舉辦線下社群活動，常忽略的 3 個細節｜EP21
閱讀時間約 6 分鐘
最近剛好陸續參加幾場線下社群活動，回想過往自己在辦講座的時光，也發現每個單位對於一場活動的精緻度標準都不同，因此這篇想記錄一下我看到的幾個活動企劃細節，包含主持人、場地、參加者聯繫。
誰適合看這篇文章？
✔ 對於活動策畫、活動企劃、舉辦活動、社群活動、線下活動有興趣的朋友
一、主持人
參加者來參加完活動的心得好壞，可能會被天氣影響、被場地影響、被餐點影響、或被其他參加者影響，但上述都可以透過主持人的圓場、講話方式來挽回，以我之前當主持人的經驗，會有幾種講法：
（一）被天氣影響
剛好我這週末參加的活動都在下雨，若主持人一開場就先說：「感謝大家在下大雨仍參加今天的聚會，真的辛苦了！」、「大家下雨趕過來可能有被淋濕，旁邊有吹風機、衛生紙可以讓大家整理一下儀容，若要到廁所的話，廁所在後面左轉」。
多用「感謝大家特地前來」、「下雨天還來參加活動真的很辛苦」的講法，就會讓大家心裡比較溫暖一些，不見得可以解決掉大家鞋子濕掉、身體黏膩的狀態，但至少心理是舒服的。
NG 講法：「下雨真的很煩，我鞋子也濕掉了」、「雨傘隨便放門口，不要擋到路就好」。
若主持人跟著參加者一起抱怨，或是連雨一定會遇到的「雨傘放哪」這種情境都無法解決，那會讓參加者非常困惑。
（二）被場地影響
辦活動只要會用到投影機、麥克風，一定都會遇到設備問題，像是投影機切換時卡住、麥克風回音超大，這時主持人就應該要適時安撫大家情緒，像是：「不好意思投影機有點設備狀況，OO（活動助手）幫我看一下，我先用講的」、「麥克風請 OO （活動助手）幫我檢查一下，我先直接講，後面聽得到我聲音嗎」。
直接跳離當下的情境比較好，盡量不要讓現場所有人陪主持人愣住。
NG 講法：「PPT 怎麼會卡住！」、「設備好爛」、「這麥克風好像聲音很小 ...（敲桌子）」即使是內心話，也千萬不要在拿著麥克風的時候講出來，只會讓現場參加者覺得主辦單位沒準備好。
（三）被餐點影響
有些社群活動會辦在咖啡店、桌遊店、酒吧，這時一定會有輕食，像是披薩、烤物、炸物、餅乾類，難免會遇到吃不飽、東西不好吃的狀況，若遇到特定食物很難吃，一定要轉移注意力，例如：「大家剛剛有吃這個薯條嗎？我吃了覺得很好吃，可以多吃一點」、「外面有飲料機，杯子空的人可以隨時去裝，這次場地方提供紅茶、汽水，有 5 種可以選」。
NG 講法：「（指）這個怎麼都沒人吃，沒吃完的話大家要自己打包帶走」、「這沒吃完好浪費」。
盡可能不要提到那個不好吃的食物，用其他食物、飲料去分散注意力，若看到該食物都沒人吃，主持人也就不要再催大家吃了，因為是真的吃不下去。
（四）被參加者影響
我參加的社群活動剛好都有自我介紹環節，最怕的就是主持人沒說要自介多久、要自介什麼內容，導致每個人都非常發散、甚至有人講 5 分鐘以上，通常主持人要說：「待會自我介紹時，每人抓 2–3 分鐘就好，主要分享你現在的職業、下一步規劃、為什麼想要在這個社群就好囉」，甚至主持人可以開玩笑說「因為人數較多，若講超過 5 分鐘我會響鈴」。
主持人千萬不要單純站在旁邊聽，任由參加者滔滔不絕；另外也要確保台下都有在聽，因為我也參加過台下有一半的參加者已經各自聊開了，台上的分享者根本沒人理。
NG 行為：麥克風交給分享者後，主持人跑去找人聊天，或是站在旁邊看，也不控時、控場；可以適時提 1–2 個問題，但切忌不要直接跟分享者大聊特聊開自己的小視窗。
二、場地
任何場地，若能場刊一定是要場刊的，包含：
- 確認設備：投影機、麥克風、桌椅是否可以移動、洗手間位置
- 確認食物：出餐時間、餐點份數、飲料內容
- 確認人員：遇到設備狀況要找誰反映
以下再分享幾個悲劇現場：
（一）確認設備
- 麥克風：表定 1:00–1:30 進場、1:30 開場，結果 1:30 就座時，還看到場地人員在測試麥克風，還在「喂～喂～麥克風測試」，那真的會讓參加者覺得沒準備好，專業度不夠。
- 座椅：另外有曾遇過因為主辦單位沒有事前調查好參加人數，結果現場只有擺 20 張椅子，最後來了 30–40 人，雖然是很熱鬧沒錯，但就變成一堆人都是站著、更可怕的是其實場地本來就不適合 40 人，現場擁擠到幾乎肩並肩，連走路都有問題，大家的背包直接在角落堆一座山，體驗非常差。
（二）確認食物
- 食物擺放位置：目前滿多聚會都會有換桌分享，這時就要確認出餐方式，是要直接將食物擺最旁邊讓大家自由拿，還是會放在各桌桌上。
- 出餐時間：若流程表寫 12:00–12:30 用餐交流，那就要跟餐廳確定好 11:50 食物就要就定位，避免食物真正上桌已經是 12:20，根本吃不到幾口就要換下一個環節。
（三）確認人員
- 設備人員：通常專業的場地方，會在主持人的旁邊，多放一支麥克風，或多放 2–6 顆電池做替換，但若都沒放，就要確認萬一講到一半麥克風沒電，要找誰更換。
三、參加者聯繫
比較理想的參加者體驗，在行前通知信不只是放地點、時間資訊，而是應該要在信件說明：
- 若有特殊講者：就要在信件附上講者的經歷、分享內容，那大家心裡有個底，避免參加者以為是來社交的，怎麼流程中間多一位講者在演講，而且主題還不相關。
- 若有特殊行動：例如希望大家現場用名片交流，那信件也要提醒大家要帶名片，或是每個人準備 1 分鐘的自我介紹說詞。
- 若在特殊地點：有些場地在二樓，需要從一些隱密的樓梯上樓，或是在某個店裡面的深處，就建議在信件內附上門口照片，或直接說「看到 OO 招牌直接入店」。
以上三點是至少參加者來之前就可以先準備、也有個預防針，更棒的行前信，可以在信的結尾提到：
- 參加預期：預告大家參加完，預計會獲得 A、B、C 三個收穫，或是獲得 OO 贈品。
- 行動呼籲：邀請大家參加完，在 FB 打卡就能獲得 OO 小禮物，或是在 LINE 社群分享心得。
做到前後呼應，讓參加完的體驗，跟當初報名時是一致的，才會讓大家參加完對這場活動感到留念、甚至主動在社群分享，這就是我理想中的活動。
以上是從我之前辦活動的經驗歸納出的心得，但其實每個人心中的活動企劃標準都不同，因此上述僅是我個人經驗。
若對這系列有興趣，可以再往前觀看：
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《思維的創意想像》是工作之餘發起的 Side Project，因為近期快速吸收各種資訊跟商業知識（Input），但一直沒有地方輸出（Output），因此想透過這系列記錄學到的內容，包含商業知識、產業洞見，或是職場分享等等，目前已有產品開發、客戶成功、社群行銷、思維增長、職場日記等系列文章。
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