出差旅費報支指南

閱讀時間約 6 分鐘
因公出差產生的交通費、住宿費、膳雜費,從稅法上的規定來檢視一下自家公司規定是否提供好福利,鼓勵員工出差;還是是在揩油、佔員工便宜。😏

稅法怎麼規範

營利事業所得稅查核準則 §74 旅費》旅費支出,應提示詳載逐日前往地點、訪洽對象及內容等之出差報告單及相關文件,足資證明與營業有關者,憑以認定;其未能提出者,應不予認定。
白話文👉旅費報支應證明與營業有關,應備有「出差報告」與「相關憑證」。
👉若無,稅務不予認定會剔除費用。
雖稅務剔除,但實際上若員工有出差事實與花費,還是要給人家錢,記錄在財務帳上。因此在稅上被剔除費用時,對公司來說是一種“財稅差”。
📍管理面為了【盡量減少財稅差異】
會參考稅法規範,來制定公司差旅報支的規定。

旅費三大類別

  1. 交通費
  2. 住宿費
  3. 膳雜費
接著依序來說明

⒈交通費

📍核實認定:搭乘證明
➊飛機:電子機票、登機證與購票證明。【缺一不可】
重點在於搭機旅客為實際出差者,憑證應載有旅客姓名、搭乘日期、起訖地點。
🍀購票證明通常是旅行業開立的代收轉付收據,或是航空公司開立的購票證明。
👉登機證弄丟了😞提供足以證明搭乘之事實
如護照影本、或是請航空公司開立搭機證明(需付費給航空公司)。
➋輪船:船票或輪船公司出具之證明
➌高鐵、火車、汽車、大眾運輸:以車票與購票證明為主。
難以取得的部分准以經手人證明報支。
👉自駕車出差,採公里數乘以一定比例報支,就是一種經手人證明。
➍ 計程車、租賃包車:統一發票、收據、車行證明。
難以取得的部分准以經手人證明報支。
➎駕駛自用汽車:經手人證明。包含:過路費、停車費、油資補助等。

🚗駕駛自用汽車

📂駕駛自用汽車的報支規範,可以判斷公司是鼓勵還是揩油
自駕通常是規範依公里數計算油資,公家單位多數以出差地的大眾運輸票價對照之公里價格來計算(大眾運輸資費通常非常低),當大眾運輸調漲票價才有機會增加費用。
民間單位通常以每公里6至10元來計算
有精算養車成本的朋友應該都知道每公里6元是有點虧錢的,也沒有考慮到自駕所多耗費的精神。
簡便的油資報支方式
👉加油打公司統編,帳務行政成本較低、員工可以省點油錢的兩全辦法。
有些公司會規範只能以公里數報支,精算員工的最短車距等等,公司對於幾百元油資也要錙銖必較的話,建議就快逃吧。
經常性差旅的外勤業務單位
👉以一定額的交通津貼給付,像是月薪一樣的給付給外勤員工,帳務成本可以降低,但缺點是這會成為員工的薪資所得,帳務處理上是員工薪資而非交通費。
帳務成本舉例:員工蒐集車票、發票與花時間報支與撰寫出差報告的心力,會計人員花時間與紙張處理僅幾百元的憑證。

⒉ 住宿費

📍核實認定:
旅館業者開立之〔統一發票或普通收據〕
旅行業者開立之〔代收轉付收據〕
  • 國內:跟住宿點確認是否有開統一發票或收據
❗無法提供憑證的住宿,可能違法經營
  • 國外:國內旅行社代訂,應有提供代收轉付收據
📂一秒判斷誰該開發票或收據?
📍誰收錢就誰開
📂難以取得收據( ´•︵•` )租房或親友家之類的
📍落入膳雜費範圍

⒊膳雜費

📍核實認定及日支標準限額:用餐、雜支、電話費等,都屬於膳雜費範圍
📍無憑證部分,超過限額屬員工薪資所得
  • 國內:每人每日定額
    董事長、總經理、廠長:700元
    其他職員:600元
📂業界習慣各種雜支拿收據,如:吃多少報多少,如果經常性地出差,可以給予一定額,免得員工「出差已經夠忙了,還要煩惱生出單據來」。
📂《赴外各地區出差人員生活費日支數額表》依不同地點而有所不同
生活費日支數額表
每個城市的物價不同,制定不同的日支數額
  • 用美國鳳凰城來舉例
    美金240/日
    折合台幣約7,400

日支標準限額

是一種稅務上的限額
超過,稅上會剔除➡️費用增加➡️課稅所得增加多繳稅
一趟旅程佔最大佔比是交通與住宿費,以核實認定為主,依憑證上的金額報支,當難以取得憑證的部分就落入膳雜費範圍。
排除掉核實認定的部分,許多公司會提供一定額的方式,讓員工用在吃飯、雜費等等,當公司給予的定額膳雜費“高於”日支標準限額,多的部分則屬於員工薪資。
可以看到規範中的日支生活費限額其實蠻高的,所以老闆給超過限額,可以算是佛心公司了。

✈️國外膳雜費

在國外交通、用餐、住宿等,取得憑證的方式不像國內這麼容易,國外膳雜費的日支限額訂這麼高,其實就是考量了餐費、宿費等無法取得憑證的情況。
依供餐宿與否,分為三種計算方式
①供膳宿:生活費日支數額的10%
②供膳不供宿:生活費日支數額的70%
③供宿不供膳:生活費日支數額的20%
返國日依生活費日支數額30%為限
  • 用美國鳳凰城來舉例:美金240/日
    出差日7天
    機票、住宿實支實付
    餐食自行處理給予定額
➡️限額計算 USD 240✖️20%✖️7日🟰USD 336元
稅上解讀:未具憑證的部分不要超過限額即可

關於報帳

管理面

公司管理可以依預算來制定,每趟出差給予的經費。
  • 實支實付,可以訂個內規,比如只能搭經濟艙
  • 員工自己想升等,則自補差額
  • 給予定額,讓員工自行處理用餐、小額雜支
  • 成本效益取捨
    🚏大眾運輸便宜,但可能要花上比較多工時
    🚗自駕出差有效率,但油資補貼太低,沒人想開自己的車
關於報帳文章的共同的結論都是
讓員工專注於工作
而不是如何報帳或是賺外快
有些慣老闆勤儉持家習慣了,覺得「員工出差喝水就好啦」、「住公司宿舍就好啊」,卻自己住總統套房、買高貴旅行箱報公司帳。
把員工當賊防,老闆自己當大爺
這種不平衡感,才是員工在意的。
出差已經很辛苦了,餐費幾百塊也要買張拿到收據,回來填寫出差報支,還要被東挑西扣。
如果員工出外一趟可以談到大生意,這些小小費用真的是非常值得的投資;太過苛刻,小心員工自己想辦法趁出差賺外快,做非公務的事、私收佣金等等,搞不好因小失大。

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職場難免有些吉白的人事物,但把腦袋弄的靈光一些,可以讓自己過得優雅一些。優雅阿姨認真寫寫,請帶一點點腦袋來看看。
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