講座場地的挑選方式|活動企劃第三篇

閱讀時間約 5 分鐘
這系列會記錄我過往在舉辦講座類活動的方法,包含:#1 主題設定、#2 講者邀約、#3 場地挑選、#4 參加者聯繫、#5 產品迭代。
這五個類別會分成五篇來記錄,第三篇會分享【講座的場地挑選】,分成 #交通、#設備、#服務、#預算 四個階段。
還沒看過上一篇【講者邀約步驟】的可以先點:講座的講者邀約步驟|活動趨勢觀察

一、交通

相信大家在找場地大部分都是看 Pickone,一開始的篩選條件我也是根據「縣市地區」、「人數」、「預算」、「距離」來挑選,在交通我會看兩項:位置易達性、停車方便性

(一)位置易達性

  1. 捷運:以台北車站為中心,大概在哪個捷運站、距離捷運站要走多久,這些資訊都要明確寫在活動頁面,因此也必須實際走過,才不會大家以為在捷運站附近,結果又走了很遠才抵達,造成多數人遲到,因此在活動頁面,我通常都會寫【地點: XX (捷運 OO 站,走路 7 分鐘)】,更好的是放一張 Google 地圖,從捷運出來的走法
  2. 公車:除了捷運,若該場地位在大馬路旁邊,也可以記錄哪些公車路線會經過,讓參加者可以多一個選項,有些人的出發位置搭公車反而比搭捷運更為方便。

(二)停車方便性

距離捷運站越近,通常較難有停車位,因此若是離捷運站很遠的,更要思考附近是否有機車格或停車場,雖然這項不是必要,但若有消費者問到,至少可以回答得出來。(可紀錄在常見問題集)

二、設備

設備的部分分成 #投影、#音響、#桌椅、#其他需求(WIFI、插座、廁所、飲水機、垃圾桶、燈源)。

(一)投影

  1. 投影方式:有些會用投影幕,有些則是 LED 電視牆,要確認如何開啟跟關閉,有些場地的投影機不是固定在天花板,需要每次使用都重新架設在人群中,因此在安排座位也要協調空間。
  2. 簡報筆:有些場地會提供簡報筆,但主辦單位也要攜帶一支以防場地方的故障。
  3. 連接線:大部分都會有 HDMI 線,同時要確認是否有 Mac 轉接頭,有時是主辦單位的電腦都可以用 HDMI,但講者希望用他的電腦投影,結果他的電腦是 Mac 需要轉接頭,就會當下一陣慌亂,
先看投影機的位置是否方便

(二)音響

  1. 有音響:確認音響位置,測試前後位置聽得感覺,多大聲後排才能聽到?以及哪個位置可能會爆音?麥克風是否有備用電池?如何調音量?
  2. 無音響:有些場地沒有麥克風設備,也要確認是否後排會聽不到,或是要自己額外帶小音箱。

(三)桌椅

  1. 數量:最重要的是確認最多可以做到幾人,需計算有桌子跟沒桌子的情況,避免現場有人沒位置坐。
  2. 高腳椅:有些講座有長時間對談時間,會需要擺放高腳椅讓主持人與講者坐著,或是有些講者也會希望坐著講。
  3. 動線:排桌椅時也要確認講者上下台要怎麼走、有錄影機的話要放哪,避免把走道都塞住。
(圖片來源:小樹屋。像是小樹屋就會明確標示每個空間的最大座位數。)

(四)其他需求

  1. 插座數量:若是會需要參加者攜帶筆電,則要看插座數量夠不夠,或是場地方有沒有延長線可借用
  2. WIFI:是否穩定?若要播 Youtube 影片會不會卡?是否可供所有參加者使用?(有些場地的WIFI 只給主辦單位,不給參加者用)
  3. 廁所、飲水機、垃圾桶:確定數量跟位置,這部分通常不會寫在官網。
  4. 消防設備:這也是比較不會注意到,但也可以確認是否有滅火器。
  5. 光線:是否亮度充足或昏暗,如是聽講活動要避免在黃光的場地,如是偏向分桌聊天則可適情況挑選。

三、服務

若把設備比喻成「硬體」,服務則是偏向「軟體」的「人」方面。

(一)接洽流程

確保租借場地是順的,避免明明有預約,結果活動前一週發現場地沒被登記到。

(二)匯款、合約時程

確定如何叫做「訂成功」,大部分都會以「簽約完 & 匯款完」才算租借成功;如果都是訂定還沒匯款,有些場地會優先給有匯款的單位。

(三)餐食

講座場地若選在咖啡店的空間,要確認是否都要低消(基本消費),以及是否有餐飲折扣等。

(四)其他規範

  1. 提前、延後:如果是借用 18:00–22:00,是否可提前 17:30 場佈都要詢問清楚,以及上一時段是否有人借用?若超時到 22:30 的超時費用?有些會很嚴格,有些則是稍微彈性。
  2. 飲食:是否可帶自己餐食進去?垃圾如何處理?
  3. 場復:大部分場地都會要求活動完要場復到原位,借用前也都要詢問清楚。
(圖片來源:Gap Hour ,進場都可以點餐。)

四、預算

預算很直接,就是 #成本合不合,如果要辦出不賠錢的講座,至少「報名費-講師費 — 場地費(-人事成本)>0」。

(一)場地費用

在台北,我觀察到的一般價位是「人數 x 100 」,假設 50 人的場地,價格大約 5,000 元上下,假設 100 人,大約 10,000 元上下,但當然會有再高、或是便宜,端看場地提供的服務或設備品質。

(二)長期合作

若在某幾個場地合作上良好,則可開始考慮長期合作,例如每月固定一場在這裡,價格上也可能可以談到折扣。
假設某個系列講座大約都 30–50 人,就可以跟 50 人場地談長期合作,但前提也是這個場地單位認為 #活動屬性 是相符的。

(三)備案

借場地永遠要有備案,透過上述的篩選條件 & 價格列出清單,萬一這個時段借不到第一選項,那第二選項是哪個?

▍總結

由於本系列主要是以「講座類活動」來說明,較難涵蓋到 #露天場地,或是 #多功能場地,不同人數(小講座到大講堂)、不同類型(單純演講或互動實作)需要的場地需求都不一樣。
因此在上面的說明很多情況我都用「有些」、「可能」,並不是口頭禪 XD 只是每個場地提供的東西都不太一樣,實際上還是要根據自己的活動類型去篩選。
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《思維的創意想像》是工作之餘發起的 Side Project,因為近期快速吸收各種資訊跟商業知識(Input),但一直沒有地方輸出(Output),因此想透過這系列記錄學到的內容,包含商業知識、產業洞見,或是職場分享等等,目前已有產品開發、客戶成功、社群行銷、思維增長、職場日記等系列文章。
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