新生活動籌備歷險記

han_yan

更新於 2024/10/12發佈於 2024/10/12閱讀時間約 9 分鐘

回想起一年前剛進入大學的自己，面對著新的學習環境、截然不同的生活圈，脫離高中制式化的教育，迎接多元學習的大學生活，帶著期待的同時，更多的是對未來的恐懼。

直到今日於花蓮生活一年了，發現自己越來越喜歡花蓮、喜歡東華、也更喜歡自資系，期望能讓新生了解東華自資的美，降低面對未知焦慮的同時，凝聚自資系同學，這個凝聚，不只是大一新生間的情感，更是整個自資系同學的情感凝聚。

比想像中困難的起點

說到「辦活動」，對我來說是件不陌生的事情。從國中接觸短時間的活動規劃（1~2小時），到了高中開始組織團隊、籌備整場活動，直至現今也累積一些些經驗了，而就是這些經驗，配上滿腔熱血與願景，狠狠的推了我一把，讓我接下了三個新生的活動。

但這不僅僅只是「三個活動的規劃」，背後牽涉到的是經費籌措、團隊的組織等複雜的因素。每一次籌備活動都會帶給我不一樣的體驗，最基本「團隊」組成的不同，就能帶來截然不同的經歷。其他像是經費來源、活動目的、地點、受眾等也會造就感受的差異。

而這次的活動，是我在大學第一次主導團隊籌劃辦理，且在短時間內，同時要運行三項活動的籌備，再加上陌生的受眾與活動環境（自資系），加劇了活動的難度。

0908 新生入學活動院系時間之極限挑戰

在聊聊這個活動前，要先來說說有關「新生領航員」與「活動籌備者」的困難抉擇。

最初的最初，放棄了系學會這條路的我，抱持著我不會籌備系上的新生活動，而報名了學校的新生領航員，負責新生入學活動整日（9：30～21：30）帶著新生參加學校舉辦的各項活動，但兜兜轉轉後還是接下了系上的活動，也造就了 9 / 8 新生入學活動當日極致忙碌的行程。

回到新生入學活動「院系時間」，院系時間是由各院系自行籌備，介紹系上的願景、修課規定、服務學習等，另外也會有抽直屬等活動。

為何會說是「極限挑戰」呢？今年學校將新生活動規劃於同一日進行，院系時間僅有短短的兩個小時，對我來說嚴格說起來只有40分鐘（剩下的 80 分鐘為系上老師、系辦姐姐們的時間～），如何在一堂課都不到的時間，執行6個系隊介紹、50位新生抽直屬、班幹選舉，及原本要在系員大會宣布，但沒有系學會所以沒有系員大會，最終只能在新生入學活動當日介紹的新生相關活動宣傳。

如何在極短的時間，有效率的運作每個項目，是這場活動帶給我的考驗。

活動中一切很快就過去了，40分鐘真的很短，第一次跟大學同學一起籌備、執行活動，實戰經驗讓我更認識每個一起奮鬥的小夥伴的特質，也開始思考往後活動更合適的人力配置。

善用每個人的特質，讓每個人在合適的位置閃閃發光

新生入學活動院系時間合照

0910 認識自資系，我們走吧！

新生入學活動結束後，緊接著「認識自資系，我們走吧！」的到來。這個活動原先並非在我的規劃中，但現在的我很感謝有這場活動的出現。

簡單介紹一下活動的內容，這個活動是博丞學長（系上很厲害的大學長🥹）分享給我的。當時會想接下這個活動是希望打破以往「學長姐分享」的形式，從上對下的單向分享，變成雙向的討論交流，直接地幫助學弟妹解答各種疑難雜症。活動前會提供學長姐想分享的內容給參與者，活動中學弟妹可以自由地找尋相關領域的學長姐詢問問題或分享經歷，整個活動簡單且自由，可以想像成一個大型的聊天飯局！

這個活動相比起另外兩項活動，籌備過程相對輕鬆很多，但對於我這個很討厭當公關的人，最困難的並非設計活動流程，而是「邀請學長姐」的部分，每次要寄信詢問時，全身的細胞都在拒絕我按出「傳送」按鍵，發送訊息的焦慮讓我對於這個輕鬆的活動備感壓力。

但事後回頭看，發現是我自己想的太糟了，換句話說......系上學長姐們都好友善～每個人都答應了我的邀請，也給予我很大的鼓勵，甚至主動推薦給我合適的人選，讓我認識到更多系上厲害的學長姐，每個人的經歷都好獨特且珍貴！

