你知道怎麼分配時間嗎？雖然依照優先原則先處理緊急任務，但是必須控制好花費的時間，不要讓自己陷入緊急任務。
80/20法則是義大利的經濟家Vilfredo Federico Damaso Pareto 提出的理論，也稱為帕雷托法則或二八法則：想要高效率利用時間，應該將最多的精力放在重要的事上。
研究顯示，大部分的財富集中在少數人手中，比例大概是80：20，這種現象也存在各種社會現象，80%的效益是由20%的客戶帶來的，80%的產品是由20%的公司生產的，由此可知，人生80%的事也是由20%重要的事組成。許多人忙了一整天，但是都是在處理一些瑣碎的事，卻沒時間處理重要的事，這就是缺乏工作效能。但這不表示瑣碎的事不需要做，而是利用最高效的方式完成每日規劃。
要確定哪些事對自己最重要，才能有效制定每日計畫、中長期計畫、甚至是人生計畫，以下有五個關鍵可參考：
- 確認人生目標：想做出合理規劃，就必須根據人生目標來確定方向。要從整體的角度來看，才不會被蒙蔽，做出短淺的規劃。
- 根據人生規劃，找出重要的事：確定人生目標後，中期與短期的目標就變得更清楚。
- 掌控時間，掌控目標進度：人生的主導權是掌握在自己手上，規劃完各項任務後，就要積極的去完成，確保進度不拖延，否則人生目標會無限期的延後。
- 避免干擾，專注在重要的事：當我們在任務當中時，還要隨時排除干擾，避免不需要的資訊，以確保我們能專注在重要的事上。例如關閉網路，或是通訊設備。
- 時刻關注重要的事：當我們關注什麼，就會成為甚麼，因此要隨時提醒自己，將要事安排在第一位。
要如何在一個罐子裡同時放進沙子、水、小石頭、大石頭，首先先放進大石頭，再來放進小石頭，再來是沙子，最後是水。當你確認的人生目標（大石頭），就能安排其他小目標（小石頭），然後是小事情（沙子），最後是不重要的瑣碎事情（水）。
安排事情時，要用最多的精力來處理最重要的事，並一次只處理一件事，只要在合適的時間內，專注處理任何一件事，就可以保證事情完成的又快速又有品質。
