全員參與制的會議形式

2020/03/16閱讀時間約 10 分鐘

翻譯：Vivi Guei, Yu Chieh Cheng, Joann Shen

為了使工作流程清晰明瞭，人們會召開政策會議或團隊會議。根據你所設定的會議形式，會議內容可以是政策決策或治理決策兩者取一，或是營運決策和政策決策兩者混合。

補充小辭典：

政策（policy）：關於營運如何被執行的的總體決定，這個決定可以是治理方式、工作流程、一項策略或關於角色的定義。舉例：台灣召開口罩政策會議，發佈實施分流購買政策。

治理（governance）：組織的管理機制，如組織結構、角色定義。屬政策中的一部分。舉例：台灣召開跨部會會議，確認衛生福利部、經濟部的職責範圍。

營運（operational）：組織的日常行動（經營和運作），為實現圈子目標而執行的任務。受到政策決策的約束，營運將政策決策付諸實踐。舉例：在沒有政策以前，賣口罩的商家可以自行決定要賣多少口罩。因分流購買政策，賣口罩的商家得依照這個政策，讓每個人一週可以買兩片口罩。

在這篇文章中，我們將會著重介紹後者（兩者混合使用的情況，我們發現更為萬用）。本文依照《眾聲共曲（Many Voices, One Song）》一書中的「會議形式」章節，說明如何結合不同主題和圈子開會，以及該會議在不同階段的實施流程。（該書提供更完整的案例和圖表，有興趣歡迎前往閱讀。）

這種會議形式並不難理解/並不是什麼高深的學問 — — 但是一個可靠的、標準化的、認可決式的會議，有助於讓所有人都能在會議中做出貢獻。當流程明確時，我們可以傾聽他人、專注眼前的工作。

基礎會議形式

會議分為三階段，每階段都有各自的目標：

開場（Opening）：確保人員和圈子已準備好開會
內容（Content）：使圈內的工作內容更加清晰。
結束（Closing）：評估會議以改進會議。

開場 Opening

在進入會議討論前，每個人都帶有故事、背景和某些體驗。例如：在地鐵的尖峰時間、灑了咖啡、最近孩子剛出生、離婚、家庭成員過世、對另一個工作圈子的表現感到沮喪、感激春天的到來、對正在做的工作感到自豪、對工作中的議程項目感到不安、或只是想喝第三杯咖啡……
人們在「登入會議」這個環節分享的越多，越幫助我們成為更加鮮明立體的人、展現人性的一面，有更多同理心、願意相互支持，成為彼此的盟友。
「登入會議」不是心理治療小組，而是幫助提醒每個人，我們都是有血有淚的人。當分享完一切影響我們心情和生活的大小事後，即可將注意力轉移到圈子內的工作討論上。

管理階段（ADMIN）

當成員已經準備好開會，整個圈子仍然需要一些準備。在《眾聲共曲（Many Voices, One Song）》一書中，我們將圈子的準備過程稱為ADMIN階段，“ ADMIN”中的每個字母皆代表一個需要注意的原則。

這些步驟不會花費很多時間（可在一分鐘內完成），但這些原則能防止會議期間或會議之後可能出現的中斷或干擾。

出席 Attendance：確保會議記錄者在場，記錄下誰缺席。稍後將需要出席資訊來構建議程。
會議時程 Duration：會議在被安排的時候，缺乏明確的會議時間長度，也不清楚每個與會者是否可以參與會議的認可決階段。透過明確訂定會議時程，讓整個進程更清楚。
會議紀錄 Minutes：上次的會議紀錄是否已公開發布？錯過上次會議記錄的人是否已閱讀並理解上次的會議內容？簡言之：每個人是否已經取得同樣的資訊內容，零資訊落差，不必回頭討論上次會議的內容？
補充資訊 Information：人們還有什麼其他資訊想分享的嗎？這些資訊可以是提醒其他人最近有個跨組織活動、或個人近況的宣達等。（這僅用於公告圈子外的資訊。任何關於圈子內的報告都屬於會議議程。）如果人們可以在這個階段將想說的事情說出來，他們將能在接下來的會議上更放鬆和專注。萬一宣達的資訊太過複雜或引發人們討論，你可以停止討論或者將其納入會議議程— — 如果是和圈子相關的議題。
下次會議 Next meeting：是否有下次會議日期？如果沒有，那是否計畫在何時以及如何安排下一次的會議日期？即使已有固定的開會時間，仍然值得再次正式確認時間和日期。因為任何常規的開會時間都可能與，例如，國定假日或其他事的時間衝突。如果下一個會議日期的安排有問題，則請將其納入議程討論。

