會計循環與會計程序概述｜會計憑證｜原始憑證｜記帳憑證(傳票)
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本篇會計教學會先讓大家了解會計循環與會計程序的概念，並會詳細解釋什麼是會計憑證，過程中會用盡量生活化的例子來貫穿會計的名詞與觀念，希望可以讓大家在學習的過程中稍微不那麼痛苦，我們就直接開始囉!
會計循環與程序的概念
會計的目的是提供財務數據給報表使用者作決策。若不能「即時」提供數據，譬如3年才提供一次，這樣會讓報表使用者錯失許多重要機會，也可能無法及時避開某些危險。因此在企業生命週期中，會計上會將它劃分成相等的期間，「定期」來衡量企業的財務數據。
會計上刻意劃分的固定期間其實就是一個「會計期間」。在這段期間中，有些事情是一定要做的，而且在之後的時間也會不斷地重複，這些固定要做的事情就叫「會計作業程序」，因為之後會不斷地重複，如同循環一般，因此合起來就稱為「會計循環」。我們將會計循環由大到小的架構來拆解，可以分為期中與期末會計作業程序，期中就是指在這一個會計期間最後一天之前的任一時間點、期末則是指會計期間的最後一天。
期中會計作業程序主要在做記錄與分類，期末會計作業程序主要在做調整、編表與結帳。期中所做的記錄與分類可以更仔細地拆解成交易發生、分錄、登帳、過帳與試算等程序，每個程序會有它對應的帳冊表單，像是交易發生時，會有對應的原始憑證，分錄會記錄在對應的記帳憑證(傳票)，登帳則是將交易記錄於日記簿中，過帳則是將每個分錄科目過到對應的分類帳裡，最後試算會產生試算表。這裡先對這些程序有個概念就好，之後會再就各個程序詳細說明，大家最後再回頭來看時，應該較能拼湊出完整的輪廓。
相關例子
我們今天的說明先聚焦在交易發生與分錄以及它們對應的原始憑證及記帳憑證上，先來看下面這個例子：
我們假設小新的家是一間公司，叫它春日公司好了，2月1日它發生了3筆交易。
- 第一是小新的爸爸廣志收到了2月薪水50,000元(假設還是用傳統的現金袋給薪水)。
- 第二是廣志為了犒賞自己，當天中午特別去買了一些啤酒，共500元。
- 第三是美冴用分期付款買了一台烤箱，金額是10,000元。
我們用這個例子來解釋這3筆交易及分錄，還有它們對應的原始憑證與記帳憑證。
會計憑證
會計憑證分為原始憑證與記帳憑證。
原始憑證
原始憑證是可以證明交易發生的單據。譬如美冴發現廣志的錢包裡有一張今天開立的發票，上面的品項是啤酒，美冴就知道廣志今天一定跑去買啤酒，花錢買啤酒這個動作就是一項交易，至於那張發票則是能證明有這項交易的一張單據，這就是原始憑證。
原始憑證又可分為外來憑證、對外憑證與內部憑證3種。
- 像剛剛提到的啤酒發票就是超商開立給廣志的，對廣志而言就是外來憑證。
- 相對的，站在超商的立場，它開立啤酒發票給廣志，自己應該會有存根或副本，對超商而言，這就是對外憑證。
- 至於有些單純屬於公司內部的交易，像是超商員工的打卡單，就是一種內部憑證。
記帳憑證
另外有了原始憑證後，我們便會將它附在另外一張紙後面，在這張紙上會額外記錄公司名稱、傳票種類、交易日期，此外還有分錄相關資訊，像是借貸的會計科目、交易金額與交易摘要等等，有關人員要檢查這些資訊是否正確，因此也會有簽章的欄位。這張紙就是記帳憑證，可以作為入帳的依據，又稱為「傳票」。上面也會註明傳票的種類與號碼方便我們分類排序，也會註明所附的原始憑證單據張數，每張紙的大小格式都一樣，方便我們整理成冊。
上面的記帳憑證又可分為三種：現金收入傳票、現金支出傳票與轉帳傳票。
現金收入傳票
現金收入傳票適用於單純現金收入的交易，它一定是收到現金，所以都會借：現金；不同之處在於貸方科目，所以只要記錄貸方科目與金額就可以了，像廣志收到2月份薪水現金袋50,000元，就是一筆現金收入交易。
我們先分析這筆交易應該做的分錄，日期是2月1日，廣志收到現金薪水50,000元，現金資產增加，所以借：現金50,000；另外薪資收入會增加，所以是貸：薪資收入50,000。
接著這筆交易是單純的現金收入交易，所以要編製現金收入傳票，我們來看看這張傳票長甚麼樣子。裡面會有公司名稱、傳票種類，並要填入交易日期、傳票編號、附上的原始單據張數。另外要注意的是現金收入傳票的借方一定是現金，而且金額會與貸方科目相同，你會發現這張傳票中有特別註明一個「貸」的字樣，就是提醒我們只要記錄貸方科目與金額就可以了。這個例子中，貸方科目是薪資收入、摘要為收到2月份薪資，金額則是50,000元，最後這張傳票要經過相關人員的審核，以確認交易資訊的正確性，所以會有相關人員的簽章欄位。
現金支出傳票
接著，現金支出傳票則是與現金收入傳票相對，適用於單純現金支出的交易，它一定是付出現金，所以都會貸：現金；不同之處在於借方科目，所以只要記錄借方科目與金額就可以了，像廣志花500元買啤酒，就是一筆現金支出交易。
這筆交易分錄的日期是2月1日，廣志買啤酒使費用增加，所以是借：啤酒費用500；另外付出現金，所以是貸：現金500。
而這筆交易屬於單純的現金支出交易，所以要編製現金支出傳票，我們來看看這張傳票的內容。大部分的資訊都與剛剛提到的現金收入傳票相同，不同的地方在於傳票名稱是現金支出傳票，還有傳票中有特別註明一個「借」的字樣，就是提醒我們只要記錄借方科目與金額就可以了。這個例子中，借方科目是啤酒費用，摘要是購買啤酒，金額是500元。
轉帳傳票
轉帳傳票則是用來記錄非現金交易與混和交易。也就是只要交易科目沒有現金，那就一定是用轉帳傳票。另一種是借貸方除了現金，還會混和其他科目的，也是用轉帳傳票，這種就是相對於前兩種而言，不是純粹現金收入或支出的交易。
像美冴用分期付款購買烤箱，就是一筆非現金交易，所以要記錄在轉帳傳票中，我們來看看這張傳票的內容。這張傳票的不同點在於傳票名稱，還有它的結構稍微複雜，同時包含了借方與貸方的資訊，在這個交易例子中，借方就是家用設備，摘要是分期付款購買烤箱，金額是10,000元；貸方則是應付帳款10,000元。
經過上面的說明，大家對於會計作業程序與會計循環應該能有一個初步的概念，另外對於交易發生時所產生的原始憑證與入帳用的記帳憑證也應該能有完整的理解，我們之後的文章再繼續介紹後面的會計作業程序，今天就先到這裡了，下次見囉，bye bye。
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參考資料： 《會計學新論》 作者：李宗黎．林蕙真 著
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