晨間筆記9-命題錯誤的開場,很難挽回的簡報時刻
RU CHIEN
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晨間筆記9-命題錯誤的開場,很難挽回的簡報時刻

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2022-09-23|閱讀時間約 3 分鐘
在職場上走跳,簡報幾乎是個必備的技能。俗話說得好,簡報報得好,升官加薪沒煩惱。所以一堆簡報課和教學如何做簡報的書籍,幾乎都是熱門選項,排行榜的佼佼者,甚至從讀書時期開始,現在的學生們也能體會到簡報的重要性,開始學習簡報的功夫。
一直知道簡報很重要沒錯,但在沒有一個強而有力的反例出現在眼前的時候,對身經百戰的職場老屁股們,智商差不多的情況下,大家的簡報能力基本上就在伯仲之間,加上現在坊間的模板和公司制式的格式,要出現驚人的排版應該也挺難得。
但某一天驚人時刻就這樣來臨,這是一場Animal株式會社的大型簡報,在這次簡報,時長大約十分鐘,這並不是一次冗長的簡報,但是那十分鐘的簡報,應該讓同在會議室的社畜們感覺時間的流逝被按下了暫停鍵,心中都默默禱告和額頭冒起冷汗。雖然報告的是不是自己,但大家都深怕被老虎Boss的眼光和犀利的提問波及,閃躲著虎Boss犀利的目光。

開場就冷場

這是一個大型的會議現場,會議召集人同時也是虎Boss的貓秘書,貓秘書很貼心的在會議前,就個別提前通知跟與會同仁說明會議的目的,並請出席會議人員,準備相關簡報,虎Boss想看的細項和方向都仔細的提醒,所以也暗示的很清楚虎Boss是主要觀眾,其餘同事都是旁聽者,但要適時的發表一下意見。
今天簡報的是牧羊犬,其實牧羊犬的簡報排版適中,這次也沒有任何的錯漏字或是字體凌亂,單就一份簡報來說,不知道此次會議重點的人看到,可能還會覺得這是一份整齊的好簡報。恰恰的問題是,出席的動物們都是部門較為資深的,結果那份簡報竟然是在闡述日常工作的內容與細項,想來是牧羊犬很想趁此機會一股腦地跟虎Boss訴說自己每日的辛勤工作和心中鬱悶,卻忘了考慮到召開這個會議的目的,不是因為虎Boss想了解員工的工作狀況,而是要了解各部門的生意結構和現況,甚至是未來走向。

中場是尷尬

才報到了前幾頁,虎Boss叫了暫停,直接要他跳過這段,在場的聽到這個指示,也突然緊張了起來,場面突然有點嚴肅,感覺的出來空氣的凝結。牧羊犬還神經大條的繼續了下段,才講個幾分鐘,立馬又被打斷。看的出來虎Boss暗暗的怒氣已經快要噴發,叫牧羊犬講重點快速把這次的報告帶過。
牧羊犬才剛講完了Thank you Page。虎Boss 果然開噴了,連貓秘書也沒有倖免,擔上了一個會議召集人卻通知不實的罪責。

終場好難熬

虎Boss 自己說累了,開始點名在場的小動物們,說說牧羊犬的簡報到底出了什麼問題。天啊,數落別人,真的也是個難題。第一次強烈感受到第一頁就完蛋的簡報,就是此刻。就算不是自己當下的氣氛也尷尬阿,這件事情就在虎Boss決定下星期重新召開一次會議後,暫時落幕。
這個小故事其實常常出現在需要簡報的時刻,即使是同樣的題目,但面對不同的簡報對象的時候,內容都必須要做點修改,且需要換位思考,重點在於對方想聽的重點是什麼?時間是有價值的,對方花費了時間來聆聽這場簡報,勢必要聽到他想聽的,才會覺得划算。
8秒黃金簡報術:分心世界的溝通祕訣, 作者Paul Hellman,就有段這種方式,給出了很好的簡報建議:

有魅力的簡報必須站在聽眾立場,回答 3 個問題

  1. 我為什麼該聽(讀)這個?
  2. 你到底在說什麼?
  3. 知道這個訊息了,然後呢?我應該做什麼?
要抓住觀眾的注意力,就得想到他們,就得把自己當成觀眾,才能理解他們想聽什麼,而簡報者才能正確地傳達自己的想法,做出有魅力的簡報。就可以避免像故事中的牧羊犬這麼尷尬的場面了。
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RU CHIEN
本人RuRu, 自覺腦容量不夠大,所以那就寫下來吧。一直過的是理工人生,卻總是嚮往著文組的風花雪月。兼職翻譯,但是翻的是中英工程文件。曾在莎士比亞的國度卻每天讀著工程材料能源力學,覺得自己是個文青,最愛的話題之一卻是投資理財。人生哲學是只要能過的舒心,人生帶著矛盾又何妨?
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