Notion Database 使用技巧一把抓（上篇）

2024/05/24閱讀時間約 13 分鐘

經過前兩篇文章（Notion 是什麼？你適合使用 Notion 嗎、Notion 介面一覽及必備設定）的介紹，相信大家對 Notion 的功能及介面有了大致的瞭解，這次想要與大家分享的是我認為 Notion 中最具代表性的功能，Database。文章將分成上下兩篇，上篇中我將介紹 Database 的使用時機及其限制、Database View、我的架設邏輯思路。下篇中我會分享各個 Property 該如何使用，以及如何利用 Group、Filter、Sort 等功能進行更個人化的操作。

Database 使用時機

當有多筆性質相似 or 有時間次序 or 有數字關聯的資料需要管理時，Database 將會是 Notion 中的最佳選擇，舉例如下但不限於：

專案 & 文件管理
預算管理
知識庫建置
個人行事曆 & 代辦事項（不過現在有 Notion calender 了）

Database 的限制

一但資料庫建立後，通常不建議修改基底架構，因此建置資料庫前腦海中要先有大概的輪廓再下手會比較好
雖然屬性（Property）沒有數量限制，但太多的話在閱讀上不是很方便且會顯得有點雜亂
不同資料庫間只能透過 Relation & Rollup（其中兩種 Property）來串聯，使用上有其限制性，且若資料筆數一多則在建立連結上會更為麻煩

Database 介紹

Notion 是由非常多的 Page 所組成，而 Database 就是透過賦予 Page 屬性（Property），搭配各種示圖（Views）、排序（Sort）、篩選（Filter）、分組（Group）進而去實現管理及各種操作，如此多的排列組合即是促成其功能強大的主要原因。此外同樣的 Database 可以出現在 Notion 的各個角落中，因此靈活度又更上一層樓

Database 版面配置

如何叫出 Database

Database 相關指令

按下 “/” ，即可搜尋所有與 Database 相關指令（如下圖），首先要知道資料庫分成 Inline 與 Full page 兩種，Inline 就是內嵌在使用者指定的頁面中，就只是該頁面的其中一塊而已，而 Full page 則是該資料庫就是一個獨立的 Page，因此在那個 Page 之中除了 Databse 以外不能再新增其他區塊。不過兩者之間是可以隨時互換的。除了前兩個指令外，其他所有包含 “view” 的指令都能讓使用者選擇新增資料庫或是從現有的 Database 中鏈接，至於要選哪個指令我個人認為都沒有太大的差異，反正後續調整很方便

Database View 概述

Database 總共有 6 種 View 可以選擇，且可以任意切換以及新增想要的 View，我將會一一介紹各自的特點以及我認為適合用在什麼地方

切換 View 的方法以及相關設定位置

右上角 ”···” → Layout →選擇想要的 view 或進行相關設置
左上角各的 View 圖標→ Edit view →選擇想要的 View 或進行相關設置

新增 View 的方法

點擊左上角整列圖標最右側 “+” 號
在別處新增利用 ”/” 指令新增 View，如「如何叫出 Database」段落所示

View options

點擊右上角 ”···” 會出現 “View options”，可以針對 View 做個性化的設定

View options 視窗

Layout：可以切換 View 以及更改相關設定（見下方各 View 介紹）
Properties：可以修改、新增、刪除、排序、隱藏 Properties，是想要個性化調整 Database 一定要知道如何使用的功能，會於下篇文章分享
Filter、Sort：功能與 Database 右上角的兩個圖標相同，會於下篇文章分享
Group：可以透過 Properties 將 Database 中的資料分組，會於下篇文章分享
Sub-items、Dependencies：屬於比較進階的功能，未來有機會再與大家分享，也可以參考官網資訊
Load limit：Database 在頁面中最多會顯示幾筆數據，過多的則會隱藏
Automations：屬於比較進階的功能，會單獨撰寫一篇文章與大家分享，也可以參考官網資訊
Source：此資料庫的來源，可以隨時切換成不同的資料庫，就會把該資料庫套用到現在的設置

六個 Database View

Table View

Table View 是我最常用的 View，我認為以表格方式呈現是最直觀的，但相較而言也是自由度最低的，沒有太多設定可以調整

瀏覽方式

如同傳統表格一樣，直行是一個個 Page，橫列是一個個 Properties

Table View 版面

相關設置

Show vertical lines：可選擇是否顯示垂直邊線，僅美觀上的差異
Wrap all columns：打開後若是內容超過格子寬度的話會分行顯示，不然預設會直接隱藏，要點開後才能看到全部內容

Table View 相關設置

適合時機

資料庫筆數很多時
Properties 項目很多時
需要呈現數字以及相關運算時

限制

若 Page 有封面則無法顯示
無法一眼就看出任務之間的時間次序
Group 的效果不像其他 View 來得好

Calendar View

只要與時間相關的資料，皆建議放一個 calendar 作為輔助參考，但是不建議當作主要的 View

瀏覽方式

就像在看行事曆一樣，透過上述 “View options” 中 “Properties“ 設置調整想要顯示的 Property，不然預設就只會顯示 Page 名稱

Calendar View 版面配置

相關設置

Show calendar by：可選擇 Database 中任一與日期相關的 Property 來顯示該 Page 在 Calendar 上的時間長度
Show calendar as：選擇用「週」或是「月」的時間尺度