現在我們已經將所有可能分散與會者注意力的事情解決了，圈子已經準備就緒。下一步，會議內容。

內容 Content

會議內容分為三步驟：

認可議程
處理/討論會議議題
更新待辦事項：評估議程項目的進度

認可議程 Consent to agenda

我們透過規劃、調整、認可來確定會議議程。會議順利成功與否，不僅取決於主持人，而是圈子內參與會議的人皆需對會議品質負責。
若將議程分為三部分，會更有效率：

1. 列出解決問題的順序
2. 為每個討論事項分派討論時間（如下所示 — — 指定標準時區*並為該討論事項列出詳細的開始時間 — — 使會議時間能夠更順利被計算；或不是列出開始時間，而是列出預計討論時間的總時間長短）。
3. 我們對每個討論議程的期望結果是什麼，載入：報告、探討或做決定（請參閱下一部分）

*註：跨國會議情況下，與會者可能來自各個不同的時區。建議在分派會議時間的時候，留意與會者的時區和時差。

所以，會議內容聽上去會是：
「…所以，我們這邊準備了一份這次的會議議程。讓我們一起看一下，以便大家都了解將會發生什麼事情。首先，我們要討論的【議程1】是一份報告，希望只需5分鐘討論。然後，我們將探討有關【議程2】的想法，我認為如果花費10分鐘討論，我們會取得很大的進步。在【議程3】中我們必須作出決定，我為此預留了20分鐘，以確保有足夠的時間。大家對這個議程有任何疑問嗎？（暫停）沒有的話，對該議程有任何異議嗎？」「我有異議，因為瑪格麗特說她要提早離開，所以她會錯過第3項，讓決策更難進行。調換項目2和3的順序以確保我們都在場是否更好呢？」「這很重要，謝謝。好的，所以我重新陳述我的提案，我想先談談【議程1】，再討論【議程3】，接著討論關於【議程2】的想法。還有其他異議嗎？（暫停）沒有人提出異議，這表示我們已達成認可並準備執行！」

議程項目 Agenda items

現在，圈子已經準備好討論所有的議程內容。

報告（Reports）是一份對相關資訊的描述。
探討（Exploration）是針對一件議題或提案所進行的想法或點子的發想
決策（Decisions）則會批准一項指導圈子如何工作或治理的提案/建議

在全員參與制的會議中，政策決策是由認可決表決成立的。也就是說，當圈子裡的成員沒有人有任何異議的時候，該項決定即成立。在政策到達足夠好之前，「異議」是對討論議題提出另一種視角的方式。即使在有限的會議時間內，只要有可能，圈子都會設法提出異議，為該決議提供更多新觀點、資訊和評價。對於紀律嚴明的圈子，建議先閱讀完會議目前為止的記錄，再進入下一個討論事項。

議程變更 — — 例如，當我們想將該項議程的目的改為「決策」而不是「探索」、想延遲議程或更動會議其他細節時，都需經過圈子同意。如此才能既保持會議靈活度，又有意識地規劃開會時光。

更新落後的工作清單 Update backlog

瀏覽會議議程，有助於將進度落後的專案寫在未來的待辦清單上（下次會議需討論的內容），藉此完成下一次會議議程。例如，若今天創建了一個角色，下次開會是否要讓某個人承擔該角色？如果今天延遲討論某個主題，什麼時候要討論呢？請將這些疑問或資訊，放在待辦清單或日曆中，成為下次會議討論的內容。在此次會議過程中花三分鐘收集一些還很新穎的訊息，能讓下次開會輕鬆許多。有些團隊會選擇在這個環節，重新回顧並檢視所有的行動。

以下是你在此階段可能會聽到的會議內容：

「好，所以我們認可推遲【議程2】，把它列入下次會議再討論。我會記下哪一天要來評估這次的決議。我們還沒談論如何確保每個人都知道決策更改了，因此我也將其放在待辦清單中。大家對議程還有什麼疑慮嗎？」

「有的，我們在會議中有要求帕文下次要像她今天一樣報告。」

「您是對的，請寫下來。還有別的嗎？（暫停）無異議。我認為我們差不多可以登出會議了。」

結束會議 Closing

在結束會議前，每位成員要分享他們對此次會議的觀察和反思，可以是與他們相關的任何事物。通常，可在這些面向提出回饋：

人際關係動態（感激、緊張、溝通方式、連結感….等）
工作內容（完成了多少工作、釐清了哪些事、終於解決了一件棘手事⋯⋯等）
會議過程（溝通時是否足夠可靠或太強硬、會議時間是否充足，開會內容是否有意義、開會過程是否出現干擾….等）

治理的目的是，盡可能在短時間內建立清晰的規則。因此，會議模式要夠簡明。當然，會議可以僅靠執行某些步驟就完成，但跳過任一步驟都會提高會議混亂的風險。根據我們的經驗，清晰的會議流程可使會議更有效率、更流暢，並使成員有更多精力進行人際溝通。

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