近日有些夥伴在詢問我要如何使用 Notion 的多工畫面以及分享頁面的相關設置等等,因此今天就來導覽一下 Notion 介面以及我認為有哪些必做的設定調整,當然免不了還有滿滿的快捷鍵教學,請大家一定要看到最後,才不會錯過!
※此分享主要以桌面版 app 為主,Mac 與 Windows 的佈局基本上是相同的
Notion 頁面主要分為三大區塊:主工作區、工作區設定列、側邊欄(包含帳戶設定及目錄)
顧名思義約 95% 的時間我們都會使用中間這一大塊頁面來進行操作,工作區內可以使用的功能可以參考:五分鐘推坑你進入 Notion 的世界,更多小技巧分享也會在日後陸續推出
針對此頁面的設定多數會在這邊完成,例如新增視窗、分享頁面、刪除頁面、匯出、版本歷程、字體大小等等,以下就來分享一些我覺得比較重要的功能及必備設置
通常新增頁面時,預設的工作頁面不是全展開的,因此看起來可用空間非常狹窄,建議大家務必在設定中打開 “Full width” 就能獲得更大的工作空間
這點在與人協作共編時尤為重要,可以看到每個人的編輯時間、編輯項目以及整個版面的更動,必要時可以返回該版本,兩者可搭配使用
這邊可以選擇發送所有 comment 給你,或是只發送有提及你的 comment 給你
除了分享連結以外,Notion 其實可以將頁面匯出成 PDF、Markdown、HTML 給其他人,只要點擊並調整彈出視窗的設定後匯出即可,非常方便(多數時候可以不用調整設置直接匯出就好)
可將常用頁面釘選置側邊欄,可不需再花時間尋找
將頁面以連結形式分享給他人的方法主要有兩種,分別是 Share 與 Publish
Share
可以頁面分享給你指定的人,可以透過寄信(Invite only)以及開放權限給在自己 Notion 帳號中的 member(business plan 以下無法加入 member,因此不建議使用)
獲得頁面權限的人也看分別設定四個權限等級(Full access、Can edit、Can comment、Can view)如下所示
Publish
將頁面以公開形式分享給所有人,相關設定如下
cmd/ctrl
+T
,反之要關閉頁面時則是移掉該頁面上按下叉叉就可關閉,快捷鍵是 cmd/ctrl
+W
,若想要新增空白 page 的頁面,快捷鍵是 cmd/ctrl
+N
shift
+cmd/ctrl
+U
,但我目前沒有找到往下一層頁面的快捷鍵,如果知道的人也可以和我分享~側邊欄包含 workspace 列表、帳戶設定、所有 Notion 的頁面目錄,滑到側邊欄左上久會出現 “<<” 符號即可隱藏,讓可用空間更大,快捷鍵為 cmd/ctrl
+\\
shift
+ctrl
+數字
(如下圖標示)除此之外還有一些可以極大加速工作效率的快捷鍵,讓你事半功倍!
shift
+cmd/ctrl
+N
= 新增視窗,個人覺得是最好用的功能之一,可以開立多個 Notion 視窗同時使用,在做會議記錄或是需要對照文件等需要多工畫面時很方便
cmd/ctrl
+R
= 重整頁面,當 Notion 當機時可以先嘗試重整頁面,或許就會修好了
cmd/ctrl
+[
= 到前一個頁面(和上一層頁面的快捷鍵不同,因為點擊過程中可能前後頁面是彼此不相關的,例如說 A 的上一層是 B,但前一個滑鼠點擊的頁面是 C,按了這個快捷鍵會 A→C)cmd/ctrl
+]
= 到後一個頁面