當今企業採購面臨的主要挑戰

當今企業面臨著需求多樣化且越來越多客製化的雙重挑戰，物料的需求和供應環節都要能夠滿足生產過程中的柔性(多樣化)和剛性(品質)的需求。對一般企業而言，生產來自於銷售需求，物料採購來自於生產所需，這是一個環環相扣，從物料輸入到產品輸出的動態過程，也構成大家熟知的採購流程、生產流程和銷售流程。

在市場越來越複雜的產品需求下，如何有效且精心平衡供應流程成為顯學，而當中採購的任務也為其關鍵，供應管理的目的在於優化而非只是完成任務，重心放在減少供應流程中的任何可能的浪費。在典型的採購部門中，皆由一組專業的團隊緊密合作，以確保從合約管理、風險降低再到供應商關係管理中的流程，一切都能有效地進行。但不論團隊合作默契如何緊密，或採購人員都能通達供應管理專業，每當業務執行時也都可能會面臨著潛在的高昂代價或令人沮喪的採購挑戰。於是需思考如何克服這些採購挑戰，使得現有的採購團隊超越傳統的角色，即除了為公司獲取產品和服務的任務外，同時力求減少浪費達總支出的控管也一直是採購的重要任務。除了管理整個組織的支出分析和計劃外，採購專業人員還要管理供應商關係，與財務、行銷、生產和業務部門合作，執行複雜的計劃，將戰略性採購、風險管理、存貨控管和流程優化等，以便在採購業務執行的各個層面上創造價值。

根據德勤全球首席採購長的最新調查報告(The Deloitte Global Chief Procurement Officer Survey 2019)中指出，受訪企業的採購長(CPO)將成本降低和風險減輕視為其組織在未來12個月中的首要任務。由此觀之，不論組織進行何等策略，最終結果都將反映到成本的聯結，不論是短期的成本控管或是長期的成本有效規避。

採購團隊面臨的挑戰和重要性以及職責皆不斷增加，執行的績效對公司營運績效的潛在影響也越來越大。因此，當採購職能面臨重大挑戰時，能快速有效地解決採購問題不僅可以維持部門的效率，還可以保護整個公司的財務和市場競爭的健康。在完整規劃和高效的採購系統中，採購可以分為緊急採購和計劃採購的管理組合。但是，如果沒有足夠的流程開發和對工作流程的關注，包括採購戰策與戰術的層次結構以及應急計劃等，採購業務就容易看起來變的雜亂無章。根據上述要點，筆者舉出五點採購團隊經常面臨且容易疏忽的挑戰，並建議如何建立有效工作流程來解決這些的問題，包括：

無論稱其為黑暗採購、流氓採購還是例外採購，這都非屬於採購規範定義內的採購(Maverick purchasing)，且型態種類眾多，如使用無合約的供應商、使用非合格認可供應商、使用非約定規格內的採購或非採購定義流程的採購案..等。任何一種的規範外的採購都會導致支出的”不當增加”而增加企業成本，包含短期成本不當效應與長期價值的損失，當然也會降低合約供應商的合作或保證價值。這是很多企業容易疏忽的細節，對於規範外的採購經常無法輕易的在庫存和財務記錄中進行核算，甚至也不在採購資料庫中有所紀錄，這會使得採購策略、財務規劃、部門預算、庫存管理以及內外部的稽核記錄變得複雜。組織可透過下列幾點審視以避免疏漏：

a).確認被定義的採購流程的每個環節是否允當執行，若有ISO9001認證，可確認二階採購程序書、三階操作手冊與四階表單的完整性，此包含計劃性的採購與緊急採購的規範。

b).確認各式採購合約的執行完整度，是否皆吻合規範，避免先上車後補票或跳過流程不被規範所產生的疏漏，可避免事後更大的成本支出。

c).確認資訊系統，如ERP、請購流程系統等，是否與串聯著上述兩項的內容，包含審核的層級與流程進行的充分性與必要性的控管。

d).確認供應商的評選流程是否完整。一般新供應商的評選需要先資格審查，如產能、財務、製程能力..等，接續才是送樣品質的確認(對不對、有沒有、穩不穩)，如此可避免許多額外的品質成本。

在採購系統中，採購型態可分為計劃採購與緊急採購的兩種組合，皆與交期管理有著很密切的關係，而交期具有「期限」與「期間」兩種意義。期限指的是約定交貨的日期，或生產計畫所設定完成的日期，一般稱為截止日(Due Date)。期間則是指自接受訂單至交貨為止的期間，即一般所稱的前置時間(Lead Time)。一般計劃採購問題較少，不論採購過程或供應商供貨都較能吻合需求，但若在最後一刻急需採購產品和服務，結果經常發現實際的交貨時間和採購週期往往比預期的或原計劃的更長，而這樣的急需採購在現今環境下其比例也逐漸增加。如何有效增加供應過程效率可透過下列改善方式獲得紓解：

a).更加完善產品、工程或勞務的需求描述的準備：物料採購稱為規格(specification)，工程的採購稱為工作說明(statement of work, SOW)，勞務的採購稱為參考規約(terms of reference, TOR)。

b).有效掌控前置時間(L/T)的要素：如採購行政時間、供應商備料時間、生產循環時間、運送時間與不可抗力因素的變應時間等。而有效掌控不僅是單一時間的管理而是包含所有可能時間的精準掌控。

c).替代方案的準備：不論是計劃採購或緊急採購，一旦在進行過程中無法符合所需延遲進度，就需要有其替代的配套方案，而這些備案條件也需要寫入採購合約中，可增加運行效率。

