生活太混亂？跟隨這7個原則，有組織的生活其實比我們想像的更簡單
我們都想要成為生活井然有序、效率極高的人。看起來那些所謂「有組織」的人彷彿擁有神奇的力量，能夠輕鬆掌控生活中的一切，但其實這些「魔法」都是來自於一些習慣和原則。
1. 不要依賴大腦儲存信息，信賴可依賴的系統
大腦的記憶是有限且易遺忘的，有效地利用外部工具來幫助記憶，對於保持高效率的生活非常關鍵。
大腦的短期記憶容量相當有限，通常只能同時保留約四到七個資訊片段。而當資訊量超過這個範圍時我們就很容易遺忘。
因此利用外部工具（例如筆記軟體或待辦事項清單）來減少記憶負荷，能顯著提高工作效率，讓我們的大腦可以專注在更具創造性的任務上。
那些有組織的人習慣於將需要記錄的事情放入可靠的系統中，像是數位筆記工具（Evernote、Notion、OneNote）或雲端儲存（如Google Drive），這樣可以確保即使物理設備損毀，重要的資料也能被找回。
擁有一個可依賴的系統不僅僅是存儲數據的問題，還關乎如何儲存數據。例如這些系統需要易於存取並且易於搜尋。這意味著不論是筆記還是檔案，都應該有良好的歸檔架構。命名標準、分類清晰、快速的檢索能力都是保持系統有用的基本。
擴展這點，我們可以把這種行為理解為一種「心理卸載」。當我們將所有任務和信息外包給一個值得信賴的系統時，大腦能夠專注於更重要的事情，如解決問題和創造力發揮，而不是擔心記住每一個小細節。這也是為何很多人發現自己開始使用這些工具後，壓力減少了，思維更清晰了。
待辦事項清單也絕對是一種有效的外部工具，這些清單幫助我們把即將處理的任務具體化，避免因為大腦負擔過多而忘記重要的事情。
心理學研究表明，將任務具體化有助於減少焦慮，因為我們對具體步驟的掌握能夠增加可控感。
具體化任務還能激發行動，因為具體的目標比抽象的目標更容易引發行動，從而提高生產力。不論是手寫的清單還是數位工具（如Todoist、Microsoft To Do、Google Tasks），它們都能讓我們清晰掌握要做的事情，並且能在完成後獲得成就感。
這些做法其實也代表了對自身人性的認知：承認人類本能上會「遺忘」。大腦很擅長處理創意和複雜的思維，但面對大量繁瑣的細節時，記憶力往往不夠可靠。
因此我們需要利用這些工具來彌補記憶的不足，這不僅是提高效率，也是對未來自己的照顧。
2. 標記物品，保持信息的持久性與清晰度
標記所有不常用的東西是一種有效保持秩序的方法，這能幫助我們在需要時迅速找到對應的物品，而不用陷入漫無目標的尋找過程。
減少認知負荷能有效提升專注力和決策效率。標記物品能減少我們在尋找物品時的認知負荷，讓大腦可以把資源投入到更重要的思考和決策上，而不是浪費在記憶物品的位置上。比方說把搬家時用到的五金工具放進塑膠袋並標註袋子的內容，這樣在幾年後再次搬家時，就能輕鬆地知道這些零件屬於哪個家具。
這裡的關鍵在於「認識到未來的我們會感激現在的自己」。很多時候標記看起來是多餘的，但實際上這正是預防未來混亂的第一步。就像專業廚師在廚房裡會標註所有瓶瓶罐罐，這不只是讓環境美觀，而是為了能在需要時快速找到所需的材料。
除此之外，標記不僅是物品上的標註，還可以擴展到數位世界中的文件與資料夾。在數位化的生活中，我們可能會儲存大量的資料和文件，若沒有適當的標記與分類，日後查找將變得非常困難。標記物品以及保持信息的清晰度，無論在實體世界還是數位世界，都是有組織的生活中不可或缺的一部分。
3. 建立「心智回顧」的習慣，主動檢視生命中的依賴性
所謂的「心智回顧」，就是持續檢查自己生活中各種依賴的東西，確保它們得到妥善的維護。舉例來說，一個有組織的人會時常思考自己在不同階段需要的資源，如食物、工作計畫、家庭責任等等，確保這些依賴能持續支持自己的生活。