Calendar View 相關設置

適合時機

任何有時間 Property 的資料

限制

若 Properties 很多，可能只能挑幾個顯示，不然版面會過於龐大，影響觀看
無法使用 Group 功能
日期區間只能是 “Month” 或是 “Week”
開始與結束日期的資料來源只能是同一個，不像 Timeline 可以各別挑選

Timeline View

相較於 Calendar，我個人比較偏好使用 Timeline View 也就是甘特圖，不僅時間尺度上可以有更多選擇，同時也可以展開一個側邊 Table 瀏覽詳細資料，能夠兼顧日曆及表格的特點，是個可以高度個人化設置的 View

瀏覽方式

尚未展開側邊 Table 時就是一般的甘特圖，若展開側邊 Table 後就可以同時瀏覽左邊的詳細資料，也能透過甘特圖一目了然時間順序，且側邊 Table 及甘特圖都可以自訂要顯示的 Properties

相關設置

Show timeline by：可選擇 Database 中任一與日期相關的 Property 來顯示該 Page 在 Calendar 上的時間長度
Separate start and end date：若 Database 中有超過兩個與日期相關的 Properties 則會顯示這個選項，開啟後開始日期與截止日期可以分別引用不同的日期 Properties 當作來源
Show table：是否展開側邊的 Table
Table properties：點開後可以設定分別要在 Timeline 以及側邊 Table 顯示哪些 Properties，兩者之間可以是完全獨立的

Timeline View 相關設置

適合時機

專案管理時
有許多 Properties 且其中包含時間者

限制

展開側邊欄後可能會因螢幕大小關係導致甘特圖範圍被壓縮，影響觀看

Board View

Board View 有點像是 Trello，利用卡片形式管理 Database，如果專案細分為很多階段的話就可以使用這個 View

瀏覽方式

Board View 預設使用 Database 中某一個 Property 進行分組並且由左到右排序，分組依據可能是專案階段 or 活動組別 or 指派人員（端看自己設置的 Property 有什麼），後續也可以自行調整，而 Page 會以卡片形式陳列在屬於它的分組的下方，也可以透過拖拉方式更換它的組別

Board View 版面配置

相關設置

Card preview：可以選擇在 Database 表面是否要展示該 Page 的封面或是內容（或是如果你的 Database 中有圖片或是檔案類型的 Property 也可以展示），不過如果你的 Page 是空白的話那選任何一個都是一樣的
Card size：可以調整卡片的大小，也與 Card preview 能呈現多少東西有關
Fit image：若在 Card preview 中選擇顯示封面或是內容則會出現這個選項，打開後就會顯示整張圖片，關閉則是會將將圖片自動填滿（可以再自行調整要用圖片的哪邊填滿）
Group by：即卡片用來分組的依據
Color columns：每排卡片加上底色，單純是美觀上的調整

Board View 相關設置

使用 Board View 時在 View options 設定中會多出 Sub-group 的選項，也就是可以將分組後的資料再次分組

適合時機

Page 中有重要圖片或是資訊希望直接展現，而不是還要點進去
專案任務追蹤
待辦事項跟蹤

限制

像 Calendar 一樣，若 Properties 很多，可能只能挑幾個顯示，不然版面會過於龐大，影響觀看
如果卡片很多的話會很佔版面

Gallery View

與 Board 相似，將各個 Page 已卡片的形式陳列，不過主要目的是偏向展示而不是進度管理

瀏覽方式

沒有特定瀏覽規則，就像是在逛書櫃或是陳列架一樣，因為這個 View 最主要的目的就是展示

Gallery View 版面配置

相關設置

與 Board 相同，不過如果利用 Group 分組的話將會是上到下分組，而不是左到右分組

Gallery View 相關設置

適合時機

展示圖像、影片等視覺化資料，如書櫃、作品集

限制

除上述用途外個人覺得都不太適合

List View

個人覺得 List 與 Table 如出一徹，就像是少了框線的 Table 而已，因此我自己幾乎不太使用這個 View

適合時機

少於 3 個 Properties 的資料庫，因為少了框線的話會影響觀看
大部分時候只需要瀏覽 Pages 的標題，剩下都需要點進去才有辦法暸解狀況時

限制

個人認為與 Table 過於相似，少了匡線也不適合呈現過度複雜的內容

我的架設邏輯 & 步驟

確定資料庫目的：是專案管理、個人紀錄、收集資料、單純展示…
是否與其他資料庫相關，可以沿用現有資料庫嗎：如先前內容提到， Notion 在資料庫之間的連結是有限制性的，如果這次目的可能會與現有資料庫相關，那麼我會思考是否能透過現有資料庫微調以達成新的目標，或是必須透過架設新的資料庫後再串接現有資料庫。當然若是全新的內容則不需要考慮那麽多
確認需要使用的 Properties：不管是個人使用或是在幫團隊架設時，我認爲這個步驟都是最重要的，唯有明確知道自己需要使用哪些 Properties 才能有效收集資料、分類、篩選、瀏覽，這也是下篇文章會著重討論的主題
確認想要使用的 View：每個 View 適合的情境都不盡相同，對的 Propeties 配對適合的 View 才能發揮最大效果，有時一個資料庫也需要架設多個 View 才能滿足使用者的需求，這些都是需要考慮的
實際架設 Database：