<英文Email寫作>如何寫出專業又適當的語氣(tone)?

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語氣=態度，職場上怎麼說有時候比說了什麼更重要！

口語上，說話的人可以藉由語氣、聲調傳達出的一種態度。

但從email的文字是聽不出語氣及聲調的，因此寫作的人如何能透過單字選擇(word choice)或句子的結構變化(sentence structure variation) 這兩種技能來呈現出適當又不失專業的語氣就顯得相當的重要了！

語氣要怎麼決定？重點在於「對象」跟「目的」

1. 對方的職位輩分

• 若對方職位高或輩分比較高，建議用正式語氣(formal) 若對方職位相當或是晚輩責則可使用非正式語氣(informal) 。
• 如果是初次寫信或是不確定對方的職位輩分，建議直接使用正式語氣會比較保險。

2. 對方所屬產業

• 若對方是新創產業，通常可以不用太嚴肅，文謅謅反而增加距離感，可以使用非正式語氣。
• 但假設寫給比較傳統或是特別講求文字精準度的行業（如律師），用正式語氣會比較適合。

3. 目的: 有求於人vs.要求別人

• 如果email目的是要尋求對方協助，語氣上會需要比較客氣(polite)。
• 反之寫信是要求對方或是主管要求下屬，則可以用比較直接(direct)的口吻。

相信藉由上述的判斷方式，大家在下筆前心裡已經有個底，知道要用什麼語氣來寫email，大原則有了接下來JC直接帶大家來看實用範例。

實用範例

1. 「非正式語氣」 vs. 「 正式語氣」

a) Hi John, vs. Dear John,
說明:開頭稱呼(salutation)就定調語氣，Hi比較沒那麼正式適合用在比較熟識的人，Dear常見於首次寄信或是對上的溝通。

b) I'll get back to you after the board meeting. vs. I will contact you after the board meeting.
說明:

• 兩句的意思都一樣，但請注意第一句用縮寫(contraction) I'll ，是比較隨性非正式的用法。
• 另外這個例子還有用單字選擇來區分語氣，I'll get back to you 就像中文隨口說的“我會回你”，I will contact you就好比說“我會與你聯絡”，相對正式，利用get 跟contact的單字選擇呈現出語氣的差別。

補充說明：

常見的縮寫(正式/非正式) :
We have/we've

I will/I'll

常見的單字選擇(正式/非正式) :
provide/give
receive/get
request/ask
However/But
In addition/Also
Therefore/So

2. 「客氣」vs. 「直接」

• 客氣語氣:可善用情態助動詞(modal auxiliary verb)如could或would

客氣語氣範例1:I would appreciate it if you could provide me the lastest report on sales performance.

說明:可運用在去跟其他部門請求提供報告。

客氣語氣範例2:I would be grateful if you could let me know which software you are using for video editing.

說明:有求於人，想請教對方用什麼好用的軟體做出厲害的影片，用了would跟could來表現客氣。

• 直接語氣:句子的結構平舖直述且堅定，比較沒有給對方空間的感覺(straight to the point and assertive)

直接語氣範例1:Please email me the lastest sales performance report.
說明:上對下，主管跟負責產出報告的下屬要資料。
直接語氣範例2:Let me know which software you are using for video editing.
說明:熟人或是好朋友間詢問對方。

總結：語氣=態度，職場上怎麼說常常比說了什麼來的重要！

不知道大家是否有注意到，上面的範例不管採用什麼語調，其實意思都不變，但讀者內心的感受可是大有不同。

如果是熟人或是好朋友看到你用Would you...? Could you....?可能心裡會想說你怎麼了?有事嗎？

相反的如果對方是某公司的高階經理人或是其他部門素未謀面的同事，第一次收到email就對他說Hi John, Let me know when you'll be available. I wanna talk to your about ABC project，對方很可能會覺得不禮貌且不專業，心裡想:我跟你很熟嗎?怎麼用這種口氣跟我說話？

任何容易造成誤解或是有可能在對方心中留下不好印象的行為都是風險，在商業的應對上，我們都要避免，盡可能趨吉避凶。

JC希望這篇文章能幫助大家學習到如何運用得體適切的語調傳達訊息，寫出專業的商務email！

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