本圖轉載自康健雜誌
要讓更多的人如你所願完成工作，你必須具備的不是一招半式的管理技巧，而是能在千軍萬馬中指揮若定的心理素質。
以前我有一位同事曾經在知名的韓國企業服務，他說他們上班時經常都是將近百人齊聚在會議室，台上不斷討論各種議題，台下各自在筆電上忙著處理自己的工作。一邊聽著別人開會能夠專心工作嗎?他說得很無奈，我也聽得很疑惑，不知道這樣做的目的何在?
我個人很排斥花太多冗長時間開會。但是有些會議事關重大，我會把它當成首要工作全心投入。比如董事會、設定年度目標的經營決策會議、人事檢討會議、主管工作彙報或者財務會報。我會花很多的時間和精神做好準備，務求開會能夠得到具體週全的結論。
我一直都在販賣實體產品，一年一度的新產品發表會，也是我們每年非常重要的一場大戲，我們必須透過這場發表會傳遞激勵通路販賣產品的訊息。雖然我們不像Apple發表新機那樣引人矚目，但是當天我們的通路商跟媒體都會出席，所以我們也都非常慎重辦理。
職場上免不了開會，會議形式又有許多種。
職場會議種類繁多
本圖轉載自遠見雜誌
有公司內部各單位的例行會議，像是每天早上要開的晨會、每週要開的週會、每月要開的月會。此外還有業績檢討會議、收款會議、專案進度檢討會議、財務會報、市調結果分析檢討、產品開發、行銷、公司新政策宣導...等等，職場會議形式真是五花八門。
除了公司內部會議以外，對外也有很多會議要應付。從拜訪客戶做簡報、與供應商檢討合作事宜、同業公會開會、媒體公關會議到參與政府機關會議……。身為主管的人會議更多。被老闆叫去一對一開會、主管經營會議、人事檢討會、年度目標訂定與檢討等等…。
職場上的會議，真是多得不勝枚舉。
主管需參與的會議往往時間都很長。像是我在另一個部落格《職場成功心法》的「耐心」文章曾經提過，以前大同公司總經理林郭文艷女士開會，可以從晚上七點開到隔天凌晨。我自己過去曾經參加過的會議，經常也是一開就要花費一整天的時間。
然而在職場上很多會議是無效率的，這些會議浪費了太多人力跟時間，相對也排擠提升績效的資源，甚至害得同仁需要無端加班。召開會議需要有明確目的，召開會議應先設定好議題以及議程，召開會議應該挑選和議題有關的成員參與，才不會浪費時間資源。
以前我有一位主管很喜歡開會，昨天辦公室發現一隻小老鼠，他會慎重其事地開會檢討衛生問題，要求我們不能在辦公桌存放食物。過去我手下的一位主管，動不動就叫部門同事進會議室開會，討論的也都是芝麻綠豆大的小事，感覺只是想彰顯主管權威而已。
開會要有相對效益
本圖轉載自MRRM
很多主管以為，莊重其事召集部屬開會就是工作認真的表現。也有很多主管喜歡坐在會議室裡主持開會，享受自己最大的權威感。殊不知在競爭激烈的職場上，老闆最在意的其實是績效。浪費時間開會只會削弱團隊戰力減損團隊績效。最後倒楣的，還是主管自己。
何時需要召集會議，法蘭克認為應該考慮的條件如下:
1. 議題重要性: 議題重不重要的標準，在於對工作績效影響的大小。如果辦公室出現老鼠蟑螂，你只要坐在座位花一分鐘提醒大家不要亂放食物，就可以了，完全沒必要把大家都叫進會議室，為了米奇小強，討論二、三十分鐘。這跟提升績效一點關係都沒有。
2. 討論對象: 如果你要討論的事只跟A的工作有關，你只要和A一對一討論就可以，不必大張旗鼓地把BCDE全都叫來開會，讓其他人在一旁乾坐浪費時間。哪些工作應該讓哪些人參與討論，召集會議的主管要很清楚。
3. 集思廣益: 如果團隊工作遭遇瓶頸無法靠自己思考出解決方案，這時你就應該召集大家開會討論，一則集思廣益尋求最佳解決方案，二則可以讓團隊成員有參與感提高向心力。
