覽方式
Board View 預設使用 Database 中某一個 Property 進行分組並且由左到右排序，分組依據可能是專案階段 or 活動組別 or 指派人員（端看自己設置的 Property 有什麼），後續也可以自行調整，而 Page 會以卡片形式陳列在屬於它的分組的下方，也可以透過拖拉方式更換它的組別
Board View 版面配置
相關設置
- Card preview：可以選擇在 Database 表面是否要展示該 Page 的封面或是內容（或是如果你的 Database 中有圖片或是檔案類型的 Property 也可以展示），不過如果你的 Page 是空白的話那選任何一個都是一樣的
- Card size：可以調整卡片的大小，也與 Card preview 能呈現多少東西有關
- Fit image：若在 Card preview 中選擇顯示封面或是內容則會出現這個選項，打開後就會顯示整張圖片，關閉則是會將將圖片自動填滿（可以再自行調整要用圖片的哪邊填滿）
- Group by：即卡片用來分組的依據
- Color columns：每排卡片加上底色，單純是美觀上的調整
Board View 相關設置
使用 Board View 時在 View options 設定中會多出 Sub-group 的選項，也就是可以將分組後的資料再次分組
適合時機
- Page 中有重要圖片或是資訊希望直接展現，而不是還要點進去
- 專案任務追蹤
- 待辦事項跟蹤
限制
- 像 Calendar 一樣，若 Properties 很多，可能只能挑幾個顯示，不然版面會過於龐大，影響觀看
- 如果卡片很多的話會很佔版面
Gallery View
與 Board 相似，將各個 Page 已卡片的形式陳列，不過主要目的是偏向展示而不是進度管理
瀏覽方式
沒有特定瀏覽規則，就像是在逛書櫃或是陳列架一樣，因為這個 View 最主要的目的就是展示
Gallery View 版面配置
相關設置
與 Board 相同，不過如果利用 Group 分組的話將會是上到下分組，而不是左到右分組
Gallery View 相關設置
適合時機
- 展示圖像、影片等視覺化資料，如書櫃、作品集
限制
除上述用途外個人覺得都不太適合
List View
個人覺得 List 與 Table 如出一徹，就像是少了框線的 Table 而已，因此我自己幾乎不太使用這個 View
適合時機
- 少於 3 個 Properties 的資料庫，因為少了框線的話會影響觀看
- 大部分時候只需要瀏覽 Pages 的標題，剩下都需要點進去才有辦法暸解狀況時
限制
個人認為與 Table 過於相似，少了匡線也不適合呈現過度複雜的內容
我的架設邏輯 & 步驟
- 確定資料庫目的：是專案管理、個人紀錄、收集資料、單純展示…
- 是否與其他資料庫相關，可以沿用現有資料庫嗎：如先前內容提到， Notion 在資料庫之間的連結是有限制性的，如果這次目的可能會與現有資料庫相關，那麼我會思考是否能透過現有資料庫微調以達成新的目標，或是必須透過架設新的資料庫後再串接現有資料庫。當然若是全新的內容則不需要考慮那麽多
- 確認需要使用的 Properties：不管是個人使用或是在幫團隊架設時，我認爲這個步驟都是最重要的，唯有明確知道自己需要使用哪些 Properties 才能有效收集資料、分類、篩選、瀏覽，這也是下篇文章會著重討論的主題
- 確認想要使用的 View：每個 View 適合的情境都不盡相同，對的 Propeties 配對適合的 View 才能發揮最大效果，有時一個資料庫也需要架設多個 View 才能滿足使用者的需求，這些都是需要考慮的
- 實際架設 Database：
- 在上述流程都確認後，我會先用 Table View 將我要的 Properties 建置完成，因為透過 Table View 調整最方便
- 切換資料庫至適合的 View 並進行優化，例如調整 View 的相關設置、隱藏一些在後台運作的 Properties…
- 根據不同的觀看需求增加不同的 View，利用篩選排序功能使瀏覽上更順暢
- 測試及優化 Database，找出不順或是有 bug 的地方進行修正
總結
透過以上分享，相信大家已經對 Database 有基本的認識，知道了架設資料庫時的邏輯思維，以及各個 View 的特色及用途。請大家持續鎖定益生駿，下篇文章將會帶著大家了解 Database 的另一大重點，Properties！
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