我們都想要成為生活井然有序、效率極高的人。看起來那些所謂「有組織」的人彷彿擁有神奇的力量，能夠輕鬆掌控生活中的一切，但其實這些「魔法」都是來自於一些習慣和原則。
1. 不要依賴大腦儲存信息，信賴可依賴的系統
大腦的記憶是有限且易遺忘的，有效地利用外部工具來幫助記憶，對於保持高效率的生活非常關鍵。
大腦的短期記憶容量相當有限，通常只能同時保留約四到七個資訊片段。而當資訊量超過這個範圍時我們就很容易遺忘。
因此利用外部工具（例如筆記軟體或待辦事項清單）來減少記憶負荷，能顯著提高工作效率，讓我們的大腦可以專注在更具創造性的任務上。
那些有組織的人習慣於將需要記錄的事情放入可靠的系統中，像是數位筆記工具（Evernote、Notion、OneNote）或雲端儲存（如Google Drive），這樣可以確保即使物理設備損毀，重要的資料也能被找回。
擁有一個可依賴的系統不僅僅是存儲數據的問題，還關乎如何儲存數據。例如這些系統需要易於存取並且易於搜尋。這意味著不論是筆記還是檔案，都應該有良好的歸檔架構。命名標準、分類清晰、快速的檢索能力都是保持系統有用的基本。
擴展這點，我們可以把這種行為理解為一種「心理卸載」。當我們將所有任務和信息外包給一個值得信賴的系統時，大腦能夠專注於更重要的事情，如解決問題和創造力發揮，而不是擔心記住每一個小細節。這也是為何很多人發現自己開始使用這些工具後，壓力減少了，思維更清晰了。
待辦事項清單也絕對是一種有效的外部工具，這些清單幫助我們把即將處理的任務具體化，避免因為大腦負擔過多而忘記重要的事情。
心理學研究表明，將任務具體化有助於減少焦慮，因為我們對具體步驟的掌握能夠增加可控感。
具體化任務還能激發行動，因為具體的目標比抽象的目標更容易引發行動，從而提高生產力。不論是手寫的清單還是數位工具（如Todoist、Microsoft To Do、Google Tasks），它們都能讓我們清晰掌握要做的事情，並且能在完成後獲得成就感。
這些做法其實也代表了對自身人性的認知：承認人類本能上會「遺忘」。大腦很擅長處理創意和複雜的思維，但面對大量繁瑣的細節時，記憶力往往不夠可靠。
因此我們需要利用這些工具來彌補記憶的不足，這不僅是提高效率，也是對未來自己的照顧。
2. 標記物品，保持信息的持久性與清晰度
標記所有不常用的東西是一種有效保持秩序的方法，這能幫助我們在需要時迅速找到對應的物品，而不用陷入漫無目標的尋找過程。
減少認知負荷能有效提升專注力和決策效率。標記物品能減少我們在尋找物品時的認知負荷，讓大腦可以把資源投入到更重要的思考和決策上，而不是浪費在記憶物品的位置上。比方說把搬家時用到的五金工具放進塑膠袋並標註袋子的內容，這樣在幾年後再次搬家時，就能輕鬆地知道這些零件屬於哪個家具。
這裡的關鍵在於「認識到未來的我們會感激現在的自己」。很多時候標記看起來是多餘的，但實際上這正是預防未來混亂的第一步。就像專業廚師在廚房裡會標註所有瓶瓶罐罐，這不只是讓環境美觀，而是為了能在需要時快速找到所需的材料。
除此之外，標記不僅是物品上的標註，還可以擴展到數位世界中的文件與資料夾。在數位化的生活中，我們可能會儲存大量的資料和文件，若沒有適當的標記與分類，日後查找將變得非常困難。標記物品以及保持信息的清晰度，無論在實體世界還是數位世界，都是有組織的生活中不可或缺的一部分。
3. 建立「心智回顧」的習慣，主動檢視生命中的依賴性
所謂的「心智回顧」，就是持續檢查自己生活中各種依賴的東西，確保它們得到妥善的維護。舉例來說，一個有組織的人會時常思考自己在不同階段需要的資源，如食物、工作計畫、家庭責任等等，確保這些依賴能持續支持自己的生活。
我們可以把這理解為一種「生活中的系統管理」。就像每個程式需要定期更新，生活中的各項依賴性也需要定期關注和維護。如果我們能把這些管理融入日常生活中，那麼就可以減少「突發情況」所帶來的壓力。
這個過程需要持續不斷地學習，但開始的方法其實很簡單，只需要列一張清單，寫下生活中所有重要的元素並逐一檢視即可。
舉例來說，我們的日常生活中有很多依賴需要持續檢查：是否有足夠的家庭必需品？重要的文件是否備份了？財務狀況是否健康？甚至一些需要長時間才檢查一次的物品也可以列入待辦事項清單，向羊羹家玄關口放的地震用逃難包，裡面有四人一貓五天份的糧食和貓牽繩。這些物品需要定期檢查，比如半年或一年一次，以確保罐頭期限沒到期、手電筒、簡易收音機等狀況良好。每次檢查大概只需五分鐘，這樣就能確保在緊急情況下萬無一失。
突然想到另外的例子。體檢也是需要定期檢查的重要項目。定期體檢有助於掌握自己的健康狀況，自費的體檢套餐大概每兩年進行一次即可。為了避免遺忘，羊羹也在Google Calendar上註記並設定兩年重複一次的提醒，這是一個簡單但非常有效的方式來保持健康管理。
透過建立這種心智回顧的習慣，我們能夠更好地預見潛在的問題，並及時採取行動，避免生活中的「小問題」變成「大麻煩」。這種習慣有點像是我們自己的「系統維護」，讓生活中的每個環節都能夠順利運作。
4. 「兩個就是一個，一個就是沒有」：備份的重要性
這條簡單的格言揭示了有組織的人如何防止工作和生活中的突發狀況。這句俗語源於美國的軍事訓練與生存技能圈，尤其像在軍隊、特種部隊、求生訓練等場合經常使用。其目的是強調備份和冗餘的必要性，以應對意外狀況。士兵們會確保隨身攜帶的裝備如火柴、刀具等都有備份，以避免在關鍵時刻因為故障或遺失而陷入困境。