4. 慎選時機: 你不要在月底大家都忙著結算時召集大家開會，討論一件下個月中才需要做的事。這樣不分輕重緩急耽誤大家處理緊急工作的時間，你會惹來參與成員集體抱怨。
5. 排定會議時間: 做為主管，時間管理也是你應該具備的基本能力。你應該確實掌握團隊的工作進度，除了臨時會議外，你要先排好本週、本月預計開會的時間跟議題，讓團隊成員可以事先準備。
有效會議應備條件
本圖轉載自工商時報
除了避免召開不必要的會議，浪費大家時間並且削弱團隊戰力減損績效外，對於開會的討論進度以及議題掌控，你也必須思慮清明力求開會能有成效。我在「溝通」一文裡，曾經提及向下溝通的6大重點，以下僅就開會應該注意的溝通6大重點再次提醒各位:
A. 傳達要清楚
B. 指示要明確
C. 聽話要專心
D. 困難要排除
E. 語氣要分別
F. 說話要謹慎
對於所有需要開會討論的議題，你都不應該隨興而為，任意召開會議既浪費時間，也達不到開會的目的。既然你認為有必要召集大家開會，你就應該慎重做好準備，你應該:
Ⅰ. 確認開會的目的: 你要明白開會是為了宣達指示，或者為了集思廣益得到結論。千萬不要只是覺得應該開會就開會，討論鬆散缺乏明確主題，會讓參與的成員開得一頭霧水。
Ⅱ. 準備開會資料: 如果是大家手上都有的資料，你要提醒大家開會的時候時要記得帶。如果是你手上才有的資料，你應該事先發mail給大家或者列印分發，開會才會有所依據。
Ⅲ. 宣布開會議題: 不管你們要討論的議題有幾個，你應該在開會之前就讓大家都清楚知道。最好能夠寫在會議室白板或者PPT上，按照順序逐一討論，避免討論的內容分散。
Ⅳ. 掌握開會進度: 討輪完一個議題做成結論後，就應該接續討論下個議題。不要把所有的議題全部攪和在一起，反反覆覆終至議題失焦，這樣的討論永遠沒完沒了也得不到結論。
Ⅴ. 處理交叉議題: 如果在討論當中，發現有前後議題的結論互相矛盾，應該結合兩項議題列為新的議題接續討論，在兼顧兩項議題的前提下，討論出一個兩全其美的綜合結論。
Ⅵ 做成會議記錄: 每場會議都要花費時間跟精神，這些都是企業經營的成本。開會得到結論後要做成紀錄，並且分發所有與會成員留存，同時C.C給相關單位或同仁。這樣的會議才算有成效，才能視之為工作成果。
對於商業組織來說，所有工作的主要目的都是為了賺錢。企業付出薪水聘僱員工工作，員工在上班時間所花費的時間跟精神，都是企業付出的成本。做為一個管理者凡事都要以績效為優先，隨時都把績效放在心上，不要只想做表面功夫，沒事就找人開會浪費成本。
在職場上，開會絕對有其必要，同時也有強化溝通、凝聚向心力的正面功能。基於以上的目的，管理者對於開會這件事務必要嚴肅看待，並且達到透過開會而提升團隊績效的主要目標。開會不是為了做表面功夫，開會是為了凝聚向心力提高團隊合作效率。
延伸閱讀:
1. 這樣開會最聰明，更加有效地參與每場會議---誠品
https://meet.eslite.com/tw/tc/article/202212130002
2. 你的時間都浪費在開會上，台灣IBM總經理教你有效溝通術---天下學習
https://www.cwlearning.com.tw/posts/5d3ad57d-83e4-46d1-9a25-5aab483a438a
Frank .Tzeng
曾經擔任日立冷氣公司經理、德商凱馳公司經理、東元關係企業藍青公司協理、叡亞環保公司副總經理。縱橫職場三十年，喜歡研究全球經濟及各產業變動情形，思考企業獲利策略、有效溝通凝聚團隊向心力，及勞資合作互利雙贏等等經營管理問題。
