遠距事務所 part 2-電子卷證

電子卷證是什麼?

律師自行電子化卷證

1. Adobe Scan (Android) (iOS) 由Adobe所推出的掃描軟體，掃描的頁數沒有限制，但免費版僅能進行25頁的OCR辨識。掃描時可以設定單頁掃描或多頁連續掃描，筆者在閱卷時都會使用多頁連續掃描功能，不須手動按拍照，相機會自動偵測文件的範圍、拍照、儲存，若搭配手機腳架，雙手只需要負責翻頁，和要價不斐的桌上型書本掃描器類似。 唯一需要注意的地方，若閱卷時拍攝的角度太歪斜，或紙張與桌面顏色過於相近導致相機無法正確辨識出文件範圍時，就需要手動修正文件擷取範圍。筆者習慣在拍完之後，逐一確認每頁的擷取狀況，再進行儲存。 掃描完成後，會儲存成PDF檔案並自動儲存於Adobe的雲端。若案件內容較為私密，也可以設定不同步到雲端。筆者習慣掃描完成後，直接轉存到事務所的私有雲(NAS)，或發送到工作群組請助理下載保存。 單次連續掃描的頁數沒有限制，但畢竟是影像處理，手機還是需要一定的效能。單次連續掃描的頁數過多，也容易導致app閃退。據筆者以iPhone 11掃描的經驗，單次連續掃描約60~70頁是比較剛好的頁數，後製、儲存的速度也比較快。單次高於120頁就容易當掉(實際發生在筆者身上的慘案)。 至於OCR的功能，因為免費版僅限25頁以下，鮮少閱卷頁數會低於25頁，因此這部分就沒有實際測試過。但依據以往使用Adobe Acrobat的OCR功能推測，對中文的OCR效果不至於太差。 Adobe 本身就是PDF規格的制定者，對處理PDF卷證的支援度也較高，因此Adobe Scan是目前筆者主力使用的掃描軟體。
2. Microsoft Lens (Android) (iOS) 由微軟推出的免費掃描軟體，掃描的方式和功能與Adobe Scan大同小異。主要差異在於Microsoft Lens掃描完成後，可以選擇存成PDF、Word、或其他Office系列的格式。若選擇存成Word格式，則會自動進行OCR辨識，如果拍攝光源充足、角度沒有太歪斜，辨識的效果算是不錯，可以直接在Word進行文字編輯。對於有大量OCR需求、但又沒有購買OCR軟體的用戶而言，算是相當好用。 但就筆者的角度而言，使用電子卷證的目的在於獲得與紙本卷一模一樣的內容，OCR成Word之後會失去原先的樣貌，因此還是掃成PDF居多，Microsoft Lens強大的免費OCR功能就比較沒有優勢。 但在撰寫書狀需要引用對造書狀內容時就非常好用，OCR辨識成Word後可以直接複製貼上，大大節省打字時間。

整理卷證

PDF軟體

電子卷證既然是PDF格式，整卷當然必須使用PDF軟體。雖然很多文書編輯軟體都能開啟PDF，但終究無法進行後面提到的標籤、排序功能。筆者習慣在Windows電腦上進行整卷，最常使用的PDF軟體如下：

1. Adobe Acrobat 為Adobe所推出的PDF編輯軟體，功能強大、對PDF的支援程度非常高 (PDF就是Adobe主導製定的檔案格式)，但為付費軟體，具備可辨識文字、搜尋影像中文字功能的Acrobat Pro版本，目前定價約5800元/年，是非常昂貴的文書軟體。但用Adobe Acrobat編輯後的PDF，幾乎所有平板或手機的PDF閱讀軟體都能正常開啟，對於外出開庭時使用電子卷證的人比較友善。 Adobe也有推出免費版本的Adobe Acrobat Reader，但僅能檢視PDF和進行簡單註解，無法進行OCR或標籤、排序。
2. PDF-XChange Editor 由PDF-XChange公司推出的付費PDF軟體，目前多數法院也使用此套軟體。整體的軟體介面更接近舊版的Office 2007，與Acrobat差異甚大。但同樣具備可辨識文字、搜尋影像中文字功能，也能進行標籤、註解、排序。 與Adobe不同的是，即使是免費版的PDF-XChange Viewer功能也很強大，除了無法進行OCR之外，標籤、註解功能都可免費使用。付費版本定價僅46.5美元/年，約合台幣1,300元左右，只要Adobe Acrobat不到三折的價格，算的上經濟實惠，也是筆者目前主力使用的PDF軟體。 但PDF-XChange Editor的缺點也很明顯，不支援Mac OS以及其他行動裝置；用PDF-XChange Editor所製作的標籤、註解，在其他PDF閱讀軟體上也無法完整顯示，如果外出開庭使用iPad看卷的話，就不太適合。

還有一款Foxit PDF Editor，價格和PDF-XChange差不多，但跨平台的支援程度比PDF-XChange好很多。除了Windows、Mac OS以外，也有推出Android和iOS版，不過筆者目前還沒有實際使用過，應該會列入後續測試的選項之一。

如果是使用Mac電腦以及iPad做為主力工具的使用者，一定也聽過PDF Expert這款付費軟體，雖然無法跨平台使用，但在蘋果生態圈中一直是頗受好評的一款PDF軟體。當然，Mac OS本身內建的預覽程式也可以對PDF進行畫記、備註、增加書籤，搭配接力功能無縫接軌到iPad、iPhone上，整體來說也足敷使用。

標籤、註解、排序、合併

整卷的目的在於方便後續快速查找、引用。筆者習慣以標籤的方式進行初步整理，可以根據不同內容區分顏色或階層，方便快速查找。除非電子卷證有明顯的錯頁、顛倒，否則盡量維持原本PDF的頁面排序，但標籤的順序則可以自由安排，在不更動頁面排序的狀況下達成自編目錄的效果。

而卷證內需要注意的地方，可以再用螢光圈選工具及註解的方式備註，如果是多人合作的案件，也可以標註出需要討論的點。

而先前提到以手機掃描軟體閱卷，單次連續掃描不宜超過70頁，因此可能會出現紙本卷宗沒拆卷，但PDF有好幾個的情形。筆者習慣在整卷時，一併將其合併，保持和紙本卷相同的狀況，即一個紙本卷宗一個PDF。合併後的PDF可能會很大，可以適時的使用PDF最佳化功能幫檔案瘦身，未來開檔案時也會比較快。

使用電子卷證

法律產業邁向遠距作業的第一步

電子卷證的未來

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