當企業採取混合辦公模式，別讓免費通訊軟體成為資安潛在風險

自2020年起新冠疫情爆發以來，許多企業開始採取部份遠距、部份在辦公室的混合辦公模式，但要從傳統工作型態轉向混合辦公，並沒有想像中容易，為維持順暢的溝通，多數企業採取了免費即時通訊軟體作為解決方案，但就得留意整合性與安全性，這將可能成為企業的潛在資安破口。

在工作上使用通訊軟體，不應只追求當下溝通即時，大多數的企業對LINE、Skype、Slack等常見的免費即時通訊軟體並無嚴格管制，殊不知藉由聊天室傳送檔案的方式，就是造成資安漏洞所在。企業採用免費即時通訊軟體溝通的潛在風險，包括：

透過即時通訊軟體傳送各類型檔案非常便利，因此員工可能會在聊天的過程中，互相分享非正版授權的軟體或是其他資料，將會導致企業面臨重大的法律風險和成本。

據媒體報導，通訊軟體LINE曾被發現有中國外包工程師，查看LINE 用戶的數據資料，包含姓名、電話號碼、電子郵件、LINE ID，以及一些未加密的對話內容及照片。去年也傳出台灣百餘名政要的LINE遭駭，LINE發現部分用戶訊息內容遭擷取外流，經調查後發現受害單位包含府院、軍方、縣市政府及朝野政黨等，恐有國家安全疑慮！

使用LINE等免費即時通訊軟體談論公事，最容易遇到的問題就是容易被私人訊息干擾，導致員工於工作時分心。也常發生員工誤傳公務資料至私人群組，導致公司重大機密外洩，或是遇到回覆私人訊息時，回錯對象的尷尬場面。若能在通訊軟體上做到公私分明，為員工打造出能夠專心處理公事的通訊環境，便可有效提升企業的營運效能。

混合辦公最需要的就是即時溝通效率，Lale EIM是一套辦公專用的企業即時通訊軟體，比一般通訊軟體更注重使用者的隱私及安全，可支援封閉型的內部即時通訊，有效避免溝通時商業機密外流，即使人員居家辦公，在聊天室中傳送的文字訊息及檔案也可受到保護。

進行混合辦公模式，最困難的就是掌握的就是每位員工的工作績效及出勤狀況，以及將傳統的紙本流程數位化，Lale EIM可讓員工於工作日誌中記錄工作內容，幫助主管了解下屬工作狀況，並追蹤工作進度，並支援行動打卡，以GPS 定位即可簽到、簽退，可藉由這些工具快速地協同作業，幫助企業建構混合辦公管理的最佳基礎。

文章出處 : Lale快報