【了解秘書公司服務】Com Sec Virtual Office虛擬辦公室
更新於 2021/03/29閱讀時間約 3 分鐘
市面上出現越來越多的秘書公司(Secretarial Company)，替其他公司包辦公司秘書服務，及出租虛擬辦公室(Virtual Office) 地址，到底怎樣才可以成為一間秘書公司？是不是人人都可以經營管理？他們又有什麽責任？
提供秘書服務及出租Virtual Office需要申請什麼牌照？
香港政府屬跨政府財務行動特別組織一員，為減低香港在洗錢和恐怖分子資金籌集方面的風險，並維護香港國際金融中心的聲譽，決定在2018年3月1日起實施信託或公司服務提供者(Trust and Company Service Providers)發牌制度規管，由公司註冊處處長審核牌照申請，港人不能再任意開設秘書公司。
從此，替人開有限公司、做公司秘書、提供Virtual Office地址的公司都需要申請信託或公司服務提供者牌照(TCSP License)，首次申請的費用為HK$3,440，獲批給牌照的有效期為3 年。
根據《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集條例》（第615章），沒有牌照的情況下在香港經營秘書公司服務業務即屬違法，可被處罰款港幣十萬元和監禁六個月。
牌照批給的門檻並不低，除了具會計及法律專業資格的獨資經營人外，均需付費給信託及公司服務提供者註冊辦事處，評定其是否經營牌照業務的適當人選。根據統計數字，截至2019年9月30日，有570宗牌照申請是不獲批准或撤回。
秘書和Virtual Office公司有什麼責任？
持牌的秘書和Virtual Office公司需要持續遵從《打擊洗錢條例》的規定及公司註冊處發出的指引，包括盡責地審查客戶身份及備存有關紀錄，否則會受紀律處分，甚至撤銷牌照。
公司註冊處的執法部門及其效率不容忽視，他們甚至會突擊上門檢查，曾有同行因被突擊檢查發現沒有張貼水牌而即場被派罰款單。也曾經有公司因沒有採取措施識別客戶的身份及核實他們的身份，被罰款港幣九萬元及命令該持牌人糾正有關違規情況，有充分理由相信該公司是被他人揭發的。
什麼是重要控制人登記冊(Significant Controllers Register)？
備存重要控制人登記冊是另一項與TSCP License同期推出的新措施，為提升香港公司實益擁有權的透明度及方便執法人員監察。
《2018年公司（修訂）條例》於2018年3月1日同步生效，規定在香港成立為法團的公司（上市公司除外）必須識別對該公司有重大控制權的人，把他們的名字紀錄在重要控制人登記冊。
法例指明重要控制人登記冊可備存於該公司的註冊辦事處、備存成員登記冊的同一地方、或香港的任何地方（要告知處長有關地方）。換言之，聘請秘書公司的好處除了替該公司填寫遞交周年申報表和公司詳情變更表格等，亦可撰寫及保存重要控制人士登記冊，對外籍人士於本地設立公司但沒有備存登記冊的地址為之重要。
坊間不少秘書公司會收取客戶一千至數千元不等的額外費用，去製作及備存重要控制人士登記冊，所以大家委託秘書公司開有限公司前要詢問清楚。
資料來源：CountAudit|開公司、報稅、審計
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