為了公司業務需求，被指派到外地開會、參展或是參加教育訓練等等，相信不少人應該都有過這樣的出差經驗，雖然說差旅也可算是旅行的一種型態，但到頭來仍舊是件公差事，而非一般的出遊旅程，因此需要顧慮的其實比想像來的多，像是出差費用的預算限制、出差回來的報支流程等，都必須事先搞清楚，以避免出差回公司後遇上超支自付，或是單據不足而無法報支的悲慘情況。
差旅費，指的是出差期間因辦理公務而產生的住宿費、膳雜費和交通費等各項費用，而根據財政部指出，營利事業員工出差旅費報支時，應提示詳載逐日前往地點、訪洽對象及內容等之出差報告單及相關文件，足資證明與營業有關者，憑以認定；其未能提出者，應不予認定。因此，以下將分別針對國內外出差旅費報支的要點及注意事項做整理說明。
國內出差旅費報支要點
1. 住宿費憑證核實認定
應取得旅館業書有抬頭之統一發票、普通收據或旅行業開立代收轉付收據及消費明細，准予核實認定。
2. 膳雜費若無超過標準，無須提供外來憑證即准予認定
依據《營利事業所得稅查核準則》第 74 條規定，每人每日享有一定額度的膳雜費（不含住宿）津貼，是不需要提供外來憑證就准予認定的。
‧營利事業之董事長、總經理、經理、廠長每人每日新臺幣 700 元。
‧其他職員，每人每日新臺幣 600 元。
若公司補助員工的總額，超出上列法定的認定標準的部分，將屬於員工的薪資所得，應依《所得稅法》第 89 條第 3 項規定，列單申報該管稽徵機關。
3. 交通費憑證核實認定
‧搭乘國內航線飛機之旅費，應以飛機票票根（或電子機票）及登機證為原始憑證；若不慎遺失以上證明，應取具航空公司之搭機證旅客聯或其所出具載有旅客姓名、搭乘日期、起訖地點及票價之證明代之。
‧搭乘輪船旅費，應以船票或輪船公司出具之證明為原始憑證。
‧搭乘火車、計程車及大眾捷運系統之車資，准以出差人之證明為憑證；乘坐高鐵應以車票票根或購票證明為原始憑證。
‧包租計程車應取具車行證明及出差人證明；租賃之包車費則應取得車行之統一發票或收據為憑。
‧駕駛自用汽車行經高速公路電子收費車道所支付之通行費，准以出差人之證明為憑。
※若出差期間跨越新、舊標準規定者，依出差日期分別按新、舊標準計算之。
國外出差旅費報支要點
1. 膳宿雜費依「國外出差旅費報支要點」所定，憑證核實認定
應取得旅館業書有抬頭之統一發票、普通收據或旅行業開立代收轉付收據及消費明細，准予核實認定。
營利事業員工國外出差膳宿雜費之日支金額，應比照公務人員國外出差旅費規則所定日支生活費標準（中央政府各機關派赴國外各地區出差人員生活費日支數額表）；若營利事業自行訂有宿費檢據核實報銷辦法者，宿費部分准予核實認定外，其膳雜費按上述標準之五成列支。
而營利事業派員赴中國大陸地區出差之膳宿雜費，亦比照公務人員赴中國大陸地區出差旅費規則所定日支生活費標準（中央政府各機關派赴大陸地區、香港及澳門出差人員生活費日支數額表）。
另外，法定生活費日支數額表報支，住宿費占 60% ，膳食費占 30% ，零用費則占10%（包含市區交通車票費、洗衣費、小費及其他與生活有關之各項費用）。若出差第一天在飛機上過夜，以及返國當日，各以生活費日支數額 40% 報支。
2. 交通費憑證核實認定
‧搭乘國際航線飛機之旅費，應以飛機票票根（或電子機票）及登機證與機票購買證明（或旅行業開立代收轉付收據）為原始憑證；若不慎遺失機票票根（或電子機票），應取具航空公司之搭機證旅客聯或其所出具載有旅客姓名、搭乘日期、起訖點之證明代之；遺失登機證者，則得提示足資證明出國事實之護照影本或其他證明文件代之。而報支時，機票費須將其它費用（簽證、手續、團費等）扣除。
‧搭乘輪船旅費，應以船票或輪船公司出具之證明為原始憑證。
‧搭乘火車、計程車及大眾捷運系統之車資，准以出差人之證明為憑證；乘坐高鐵應以車票票根或購票證明為原始憑證。
‧包租計程車應取具車行證明及出差人證明；租賃之包車費則應取得車行之統一發票或收據為憑。
‧駕駛自用汽車行經高速公路電子收費車道所支付之通行費，准以出差人之證明為憑。
3. 辦公費憑證核實認定
出差人員出國所產生之手續費（包含護照費、簽證費、結匯手續費及機場服務費等）、保險費、行政費（包含在國外執行公務必要之資料、報名、郵電、翻譯及運費等）、禮品交際及雜費（包含禮品費、交際費、計程車費、租車費）。
※若出差期間跨越新、舊標準規定者，依出差日期分別按新、舊標準計算之。
申請出差旅費報支三大注意事項
1. 差旅應以洽公或拜訪相關業務之客戶為由才可申請報支。
2. 在填寫出差報告書時，須以敘述式詳列每日前往地點、訪洽對象等人、事、時、地、物細項。
3. 出差報告單須詳附一切明細，例如住宿旅館單據、機票存根聯、登機證、交通車資收據或當地發票等相關證明文件；若向旅行社購買機票或代訂飯店行程等，應請旅行社開立代收轉付單據以資證明。
申請國外出差旅費報支注意事項
1. 國外出差天數之計算，以「算頭不算尾」標準法列之，例如 1 月 20 日出差，1 月 27 日返國，出差天數為 7 天。
2. 國外出差報告單上須一併檢附護照影本。
3. 國外出差生活費須註明換算成台幣的方式並附上匯率證明文件，匯率請以出國前兌換匯水單，或以搭飛機出國前一天台灣銀行美元賣出即期匯率為主，同時註明出差城市地點及附上行政院發布之生活費日支數額表。
由上述可見，外出一趟差旅並無想像中輕鬆，除了要辦理主要公務，同時還要將途中所有花費單據收好以利後續報支，但報支也不是件簡單的事，不僅要先將單據收齊，再自行一一貼票至報支單上，若發生單據遺失的狀況還可能需要自付其金額，最後呈交上負責的主管單位，前前後後要花上大把的時間，以及繁瑣的過程才能批審報銷好一筆差旅支出費用。因此，建議企業可以選擇使用一站式差旅平台，在平台上無論是住宿、機票還是當地交通等都能一鍵比價和預訂，同時還能在線上將員工每一趟出差的收據留存好，這對於企業和員工往後的差旅費用報銷過程，都更加省時又省力！
文／WeiTing｜COMMEET編輯群
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