【居家辦公管理指南】做對這4件事，員工遠端辦公也能高效率

從 2020 年的試行，到今年 5/13 COMMEET 正式啟動了居家辦公，在這一週以上的過程中我們邊做邊學習，一邊與管理顧問、律師，會計師共同討論修正，一邊將這些原則應用在公司的管理辦法當中。雖然我們都不樂見疫情警戒升級，但是仍要為一時半刻內不會緩解的疫情做好部署，同時讓公司的運營也能夠穩定、持續。因此，我們將摸索的過程中所總結出來的幾個居家辦公管理的心得（包含：遠端辦公公司會遇到的挑戰、公司在居家辦公管理上的解決辦法、對員工的工作關懷）分享給大家。

希望給即將進行遠端辦公，或是剛啟動的企業一些經驗分享和指引。

居家辦公管理遇到的 4 個挑戰

1. 無法決定哪些職務可以遠端辦公

2. 員工居家工作之餘仍要帶小孩

3. 員工工作狀態難以掌握

4. 線上溝通困難

4 個可行的解決方法

1. 體諒員工的家庭照顧需求，給予支持和協助

2. 訂定4個居家辦公工作規範，但仍保留彈性

• 以 SMART 原則設定工作目標，並滾動式調整
  首先，管理居家辦公的員工最重要的是「設定明確的工作目標」。在居家辦公的期間，企業應避免擔心員工此時此刻究竟在做什麼，而需專注在確保員工是否達成目標及成效。換句話說，企業管理者和 HR 應將重心放在目標的達成上，而非想要掌控、監視員工的一舉一動。如果真的有員工出現明顯出格的行為時，經過勸戒而仍未修正，這時你可以考慮緊縮賦予他的工作自由。如上面所說的，遠端工作的溝通效率不及面對面溝通，因此，何謂好的成果？何謂快速？哈佛企管建議可以使用 SMART 原則，達到高效的功效的工作產出：
  ・S (Specific) 目標明確
  舉例：［Ｘ］ 業績增長；［Ｏ］ Q2前，增加 500 個新客戶。
  ・M (Measurable) 可衡量
  以數字為導向，如果可以用數字來驗收能否達標，代表這是個好的目標。
  ・A (Attainable) 可實現
  目標訂定是為了達到，而不只是制定，因此制定前須衡量手邊的資源是否充足。
  ・R (Relevant) 具相關性
  每天的目標應該與團隊的大目標具有相關性，每個目標之間卻不互相衝突。
  ・T (Time-based) 有明確的截止期限
  設定目標時一定要有任務完成的時間表，可以避免目標一延再延。遠距工作時，設立明確的每日、每週、每月的目標，可以幫助員工更加聚焦，不至於因在家辦公失去了效率。
  ※ 滾動式調整的彈性：
  最後，在目標制定上仍保有一定的彈性，才可以做出滾動式的檢討、調整。
  因應這次疫情而實施的遠距辦公，說不定能意外幫助企業找到一個效率更高、成本更低的工作模式，也成功的進行了數位轉型。
• 建立主動回報的習慣
  遠端工作時由於彼此看不見摸不著，當遇到問題時、需要暫時離開電腦前，或是工作目標突然轉變時，都需要有一方提出來讓團隊可以同步。因此，做到以下幾點會讓團隊工作的節奏順暢：
  ・ 上下班、午休時，同事互相在通訊軟體上打招呼
  ・ 暫時離開電腦時，像以往在辦公室一樣告知主管
  ・ 工作問題卡關時，養成主動回報的習慣
  ・ 建立 Google 共享行事曆（如果團隊都有 Gmail 帳號）
  方便讓合作的同事彼此知道什麼時間不方便打擾你，或是對方什麼時間暫離等。
  總結來說，遠距工作需要比往常更主動的做出回報、同步工作，一方面讓團隊工作更順暢，一方面也讓同事保有自己專注的時間。
• 控制線上會議時間在30分鐘內
  大家應該都有在辦公室開會時開太長導致恍神，又或是有人開啟了一個番外篇的討論，結果一發不可收拾。但這些情形，在遠端工作的情形是不適合的，一方面是注意力會更加不集中，導致會議幾個小時下來，問題沒有得到有效的解決。另一方面，疫情期間在家工作可能還有照顧家人的壓力，員工無法一直在開會。因此，趁著這次疫情，企業管理者可以順勢訂定開會的方法，讓未來企業在回歸辦公室上班時也受益。分享以下 4 個方法，方法背後的立意和邏輯，可以有效率的進行會議：
  ・ 一、實行站立會議 (stand-up meeting)：
  顧名思義是站著的開會，以匯報工作進度為主，一般不超過 15 分鐘。過程中會搭配每個人的 Trello (專案管理工具) 任務卡，由任務執行人逐一報告三件事：(1) 完成了什麼，(2) 預計要做什麼，(3) 任務有遇到什麼困難，這也意味每位與會者都需對會議進行充分的事前準備。
  ・ 二、會議當下就撰寫任務卡：
  匯報了任務的進度，可能在會議中馬上討論出下一步的方向，並請同事們也幫忙確認，可以避免做了一圈發現做錯，也方便會議結束後馬上進行 follow up。
  ・ 三、沒發言的人可關閉麥克風：
  避免干擾到他人發言，也避免不屬於會議的聲音出現在會議中，關上麥克風是最好的方式。
  ・ 四、設定會議 agenda：
  透過預先準備好開會的內容，可以加速開會的進行，會議中如果有其他番外篇的討論，可以另闢會議進行討論。
  當這些規定嚴格遵守了幾次之後，團隊也會漸漸形成效率開會的共識。
• 建立訊息回覆的溝通策略
  企業管理者、HR 可以先跟員工約定好每種通訊管道的優先級，以保持順暢聯繫，依時間緊急性可以切分為 3 級：
  ・【第一級】：具高度即時性，使用電話、語音交談，需當下回應。
  ・【第二級】：具中度即時性，使用企業內部的通訊軟體，可能是任務的差派，可以約定半天內需回覆完畢。
  ・【第三級】：具低度即時性，使用 Email，一般是統整完的資訊和跨部門的需求，可以約定一週內必須回覆完畢。
  ・【其他】：討論型和例行性的會議，使用視訊會議。
  依此約定來進行團隊的溝通，不但可以讓員工清楚知道優先緩急，也可以免於被多方的訊息干擾，讓團隊的遠距工作時間做更有效、專注的運用。

3. 尊重員工，建立互信

4. 趁勢啟動「數位轉型」

員工關懷、凝聚向心力不可少

1. 舉辦線上社交活動

2. 建立正向反饋的文化

3. 讓員工有管道回報工作心情