Notion 介面一覽及必備設定

閱讀時間約 5 分鐘

近日有些夥伴在詢問我要如何使用 Notion 的多工畫面以及分享頁面的相關設置等等,因此今天就來導覽一下 Notion 介面以及我認為有哪些必做的設定調整,當然免不了還有滿滿的快捷鍵教學,請大家一定要看到最後,才不會錯過!

※此分享主要以桌面版 app 為主,Mac 與 Windows 的佈局基本上是相同的

Notion 頁面主要分為三大區塊:主工作區、工作區設定列、側邊欄(包含帳戶設定及目錄)
Notion 頁面區塊一覽

Notion 頁面區塊一覽


主工作區

顧名思義約 95% 的時間我們都會使用中間這一大塊頁面來進行操作,工作區內可以使用的功能可以參考:五分鐘推坑你進入 Notion 的世界,更多小技巧分享也會在日後陸續推出


工作區設定列

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針對此頁面的設定多數會在這邊完成,例如新增視窗、分享頁面、刪除頁面、匯出、版本歷程、字體大小等等,以下就來分享一些我覺得比較重要的功能及必備設置

1. Full width 設置

通常新增頁面時,預設的工作頁面不是全展開的,因此看起來可用空間非常狹窄,建議大家務必在設定中打開 “Full width” 就能獲得更大的工作空間

2. View edit history & View all updates

這點在與人協作共編時尤為重要,可以看到每個人的編輯時間、編輯項目以及整個版面的更動,必要時可以返回該版本,兩者可搭配使用

3. Notify me

這邊可以選擇發送所有 comment 給你,或是只發送有提及你的 comment 給你

4. Export

除了分享連結以外,Notion 其實可以將頁面匯出成 PDF、Markdown、HTML 給其他人,只要點擊並調整彈出視窗的設定後匯出即可,非常方便(多數時候可以不用調整設置直接匯出就好)

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5. Add to your favorite

可將常用頁面釘選置側邊欄,可不需再花時間尋找

6. Share or publish to your web

將頁面以連結形式分享給他人的方法主要有兩種,分別是 Share 與 Publish

Share

可以頁面分享給你指定的人,可以透過寄信(Invite only)以及開放權限給在自己 Notion 帳號中的 member(business plan 以下無法加入 member,因此不建議使用)

share 的選項

share 的選項

獲得頁面權限的人也看分別設定四個權限等級(Full access、Can edit、Can comment、Can view)如下所示

權限等級

權限等級


Publish

將頁面以公開形式分享給所有人,相關設定如下

  1. link expiration:可以設定連結是永久有效或是有實效性
  2. Allow editing:獲得此連結的人皆可以編輯內容
  3. Allow commenting:獲得此連結的人皆可以留言
  4. Allow duplicate as template:人們可以將此頁面複製到他們自己的 Notion 工作區進行修改
  5. Search engine indexing:可以從搜尋引擎搜尋到此頁面
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7. 新增頁面

  • 在工作區的左上角按下 “+” 可以新增頁面(New tab),預設會是與當前相同的頁面,快捷鍵是 cmd/ctrl +T ,反之要關閉頁面時則是移掉該頁面上按下叉叉就可關閉,快捷鍵是 cmd/ctrl + ,若想要新增空白 page 的頁面,快捷鍵是 cmd/ctrl +N
  • 頁面下方會顯示目前頁面的路徑,點擊任一路徑就可以到達該頁面,想要快速返回上一層頁面的話,快捷鍵是 shift+cmd/ctrl +U ,但我目前沒有找到往下一層頁面的快捷鍵,如果知道的人也可以和我分享~
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側邊欄

側邊欄包含 workspace 列表、帳戶設定、所有 Notion 的頁面目錄,滑到側邊欄左上久會出現 “<<” 符號即可隱藏,讓可用空間更大,快捷鍵為 cmd/ctrl +\\

workspace 列表

  • 在沒有特意新增的狀況下一個帳戶就只有一個 workspace,有需要的話就需要額外新增(但個人覺得一個就滿夠用的,通常新增的目的會是為了區分用途)
  • 這邊除了自己的 workspace 外,如果別人有和你分享他的頁面的話,他的 workspace 也會出現在這裡,這時候點進去就能看到他與你共享的頁面,切換 workspace 的快捷鍵 shift+ctrl +數字 (如下圖標示)
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頁面目錄

  • Favorites:前面提到按☆的頁面就會釘選在這
  • Teamspaces:可以忽略,因為 business plan 以下無法新增 member,未來有機會再分享相關知識
  • Shared:只有在 private 第一層的頁面有分享給其他人的會出現在這,如果是子頁面分享給別人的話就不會
  • Private:只要第一層的頁面沒有分享給別人就會出現在這,就算是子頁面分享給別人的話也一樣
  • calendar:會連結到 Notion calendar app
  • Templates:裡面有滿多實用的官方模板,有機會再向大家介紹
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其他必須要知道的快捷鍵

除此之外還有一些可以極大加速工作效率的快捷鍵,讓你事半功倍!

新增視窗

shift+cmd/ctrl +N = 新增視窗,個人覺得是最好用的功能之一,可以開立多個 Notion 視窗同時使用,在做會議記錄或是需要對照文件等需要多工畫面時很方便

重整頁面

cmd/ctrl +R = 重整頁面,當 Notion 當機時可以先嘗試重整頁面,或許就會修好了

頁面切換

  • cmd/ctrl +[ = 到前一個頁面(和上一層頁面的快捷鍵不同,因為點擊過程中可能前後頁面是彼此不相關的,例如說 A 的上一層是 B,但前一個滑鼠點擊的頁面是 C,按了這個快捷鍵會 A→C)
  • cmd/ctrl +] = 到後一個頁面


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