我們可以把這理解為一種「生活中的系統管理」。就像每個程式需要定期更新，生活中的各項依賴性也需要定期關注和維護。如果我們能把這些管理融入日常生活中，那麼就可以減少「突發情況」所帶來的壓力。
這個過程需要持續不斷地學習，但開始的方法其實很簡單，只需要列一張清單，寫下生活中所有重要的元素並逐一檢視即可。
舉例來說，我們的日常生活中有很多依賴需要持續檢查：是否有足夠的家庭必需品？重要的文件是否備份了？財務狀況是否健康？甚至一些需要長時間才檢查一次的物品也可以列入待辦事項清單，向羊羹家玄關口放的地震用逃難包，裡面有四人一貓五天份的糧食和貓牽繩。這些物品需要定期檢查，比如半年或一年一次，以確保罐頭期限沒到期、手電筒、簡易收音機等狀況良好。每次檢查大概只需五分鐘，這樣就能確保在緊急情況下萬無一失。
突然想到另外的例子。體檢也是需要定期檢查的重要項目。定期體檢有助於掌握自己的健康狀況，自費的體檢套餐大概每兩年進行一次即可。為了避免遺忘，羊羹也在Google Calendar上註記並設定兩年重複一次的提醒，這是一個簡單但非常有效的方式來保持健康管理。
透過建立這種心智回顧的習慣，我們能夠更好地預見潛在的問題，並及時採取行動，避免生活中的「小問題」變成「大麻煩」。這種習慣有點像是我們自己的「系統維護」，讓生活中的每個環節都能夠順利運作。
4. 「兩個就是一個，一個就是沒有」：備份的重要性
這條簡單的格言揭示了有組織的人如何防止工作和生活中的突發狀況。這句俗語源於美國的軍事訓練與生存技能圈，尤其像在軍隊、特種部隊、求生訓練等場合經常使用。其目的是強調備份和冗餘的必要性，以應對意外狀況。士兵們會確保隨身攜帶的裝備如火柴、刀具等都有備份，以避免在關鍵時刻因為故障或遺失而陷入困境。
隨著技術的發展，現代備份技術也在不斷演進。雲端備份是目前最為普遍的方式之一，像微軟的OneDrive、Google雲端硬碟等，都能提供多層次的備份保障，確保資料即使在設備故障時也能安全存取。區塊鏈技術的應用也正在興起，它通過去中心化的方式來存儲資料，增加了資料的冗餘性和安全性，特別適合用於存儲重要且敏感的資料。這些技術手段能讓我們在面對不可預見的情況時，依然可以保證資料的安全性與完整性，從而降低風險。
備份的重要性不僅僅是針對數據，還包括生活中所有容易中斷我們流程的事物。舉例來說確保相機的電池備份好，如果其中一個電池用完了，那還有另一個能用，不至於中斷拍攝的工作。這種做法就像是在生活中設置「安全網」，無論什麼情況發生，我們都能有備無患。
雲端自動儲存也是這個原則的一部分。像羊羹的手機相片會同時自動備份在微軟和Google雲端，而公司文件也會透過微軟自動儲存。這樣的做法確保了資料的安全性，即使一個平台出現問題，還有另一個備份可以依賴。這是一種對不可預見性的防禦，確保資料的可靠性和持久性。
這個原則可以應用於生活的方方面面，從辦公文具、廚房用品到數據檔案備份，無一不適用。「兩個就是一個」的想法是對不可預見性的一種防禦。透過設立備份，減少中斷帶來的壓力，讓我們的生活更加穩定和無憂。
5. 根據個人需求設置環境，拒絕無意義的教條
每個人的習慣和工作方式都是不同的，盲目地遵循某種「標準」的組織方式，可能反而會降低效率。有組織的人會根據自己的實際需求來設置工作環境，調整不同項目的擺放位置，確保它們是方便的、符合直覺的。
這涉及到「實驗精神」，即不斷地試錯，找出最適合自己的方式。比方說許多廚師可能會按照字母順序排列廚房物品，但如果我們發現根據物品的使用頻率來排序會更好，那麼就大膽地改變吧，這類無傷大雅的個人習慣問題如果也要依樣畫葫蘆的照抄，最後只會造成自己浪費過多時間在學習別人且自己不熟悉的習慣上。關鍵在於，我們的系統應該為我們服務，而非束縛我們的手腳。