採購中最大的挑戰之一是供應商管理，從確定合適的供應商到跟踪供應商的績效並確保穩定的優質產品供應，整個過程充滿了複雜性。而供應商端需要以正確價格、正確時間、正確品質提供所需的產品和服務給予採購方，所以供應商不能僅僅只是賣方，更完整的情況下，供應商應是同一條船的合作夥伴。但是供應商關係管理的經營經常被忽略，在沒有充分信任與相互合作下的買賣關係下將會面臨一系列複雜問題，包括延遲或丟失貨物、你跑我追的瑕疵品質、你藏我找的價格攻防，還有充斥著表現低效的供應鏈，這些對很多的採購人員應該都不陌生。針對供應商關係管理可依下列三方面思考斟酌：

a).短期交換：包括貨物/服務、金流、資訊/知識流

b).長期交流：包含風險與報酬分享、策略校準與可持續性合規

c).關係氛圍：信任、權力/依賴、承諾、合作/衝突、相互關係

上述思維面向中，如何找出供應流程中正確的利害關係人顯得非常重要，另一個重要觀念是與供應商利潤共享，這些都是經營供應商管理的關鍵要點。如果方向正確，供應商關係管理將成為有效的總體採購策略的關鍵部分，將具有技術、生產能力和可靠性的首選供應商(preferred supplier)，用以協助總體的品質和價格來滿足組織最關鍵的需求。

採購職能中最重要且經常被忽視的潛在價值來源之一是供應風險降低，也始終也是採購過程中的主要挑戰。採購物料和服務的過程以及產品生產的漫長且曲折供應鏈帶來了許多可能的供應風險因素，其中包括合規性(產業面及法律面）、合約、欺詐(盜竊，商業欺詐等)以及供應商風險(產品品質、成本、存貨與交期等)，所有這些風險都會對企業的底線和競爭優勢產生重大影響，一旦發生也將使採購主管撤夜不眠。

針對風險管理原則提出下列幾點參考：

a).風險管理可為組織創造價值，也有助於目標的實現和改進，是組織進程中不可分割的組成部分，也是決策的一部分。

b).風險管理的重點在於明確地將不確定性表達出來，透過系統化、結構化、及時化提高效率和永續發展，增加可靠性。

c).風險管理依賴於資訊的有效程度，如經驗、回饋、觀察、預測和專家的判斷等。但決策者也應考慮到資料的局限性以及專家之間產生分歧的可能性。

風險管理應符合組織的外部、內部環境和風險狀況，也需要考慮人力和文化因素，因為這些因素可以促進或阻礙組織目標的實現。

d).風險管理應該是透明的、包容的，它包括利害關係者，以確保風險管理工作的相關性並及時更新。也應該是動態的、反復的以及適應變化的，因此，組織應保持風險管理的敏感性並及時回應變革。

以最近的武漢肺炎肆虐為例，這突如其來的威脅從各個面向上都在檢視著企業在風險規劃上的準備。從供料、生產、人員、銷售、運輸甚至於金融都幾乎同步的進行壓力測試，不僅僅是考驗反應的速度，還要考驗整體協作能力，其針對的不是單一企業或是單一產業而是全面向的對風險發生時的抗受力。每次的威脅都是重新思考與進步的起點，風險管理沒有訣竅早一步(規劃)而已，而很多的賽局輸掉非天命而是大意失荊州，如此而已。

隨著科技進步，通訊技術的大幅跳躍打通了人工智慧、大數據和雲端技術的最後一哩路，全面影響著人們也快速的滲入所有產業之中。但對許多採購人員似乎仍舊感受不到對供應的影響與衝擊，依然認為既有的ERP,MRP,MES已能滿足供應管理上的需求。採購人員依舊習慣在固有的發展模式下運作，在線性、可連續的條件下展開工作上的對應，而在供應管理上的專注則是規模增長、擴張與競爭。但事實上，產業的環境變了，供應所處的環境不再是線性、可連續的，而是非線性、非連續性並且也會出現斷點，而不確定性、不可預測、複雜性漸漸成為了供應上的基本特徵，不論是需求預測、運籌與物料管理或是營運成本都受到了影響。

應對採購的潛在陷阱需要採取戰略性思考，關注細節並將採購流程與供應商間的運作都帶入數據時代。大量數據化管理成了應對複雜供應環境的基本能力，這也需要包含著客戶端的需求變化與供應商端的反應結果，不論供料、存貨、交期、生產、運輸都需要能夠及時的數據化並且快速反應與做出決策。

數據化管理帶來幾點好處，並可緩解棘手的採購挑戰：

a).雲端集中式的數據化管理，結合供應鏈、銷售、生產和營運團隊，這意味著所有數據都將被主動記錄並立即用於分析、報告和計劃以及即時提供供應商合約談判的資訊。

b).供應鏈管理易於時時更新，可以將嚴重短缺或緊急重新訂購的突發事件自動添加到工作流程中，並且經由數據的比對對應到合約中的權利與義務。

c).簡化了風險管理的可能成本，為所有利害關係者提供了更高的數據透明度和共享信息。

d).數據化管理可使採購人員從低價值的任務中解放出來，專注於更多的戰略問題，不需要為了製作報告花大批時間在資料收集、聯繫與製表。並可減少人為錯誤、增加速度，整體採購效率增長。

成功的採購團隊除了要擁有所需的工具和專業，還需要能夠花更多時間專注於全局與面臨任何可能的挑戰。並不再只是關注一般的議價、談判或是追料等，而是確保成為公司價值創造和戰備後盾的重要部門。