這場活動比我想像中的成功許多，活動中學長姐主動的打破僵局，完全沒有學長姐的高度（不喜歡學長姐制學長姐至上的感覺><）營造了一個安心的環境，讓學弟妹可以暢快的分享自己的想法。活動後甚至有學妹跟我們一起去夜觀～直到前幾日參加鳥調說明會中，還能見到有學長姐與學弟妹因這場活動而認識，真正實踐了當初給予自己立下的目標——「凝聚系上的感情」。

這場活動的成功，歸功於參與活動的每個人

意外的插曲——二手書櫃

舉辦完「認識自資系，我們走吧！」活動當日（星期二），收到了許多新生詢問系上二手書櫃使用的訊息，但並非系學會的我，當時並沒有系學會會辦的使用權，且因系學會的停擺，位於會辦中的二手書櫃也被擱置許久。在詢問系辦姐姐後，系辦姐姐同意我們管理二手書櫃，同時給予我會辦的鑰匙，但沒想到真正的考驗才正要開始。

實際看到書櫃及管理的書單後，發現許多問題，第一，每年書籍的編碼方式不同，並沒有統一的編碼方式及書單；第二，二手書櫃包含了「借」、「捐」、「買」、「賣」四種使用方式，以往並沒有系統化的管理及設立規範，導致二手書櫃的使用率低、管理困難。釐清問題後，接下來該進行的方向就清晰可見了。

我們建立了一個公開的書單，確認每本書籍在架與否，並為其重新編碼，看似簡單的動作，要在短時間內整理超過100本書籍也是個很大的工程。此外，我們也建立了二手書櫃使用流程，明確公告二手書櫃的使用方式。最後建立各項工作手冊，方便未來的管理者管理書櫃。

從問題釐清、建立架構、宣傳，上述的一切，都是工作團隊（4個人）利用課餘時間進行，為了要讓系上的同學在第二周上課前就有課本可以使用，我們努力花費一天半的時間，並在第一周的星期五，成功啟用二手書櫃！

釐清問題＞確認目標＞執行，讓複雜的事情簡單化

0927～0929 自資通鑑新生宿營

解決了二手書櫃後，重新回到了新生活動的籌備，新生活動中，最艱鉅的挑戰歸新生宿營莫屬！在籌備活動前有耳聞去年活動些許的亂象，也讓我認真思考新生宿營存在的意義。

這次的宿營自從決定不與外系合辦後，默默立下了要更貼合自資系的目標，在場地的選擇上，我們決定於系上服務學習的場域——高山森林基地辦理，在活動的安排上，加入了與自資系相關的「夜觀」活動，也將歷年來都會有的朔溪、立式划槳（SUP）、獨木舟，改為含有環境教育內容的「賞鯨」活動，期望讓參與的學員用不同的方式認識自資系，感受到花蓮山與海的美。

在大地遊戲／團隊遊戲上也是別有規劃，整日的活動由劇情串聯，闖關活動不僅僅只是單純闖關獲得積分的競賽遊戲，加入了尋寶、解謎、推理，豐富了活動的內容。

或許是因對於活動品質及內容豐富度的期待，活動前兩周在兼顧課業的同時，幾乎不眠不休的在準備活動。不斷修正的細流、活動器材清單，用心規劃的故事劇情，純手工製作的遊戲道具，每個挑燈夜戰的努力，每個與小夥伴溝通討論的會議，無非希望參與者能得到豐富的活動體驗與滿滿的收穫。

但......再多的努力也抵擋不了自然的力量。在活動辦理當周，得知颱風「山陀兒」的生成，正一步步威脅台灣。因為颱風的影響，星期五收到了賞鯨公司的停航消息，同日晚上的夜觀活動迫於雨勢過大而忍痛取消。但也許是過往的經歷（每逢我主辦活動，就會有疫情、颱風攪局！），讓我可以在劇烈的改變中，冷靜思考每個挑戰的解方。

套用自然資源與管理課程學到的內容，具有韌性！

自資通鑑新生宿營活動大合照

來聊聊這段瘋狂旅程的收穫吧

大二上學期的第一個月，如此瘋狂的開局能有一個很好的結果，除了過往自己的經驗累積外，更重要的是「團隊」的功勞。這次是我有印象以來，第一次有一個真正在運行的「核心籌備團隊」（但說是團隊也只有3個人啦～），從六月開始密集的討論活動規劃，按部就班的在每個時間完成每件事情，多人的想法激盪也幫助我思考到我想法的盲區，各司其職的完成任務，真的分擔我很多壓力，像是團隊的夥伴負責我最不喜歡的聯繫廠商、器材列表與清點等工作，讓我可以專心地進行活動內容的設計。