還在糾結使用筆記的分類嗎?

多數人在使用筆記時，都會直接聯想到要如何分類，我覺得其難度並不下於標籤(#Tag)，分門別類似乎是理所當然，但又不知其所以然，風靡歐美的「卡片盒筆記法」所提到的筆記形式有四種，分別為Fleeting note (靈感筆記)、Permanent note (永久筆記)、Literature note (文獻筆記)與Project-related note (專案筆記)，從字面上的敘述好像理解但又不知道該如何使用，相信許多的筆記使用者與卡片盒筆記法的熱愛者，應該是霧裡看花，摸不著頭緒吧!

有句說得透徹，「盡信書還不如無書」，特別要強調，不是閱讀/讀書或卡片盒筆記法不重要，而是不要過於拘泥於形式的分類框架，除非「知其然知其所以然」，否則你會發現無所適從，原地踏步，大師所望(期望)，變成大失所望(失望)。還不如直接玩玩卡片，體驗當下的樂趣。

企業KM的三大主軸，制度管理、團隊運作與商業智慧

既然企業的KM可以運用OBS筆記，我們還是要定義企業KM的實務活動(Activities)是什麼樣的結構與特性，方能有效快速建構企業筆記，先前曾表達，知識管理工具思維的三個使用原則，Instant、Focus、Minimalist，KM的實務活動(Activities)，若用以一句話來陳述表達這三個原則分別是:

• 在當下完成紀錄筆記的過程紀錄。
• 將一個故事脈絡完成的歷程紀錄(Story)。
• 從文字內容Content到機制脈絡Context的歷程紀錄。

而在這三個原則與陳述表達下，我們將企業KM的實務活動(Activities)，區分為制度管理、團隊運作與商業智慧​三大主軸；

• 制度管理，在強調為什要做?做什麼?如何做?誰做?何時做?在哪裡做?做多少?，也就是5W2H，例如管理制度、企業流程、SOP等。
• 團隊運作，在制度管理的基礎上，進行更有彈性的團隊互動，例如領導、訊息溝通、跨職能部門會議、產銷會議等。
• 商業智慧，結合制度管理與團隊運作，進行營運分析與決策，並採取有效的行動，持續監督組織運作效能與永續發展。企業的智商高低取決於此。

企業KM的筆記，行動筆記、機制筆記、分享筆記、專案筆記

我們就以企業KM實務活動(Activities)的三大主軸、三個原則與陳述表達來定義四種形式的筆記，茲說明如下:

• Fleeting note(行動筆記):係指是接受訊息當下(Moment)，所觸發的想法或採取行動的紀錄。例如一則新聞媒體的報導、競爭對手發佈新產品、不如預期的銷售業績、機台稼動偏低、客訴居高不下、人員流動偏高等等。此形式的筆記是KM實務中最為關鍵的一環，因為行動的效能就組織的績效，與商業智慧的主軸互為因果關係，也就是具備靈敏度(Agility)的知行合一組織。
• Permanent note(機制筆記):係指組織架構機制內或結構化的組織訊息紀錄。例如文件管理、採購週報、原物料價格、例行性的會議與表報等。組織既是一群知識工作者的組合，總有所屬職能部門的歸屬、角色與任務，而不是一群沒有目標方向的人。
• Literature note(分享筆記):係指已出版的書籍、文獻、雜誌、論壇、影視影片YouTube、抖音或已公告發佈的訊息紀錄，此紀錄可能與工作完全無關，它就是一個參考附件(Reference)，套句筆記的說法，先記錄就對了；但若是與工作高度相關或情境上許可，是可以直接連其他形式的筆記，當然日後想起或搜尋到再聯結也是可以的。例如版本更新、新技術通報、參訪展覽報告、案例報告、讀書會等。
• Project-related note(專案筆記):係指非該職能部門當責的工作任務，但限定在某一期限內完成。該工作任務展開，需跨部門協作或整合外部供應鏈方能完成。例如成本降低方案、管理才能發展專案、碳盤查(減碳)、ESG與公司治理專案等。

其實不論任何一種的分類法，都是有可能改變的，百年內不太會變的分類(因為百年之後我們也不知道)，例如迄今154年的化學元素週期表。其實分類也是載體的另一個別名，本來就可以隨需改變，因應不同情境而改變也是趨勢所致。

最後，請各位想像一下，未來很有可能，生成式人工AI/GPT會提出一個超越人類大腦思考的分類，跌破數千副專家的眼鏡，也不足為奇。