擔任講座講者時,如何和主辦單位溝通|EP20

更新於 發佈於 閱讀時間約 3 分鐘
在目前服務的群眾集資平台約一年半,很幸運代表公司對外分享 3 場《群眾集資概要》講座,這篇會從講者的角度,紀錄我與主辦單位的溝通細節,包含 (1) 講者真實需求、(2) 講座現場簡報、(3) 講座事後收尾。

一、講者真實需求

在近期半年內,演講主題包含《群眾集資概要》、《群眾集資行銷與策略》、《群眾集資概要與問卷製作》,一開始接洽到主辦單位,我會先了解:
  1. 參加者預計會是誰:活動參加者有兩種類型,第一種是先邀講者,再廣發活動訊息讓別人報名,第二種是已經確定參加者背景、以及講座主題,純粹邀請適合的講者來分享;因此我通常會先確認這次講座是哪一種。
  2. 參加者的期待、或主辦單位的期待:接續上一題,若尚未有人報名,我會先確認主辦單位希望我分享的內容,若已經有人報名,則會事前跟主辦單位索取聽眾的期待或報名問卷,以利製作相對應的簡報。
  3. 講座後續的作業:因為我目前出去分享的講座不是單純講座,而是公司合作的講座,差異是後者會希望演講完讓聽眾來提案或繳交企畫書,因此事前都要跟主辦單位確認是否要引導聽眾寫企劃書,或是我需不需要幫忙出作業。
  4. 演講位置:目前分享的 3 場,有 2 場線上、1 場線下,線上的話則是事前確認好會議室連結,線下則是確認地點、交通方式、接待人員即可。
  5. 回饋問卷:因為我會想調查大家的心得,因此我會跟主辦單位詢問最後的問卷是否可以由我發,並在演講時跟大家說有填問卷的人才會獲得簡報。

二、講座現場簡報

以現場的簡報,我分成前(開場)、中(確認聽眾狀況)、後(結尾 QA)來記錄我的進行方式。

(一)開場簡報

在簡報開場,除了個人介紹之外,我會先說明本次講座的大綱、以及互動默契。
在互動默契這裡,因為我習慣統問統答,因此幾乎都是用 Slido 匿名提問工具。

(二)確認聽眾狀況

另外線上講座時,因為家裡有雙螢幕,我習慣操作雙螢幕,一個螢幕看簡報,另一個螢幕看視訊畫面、聊天室,確認大家的狀況,通常我會:
  1. 確認是否有人反應講太快、或講不清楚:調整自己的講話速度
  2. 確認是否有人提問:引導他們到 Slido 統一留言,才不會訊息被洗掉
如果是線下講座,則是每分每秒都在注意台下狀況,滑手機的比率、抬頭的狀況,隨時調整語調起伏、速度、內容。

(三)結尾 QA

在簡報的每一章節我都會放小結論,在簡報最後會再放一個總結,讓大家回顧今天的重點。
此外,由於之前辦講座的經驗,大家習慣都默默聽,除非有主持人很會 cue,不然大家不太會提問題,因此我當講者時都會自備常見問題給大家,在簡報最後面放大約 20 題群眾集資 FAQ,萬一現場一陣安靜時,至少我還有備案可以分享。
但很幸運目前的 3 場問問題都相當踴躍,最後這 20 題大約只講了幾題。

三、講座事後收尾

在講座的事後,因為簡報是我直接寄信給有填回饋表單的人,因此講座收尾會是:
  1. 寄簡報:將簡報整理完寄出,並在信件簡介公司及後續聯繫方式。
  2. 確認領據:向主辦單位確認講者領據簽屬方式。
  3. 主辦單位感謝信:向主辦單位的窗口,透過 LINE、信件,表達正式的感謝。
  4. 內部回報:向公司內部回報講座狀況,以及回饋表單狀況。
  5. 檔案歸檔:將這次的演講簡報歸檔到公司雲端,以利未來其他人若要演講可以參考使用。
以上非常簡略從講者角度來紀錄講座狀況,由於目前才 3 場,經驗尚不是很充足,後續如還有其他講座經歷再陸續紀錄。
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《思維的創意想像》是工作之餘發起的 Side Project,因為近期快速吸收各種資訊跟商業知識(Input),但一直沒有地方輸出(Output),因此想透過這系列記錄學到的內容,包含商業知識、產業洞見,或是職場分享等等,目前已有產品開發、客戶成功、社群行銷、思維增長、職場日記等系列文章。
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本篇分成 #優化 跟 #迭代,優化偏向持續改善的過程,將原本形式做調整;迭代則是改變,將現有的講座形式,進行階段的進化。
參加者聯繫,也可視為消費者常見問題集(客服),本篇分成 #報名前、#報名後、#活動前、#活動後 四個階段,列舉我過往遇到的消費者常見問題。
講座場地挑選往往會漏掉很多細節,這篇整理過往選場地的思考脈絡,分成交通、設備、服務、預算;適合不確定如何挑活動場地的人。
講者邀約(講師邀約)看起來很 SOP,但其實都有一些經驗法則可參考,本篇將過去的講者邀請步驟打成列點,也作為之後活動的參考依據。
主題設定是講座的第一步入門,本篇總結過往在訂定主題的方式 和邏輯,讓潛在客群吸引目光,進而產生共鳴和信任,有「對!這就是我需要的」的想法。
「我們的活動明明很有價值,為什麼沒人要來?」、「我覺得這個內容很不錯啊,大家不要低估自己的價值。」最近在辦活動常會遇到「#價值的衡量」,到底價值高或低誰說了算,如果是消費者說高又如何?如果是舉辦方說高又如何?
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