你知道怎麼分配時間嗎?雖然依照優先原則先處理緊急任務,但是必須控制好花費的時間,不要讓自己陷入緊急任務。
80/20法則是義大利的經濟家Vilfredo Federico Damaso Pareto 提出的理論,也稱為帕雷托法則或二八法則:想要高效率利用時間,應該將最多的精力放在重要的事上。
研究顯示,大部分的財富集中在少數人手中,比例大概是80:20,這種現象也存在各種社會現象,80%的效益是由20%的客戶帶來的,80%的產品是由20%的公司生產的,由此可知,人生80%的事也是由20%重要的事組成。
許多人忙了一整天,但是都是在處理一些瑣碎的事,卻沒時間處理重要的事,這就是缺乏工作效能。但這不表示瑣碎的事不需要做,而是利用最高效的方式完成每日規劃。
要確定哪些事對自己最重要,才能有效制定每日計畫、中長期計畫、甚至是人生計畫,以下有五個關鍵可參考:
- 確認人生目標:想做出合理規劃,就必須根據人生目標來確定方向。要從整體的角度來看,才不會被蒙蔽,做出短淺的規劃。
- 根據人生規劃,找出重要的事:確定人生目標後,中期與短期的目標就變得更清楚。
- 掌控時間,掌控目標進度:人生的主導權是掌握在自己手上,規劃完各項任務後,就要積極的去完成,確保進度不拖延,否則人生目標會無限期的延後。
- 避免干擾,專注在重要的事:當我們在任務當中時,還要隨時排除干擾,避免不需要的資訊,以確保我們能專注在重要的事上。例如關閉網路,或是通訊設備。
- 時刻關注重要的事:當我們關注什麼,就會成為甚麼,因此要隨時提醒自己,將要事安排在第一位。
要如何在一個罐子裡同時放進沙子、水、小石頭、大石頭,首先先放進大石頭,再來放進小石頭,再來是沙子,最後是水。當你確認的人生目標(大石頭),就能安排其他小目標(小石頭),然後是小事情(沙子),最後是不重要的瑣碎事情(水)。
安排事情時,要用最多的精力來處理最重要的事,並一次只處理一件事,只要在合適的時間內,專注處理任何一件事,就可以保證事情完成的又快速又有品質。