在處理多角色、多任務的日常工作中，我發現善用 Google Calendar 是提升效率和掌控感的關鍵工具。以下是我的一些實踐分享，幫助你把時間和精力分配得更有條理，讓工作流程更加順暢。
▋ 用 Google Calendar 清楚區分角色與任務
1. 標註角色名稱
• 在 Calendar 的每個事件 (Event) 標題開頭，加上對應的角色名稱，例如：
• 「創辦人」：處理戰略規劃、團隊管理相關事項。
• 「研究者」：聚焦學術或產品研究工作。
• 「Chief Scientist」：專注技術設計或專案解決方案。
• 這樣能快速幫助自己明確每個時間段的角色定位，避免混亂。
2. 具體安排任務
• 為每個角色的工作分配具體時間段，並將需要完成的細項具體寫入事件描述中，確保到時候能直接執行，而不是花時間重新規劃。
▋ 提前思考與標準化工作流程
1. 提前思考 (Pre-Planning)
• 在早上工作開始前，先思考清楚每項任務需要哪些步驟。這樣當進入執行階段時，可以專注行動，減少浪費在「如何做」上的時間。
2. 標準化工作流程 (Standardization)
• 將重複性高的任務標準化，例如：寫報告的固定結構、常用工具的模板等。
• 當流程被固定後，可以用更快的速度完成重複性工作，同時減少失誤。
▋ 提升掌控感並強化合作能力
1. 增強掌控感
• 當你熟悉自己的工作流程並能快速執行時，即使遇到意外情況，也能臨危不亂。例如：如果團隊某部分出現問題，你可以快速接手並進行處理。
2. 善於委任
• 將標準化的工作委託給團隊成員處理，讓自己專注於更高價值的工作。
• 委任不僅能幫助分擔壓力，還能釋放時間，專注於戰略性思考或其他創新項目。
▋ 定期反思並優化精力分配
1. 定期檢視流程
• 每隔一段時間，回顧自己的工作流程，看看哪些可以進一步簡化或自動化，哪些需要調整時間分配。
2. 精力聚焦更重要的事務
• 從繁瑣的日常事務中解放出來，將時間和精力投入到能帶來長期價值的項目上，例如學習新技能或規劃未來戰略。
總結來說，善用工具如 Google Calendar，結合提前規劃、流程標準化和角色清晰分配，不僅能讓工作更高效，還能讓你更從容地應對挑戰。同時，通過持續反思和優化精力分配，你的工作方式會變得更加可持續 (Sustainable)。希望這些經驗對你有啟發！