當企業採取混合辦公模式,別讓免費通訊軟體成為資安潛在風險

2022/08/12閱讀時間約 2 分鐘
自2020年起新冠疫情爆發以來,許多企業開始採取部份遠距、部份在辦公室的混合辦公模式,但要從傳統工作型態轉向混合辦公,並沒有想像中容易,為維持順暢的溝通,多數企業採取了免費即時通訊軟體作為解決方案,但就得留意整合性與安全性,這將可能成為企業的潛在資安破口。

企業採用免費即時通訊軟體溝通的潛在風險

在工作上使用通訊軟體,不應只追求當下溝通即時,大多數的企業對LINE、Skype、Slack等常見的免費即時通訊軟體並無嚴格管制,殊不知藉由聊天室傳送檔案的方式,就是造成資安漏洞所在。企業採用免費即時通訊軟體溝通的潛在風險,包括:

1.法律上存在的風險

透過即時通訊軟體傳送各類型檔案非常便利,因此員工可能會在聊天的過程中,互相分享非正版授權的軟體或是其他資料,將會導致企業面臨重大的法律風險和成本。

2.資訊安全上的風險

據媒體報導,通訊軟體LINE曾被發現有中國外包工程師,查看LINE 用戶的數據資料,包含姓名、電話號碼、電子郵件、LINE ID,以及一些未加密的對話內容及照片。去年也傳出台灣百餘名政要的LINE遭駭,LINE發現部分用戶訊息內容遭擷取外流,經調查後發現受害單位包含府院、軍方、縣市政府及朝野政黨等,恐有國家安全疑慮!

3.工作效率的降低

使用LINE等免費即時通訊軟體談論公事,最容易遇到的問題就是容易被私人訊息干擾,導致員工於工作時分心。也常發生員工誤傳公務資料至私人群組,導致公司重大機密外洩,或是遇到回覆私人訊息時,回錯對象的尷尬場面。若能在通訊軟體上做到公私分明,為員工打造出能夠專心處理公事的通訊環境,便可有效提升企業的營運效能。

專為企業團隊打造的Lale EIM (Enterprise Instant Messaging),提供最安全的即時通訊平台

混合辦公最需要的就是即時溝通效率,Lale EIM是一套辦公專用的企業即時通訊軟體,比一般通訊軟體更注重使用者的隱私及安全,可支援封閉型的內部即時通訊,有效避免溝通時商業機密外流,即使人員居家辦公,在聊天室中傳送的文字訊息及檔案也可受到保護。
進行混合辦公模式,最困難的就是掌握的就是每位員工的工作績效及出勤狀況,以及將傳統的紙本流程數位化,Lale EIM可讓員工於工作日誌中記錄工作內容,幫助主管了解下屬工作狀況,並追蹤工作進度,並支援行動打卡,以GPS 定位即可簽到、簽退,可藉由這些工具快速地協同作業,幫助企業建構混合辦公管理的最佳基礎。
文章出處 : Lale快報
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