這也適用於數位工作環境，我們的電腦桌面、文件夾的結構等等。根據自己的工作流程來設定最符合直覺的資料夾分類和命名方式，而不是遵循一些看似標準但不實用的方法。我們可以從實驗中找出最能提升效率的方式，這樣不僅能提升工作質量，也能讓日常操作更得心應手。
6. 尊重「就位準備」的原則：事前準備的力量
「就位準備」（mise en place）是一個法語詞語，原本是烹飪界的術語，意指「一切就位」。
最新的管理學研究顯示，「就位準備」原則同樣適用於項目管理和工程學等領域。在項目管理中，確保所有資源和工具在工作開始前就位，可以減少在項目進行中因資源缺乏而造成的中斷，提升整體效率。
在工程學中，準備工作的全面性更是確保項目順利進行的關鍵，能有效降低風險並提升團隊協作效率。有組織的人在開始工作之前，會確保所有工具、材料都處於應有的位置，避免在工作的過程中手忙腳亂地尋找所需物品。這不僅僅是在實體世界中的準備，也是一種心態上的準備。
這裡的深層含義在於「創造良好的工作節奏」。如果我們能在每次工作前就把所有東西準備好，那麼效率會大幅提高，因為注意力不會被環境中的雜事打斷。這是一種透過控制環境來提升注意力和生產力的方法。
不只是烹飪，這種原則同樣適用於我們的日常工作。在開始一個專案之前，先準備好所有需要的資料和工具，確保桌面乾淨整潔，這樣可以讓我們專注於核心任務，避免因為找不到東西而中斷思路。這樣的準備工作也可以降低壓力，因為一切都在掌控之中，心態也會更加平穩。
7. 謹慎選擇擁有的物品，讓生活保持簡單
最後，有組織的人通常會精簡自己的物品，確保只擁有那些真正有用、帶來快樂或有實際功能的東西。
他們會問自己：這個東西有沒有為我的生活帶來價值？如果沒有，那麼它可能只是在浪費我的空間和時間。這其實是對「物品的意義」進行思考的過程，當我們能夠減少生活中的無用物品時，生活也會變得更加清晰和簡單。
選擇保留什麼，不僅僅是物理空間的管理，也是心理空間的管理。這就是近幾年盛行的極簡主義，有助於減少心理壓力，提升心理健康。
研究發現減少物品能夠減少我們的心理負擔，降低焦慮感並增加生活滿意度。但極簡主義也應該適度，過度追求極簡可能導致生活品質下降。有些人為了極簡而極簡，把房間裡的東西減到只剩下一個蒲團還沾沾自喜，這樣反而無法有效地提升生活效率，看起來只是獲得心靈平衡但實際上那個房間應該除了修佛修仙外就沒有任何作用了。我們應該根據自己的需求來決定保留什麼物品，而不是盲目地減少一切。
當我們減少生活中的無用物品時，可以更專注於真正重要的事物，從而提升幸福感和專注力。過多的物品意味著更多的維護、存儲和組織需求，這樣就可能帶來不必要的壓力。
不妨問問自己：這件物品真的對我有用嗎？如果沒有，也許捐出去或者處理掉會是更好的選擇。
這種生活方式與極簡主義有些相似，但並不是完全追求「少即是多」，而是追求「精確擁有」。有組織的人會選擇那些真正對他們的生活有幫助的物品，並且捨棄掉那些帶來負擔的東西。這樣的選擇讓生活變得輕鬆，並且將時間和精力集中在那些真正重要的事物上。
這七個習慣背後的邏輯，其實都是在最大化時間和精力的利用，並最小化干擾和壓力。成為有組織的人需要持續地反思和調整，不斷優化自己的生活和工作方式。透過了解這些習慣，我們可以學習如何更好地管理時間、精力和資源，從而過上更有品質的生活。
- 不要依賴大腦儲存信息：使用可靠的外部工具來記錄信息，減輕大腦負擔。
- 標記物品：保持信息清晰有序，方便未來查找。
- 建立心智回顧：持續檢視生活中的依賴性，減少突發問題。
- 「兩個就是一個，一個就是沒有」：設立備份，確保生活的連續性。
- 根據個人需求設置環境：拒絕教條，根據自己的需求調整環境。
- 尊重「就位準備」的原則：做好事前準備，創造良好的工作節奏。
- 謹慎選擇物品：保持生活簡單，專注於真正有價值的東西。
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