開會其實有技巧，選對開會方法就能展現工作實力

談起會議，如果你的腦海裡浮現的還是那個千篇一律的畫面——會議室、人、輪流報告和冗長討論，那你可能還稱不上真的懂開會。

依據會議目的、規模的不同，每種會議預期獲得的產出也不同。舉例來說，藉由召開「決策執行」類會議，人們得以傳達企業策略、推動業務，並了解團隊進度；但是，當企業計畫推出新商品時，需要的就不再是例行會議，而是能激發靈感的創意發想會議。所以，為了用最節省會議成本的方式，獲得最高品質的會議產出，你必須為不同會議量身打造適合的進行方法。

1. 決策執行類會議
由於多半是例行會議，每次議程大同小異，所以不妨選擇強力控管時間、確保會議順暢進行的方法，以求「速戰速決」，例如「站著開會法」「時間限制法」等。

2. 解決問題類會議
由於需要集結眾人智慧、合力解決問題，所以除了必須提供引導，讓與會者了解問題的本質外，更要確保每種聲音都有被聽見的機會，例如「世界咖啡館」就是專為此類會議設計的會議方法。

3. 創意發想類會議
找出創意點子幾乎是唯一的目的，所以最好能讓與會者在最舒服、自由的氣氛中發想，以發揮最瘋狂的想像力，「動腦會議」就是最常採用的形式。

4. 凝聚心力類會議：當團隊士氣低落、溝通出現阻礙時，不妨離開熟悉的環境，避免讓日常壓力牽絆住你的團隊，依照人數多寡，召開「移地會議」或「午餐會議」。

經過一番熱烈的討論，為了避免說過的話、做過的決策像船過水無痕，最後一個步驟就是將會議討論的內容，製作成書面報告。依照會議的性質與規模，至少都應安排 1 位專門負責記錄的人員。

還有一項很重要、卻時常被忽略的工作，就是「檢討」會議，亦即檢討「會議本身」（而非會議內容及決策品質）的形式、流程及必要性，因為懂得「如何開會」也是工作實力的展現，若能在每次會議中有所學習成長，就能讓會議開得愈來愈有效率、有成果，甚至開得更有趣、更有意義。

檢討「會議本身」的形式、流程及必要性，也是讓開會愈來愈有效率的關鍵。

1. 會議召開者的評估方向：
　 □ 無論如何都要開這個會嗎？
　 □ 出席者是否了解會議目的？資料是否事前妥善配發？
　 □ 會議地點、現場、設備是否恰當？
　 □ 司儀或主持人是否做好準備？
　 □ 會議記錄者的人數過多或太少？
　 □ 有無準時開會？
　 □ 資料內容與份數是否適當？
　 □ 出席者參與討論的積極度如何？
　 □ 出現爭執時，是否妥善處理？
　 □ 有無如期獲得結論？
　 □ 會議報告是否及早寄發出去？

2. 會議出席者的評估方向：
　 □ 有無事先閱讀資料做好準備？
　 □ 是否準時到場？
　 □ 是否集中精神開會？
　 □ 是否因為上司或前輩在場，而限制自己的發言？
　 □ 自己的主張是否簡潔有力合邏輯？
　 □ 意見衝突時，是否仍能冷靜以對？
　 □ 有無依循會議主持人的指示動作？
　 □ 有無提供適當且足夠的資訊，協助做出結論？

參考資料／《開會也有技巧》，博誌文化
整理．撰文／郭子苓、陳立唐