利用訪客登記系統，同時保障公司安全和客戶私隱
- 訪客個人私隱備受爭議，物業管理、企業、訪客三者需求應要取得平衡。
- 訪客系統能簡化訪客登記程序，保障訪客私隱，而且方便易用，為潛在客人留下美好印象。
保安措施與個人私隱的衝突
圖片來源: SGCIA保安及護衞業管理委員會須知
根據最新香港個人資料私隱專員公署的報告顯示，在過去五年內，有關物業管理的投訴共接獲七百多宗。原因是企業的僱員要求訪客出示身份證登記，甚至再填寫一堆登記文件。這樣往往容易涉及不當收集、保留及使用業戶和訪客個人資料等行為，違反《私隱條例》。今時今日，投訴機制帶來的影響很大，處理不當就會有人將事件發佈到網上，受人公審，可令企業聲譽受損，甚至影響業績、股價。所以訪客登記這個程序，都不可忽視。不過，若要處理有關的問題，絕非易事。
難以滿足三方的需求
圖片來源: vector by freepik (www.freepik.com)
辦公室大樓的保安問題，往往考量幾方面的利益下，存在矛盾:
- 物業管理公司為保障大樓的保安，會設立一些政策，如多重程序的登記手續，以助記錄訪客紀錄供日後查閱;
- 訪客希望訪客登記簡單快捷，並確保個人私隱，而且限制越少越好，以便自己進出各個場所;
- 辦公室或大樓擁有者則希望保安公司能提升高效的保安質素，同時能為客人們提供親切的訪客服務。
因此，現實上如果沒有工具幫助的話，很難平衡三者所需。例如繁複的登記程序雖可提高保安水平，但客人很可能因複雜的訪客程序，而感到不悅; 又如接待處出現很多客人詢問問題時，亦會使其他客人需漫長等待。
但如果缺乏了嚴密的保安程序，在出現盜竊等保安問題，必然會歸咎於保安公司辦事不力。因此保安員在負擔場地保安的壓力下，自然將所有保安程序都會做足，甚至有增無減，但很多時如文首的事件，會令訪客感到不便，甚至冒犯。
更重要的是信任問題。訪客個人資料一旦被記下，如沒有恰當的數據管理，就會有披露外洩的危機，數據被第三方惡意運用之餘，企業更有可能會面臨法律起訴。因此，訪客保安問題攸關重要。
如何適當地妥善處理保安問題
在了解三方需求後，我們以下嘗試分析其背後原因，找出三方的共通點，繼而對症下藥。
1. 保安設置多重的登記程序，為的是記錄客人資料，方便日後查閱 ;
2.有些訪客需要快捷的登記，原因可能因為他們是外送員，送貨時間緊迫，長時間登記阻礙送貨及收貨的工作，對兩方都損失 ;
3.物業擁有者希望保持服務質素，保障客戶安全的同時，給人一個正面的形象，吸引更多新的客戶合作機會。
綜合上述的分析，企業現在需要的，是一個簡單程序、方便記錄查閱及易於管理系統，平衡各方需要。
新世代的簡易登記方法— 訪客登記系統
隨著科技的進步，電子登記系統愈來愈普及，不少大樓已採用訪客登記系統，原因是簡單操作，方便管理，而且解決傳統登記方法所帶來的壞處:
1.資料欠清晰: 部份辦公室採用客人自行留名的制度，但難以確保資料無誤，登記作用很多時形同虛設;
2.準確度不足: 即使改由辦公室接待員填寫，亦有機會出現人為錯誤，如填錯姓名;
3.私隱度不足: 有時候大堂登記訪客資料時，需要訪客展示、讀出相關資料，個人資料有機會因此外洩;
4.保守印象: 大堂服務某程度上代表著企業給人的印象，傳統的登記做法給人保守感覺，難以吸引新客戶合作。試想像一下，當您的手機仍然需要輸入鍵，別人會怎樣想你? 同樣地，辦公室情況亦然;
5. 數據處理繁複: 客人的資料需要保留一段時間，即是需要佔用空間存放。再者，當資料需要銷毀時，亦要確保資料不會外洩而作特別處理，導致經常產生額外支出。
使用Excel 等傳統文書軟體預約不行嗎?
或許您會想使用傳統文書軟體簡單預約便可，為何要花費資源在訪客登記系統上?
原因是只使用這些軟體預約的話，仍有很多未能妥善處理的地方。
例如訪客到來您公司接見管理人員前，或須透過打電話查詢資料，包括到訪日期和時間; 到達後，仍然要登記資料。 相比傳統做法，程序只是電子化，並沒有進一步簡化及方便實制操作，因此問題仍然存在。
您的完善訪客登記系統—Bookings ONE
訪客登記系統
訪客登記系統能解決以上所有問題，提供一站式的服務訪客體驗及簡化登記程序。一站式的服務訪客服務是指訪客可透過我們的系統完成所有程序。在建立預約時，除了能清楚提供所需基本資料，包括日期、時間及地點等外，亦可預早詢問訪客需求以及預早填寫登記資料。
當訪客到達前台時，簡單確認部份資料後，一鍵便可完成登記程序，之後領取電子訪客證，跟隨樓層圖指示直達目的地。全程自助，無需僱員在旁跟隨，避免過往大堂服務需大量人手的情況出現。
訪客登記系統還可以準確無誤地記錄客人資料，透過電話或姓名便可簡單地查閱訪客資料，如出席時間、目的及特別備註等。無需佔用空間存放資料，系統亦確保數據安全，毋須擔心不善棄置大量個人資料問題。若是有定期到訪的訪客，如合作夥伴，系統會自動填寫有關記錄。智能化系統能夠給您的好拍擋一個美好的印象。
由此可見，訪客登記系統能完美地解決以上所有問題，避免了「關公」出現的機會，引起企業不必要的損失。更甚者，能夠提高良好的訪客體驗為您帶來無限的潛在客戶。想不想為您的企業建立正面形象，從而開源節流，把握更多機遇? 馬上行動，聯絡我們。
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