開會---很多會議是無效率的。這些會議,浪費了太多的人力與資源。

2023/05/01閱讀時間約 6 分鐘
本圖轉載自康健雜誌
要讓更多的人如你所願完成工作,你必須具備的不是一招半式的管理技巧,而是能在千軍萬馬中指揮若定的心理素質。

以前我有一位同事,曾經在知名的韓國企業服務。他告訴我他們上班時,經常都是將近百人坐在會議室,台上不斷討論各種議程,台下各自拿著筆電忙著處理自己的工作。他說得很無奈,我也聽得很疑惑,不知道這樣做,目的何在?
我個人很排斥,花太多冗長的時間開會。但是有些會議影響重大,我就會把它當成首要工作全心投入。比如說董事會,設定年度目標或是人事檢討會議,主管工作或者財務會報。我都會花費很多時間精神準備,務求做到極致週全。
此外,像我過去一直是在販賣實體產品,一年一度的新產品發表會,也是我們每年非常重要的一場大戲。雖然我們不會像Apple發表新機那麼受人矚目,但是當天我們的通路商,跟媒體都會出席,所以我們也都辦得非常慎重。
職場上總是免不了開會,會議的形式又有很多種。

職場會議種類繁多

本圖轉載自遠見雜誌
有公司內部的會議,像是每天早上要開的晨會,每週要開的週會,每月要開的月會,業績檢討會,收款會議,專案進度檢討會議,財務會報,市調結果分析檢討,產品開發,行銷,公司新政策宣導……..等等。
除此之外,對外也有很多的會議要應付。從拜訪客戶做簡報,與供應商檢討合作事宜,同業公會開會,媒體公關會議到參與政府機關會議……。
身為主管的人,會議更是繁多。從被老闆上司叫去一對一開會,主管經營會議,人事檢討會,內控風管,年度目標訂定與檢討,董事會等等…..。
職場上的會議,真是多得不勝枚舉。
主管需參與的會議,往往時間又很長。像是我在另一部落格”職場成功心法”「耐心」一篇所提,以前大同公司的林郭文艷女士開會,可以從晚上七點開到隔天凌晨。我自己過去需要參加的會議,也經常一開就是一整天的時間。
不過在職場上,很多會議是無效率的。這些無效會議,浪費了太多人太多時間。相對的,也排擠了提升績效的資源,甚至因此害得同仁,需要無端加班。
以前我有一位主管,很喜歡開會。昨天辦公室發現一隻小老鼠,他也要開會檢討衛生問題,要求我們不能在辦公桌內存放食物。過去我看到我手下一位主管,動不動就叫部門同事,進會議室開會,討論的,也都是芝麻綠豆大的小事。

開會要有相對效益

本圖轉載自MRRM
很多主管以為,慎重其事地召集部屬開會,就是工作認真的表現。也有很多主管,很喜歡坐在會議室主持開會,享受自己最大的權威感。殊不知,在競爭激烈的職場上,老闆上司最在意的,是績效。這樣沒事開會浪費時間,只會削弱自己團隊的戰力,損失了團隊的績效。最後倒楣的,還是主管自己。
關於何時需要召集會議,法蘭克認為,應該考慮的條件如下:
1. 議題重要性: 議題重不重要的標準,在於對工作績效影響的大小。如果只是因為辦公室出現老鼠蟑螂,你只要坐在座位,花一分鐘提醒大家,就可以了,沒必要把大家叫進會議室為了米奇小強,討論二三十分鐘。
2. 討論對象: 如果你要談的事,只跟A的工作有關,你只要把A叫來對話就可以了。不必大張旗鼓地,把BCDE全都叫來開會,讓其他人乾坐。
3. 集思廣益: 如果你要討論的議題,不是你自己可以思考出解決方案,需要找團隊討論達成共識。這時候,你才需要召集大家,開會討論。
4. 慎選時機: 你不要在月底,大家都在忙著結算的時候,叫大家開會,討論一件下個月中才要做的事。這樣分不清輕重緩急,你會惹得天怒人怨。
5. 排定會議時間: 做為主管,時間管理能力,也是你應該具備的基本能力。你應該確實掌握團隊的工作進度,除了臨時會議外,你要先排好本週、本月預計開會的時間跟議題,讓團隊成員可以事先準備。

有效會議應備條件

本圖轉載自工商時報
除了避免召開不必要的會議,浪費大家的時間,削弱團隊戰力以及績效之外,對於開會的討論進度跟議題掌握,你也要力求開會有成效。我在「溝通」一篇裡,有提過向下溝通的六大重點,在這裡就這六大重點,再提醒各位:
A. 傳達要清楚
B. 指示要明確
C. 聽話要專心
D. 困難要排除
E. 語氣要分別
F. 說話要謹慎
對於所有要開會討論的事,你都不應該任意為之,既浪費時間,也達不到開會的目的。既然你認為需要召集大家開會,你就應該慎重準備,你應該:
Ⅰ. 確認開會的目的: 你要明白開會是為了宣達指示,或者是為了集思廣益,做出結論。千萬不要只是覺得應該開會就開會,開得大家一頭霧水。
Ⅱ. 準備開會資料: 如果是大家手上都有的資料,你要提醒大家開會時要帶。如果是你手上才有的資料,你要事先發mail給大家,或者列印分發。
Ⅲ. 宣布開會議題: 不管你們要討論的議題有幾個,你要讓大家清楚知道。最好寫在會議室白板上,按著議題逐一討論,避免討論內容分散。
Ⅳ. 掌握開會進度: 討輪完一個議題做成結論後,就應該進入下一個議題。不要把所有議題,攪和在一起,討論永遠沒完沒了,永遠得不出結論。
Ⅴ. 處理交叉議題: 如果在討論當中,發現有議題的結論彼此衝突矛盾,要視為新的議題重新討論,得出一個兩全其美的結論。
做成會議記錄: 每個會議都要花費時間跟精神,這都是企業經營的成本。開會結論要做成紀錄,並且分發所有與會成員,甚至cc給相關需要配合的單位。這樣的會議才有成效,才能視之為工作成果。
對於商業組織來說,所有的目的都是為了賺錢。付出薪水聘僱員工工作,員工在上班時間花費的時間跟精神,也都是企業付出的成本。做為一個管理者,一切都要以績效為優先,隨時把績效放在心上,不要只想做表面功夫,沒事就找人開會演戲。
在職場上開會絕對必要,而且也有強化溝通,凝聚向心力的正面功能。基於以上的考量,管理者對於開會這件事,一定要嚴肅看待,並且能夠達到因為開會,而達成提高團隊績效的主要目的。
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Frank .Tzeng
曾經擔任日立冷氣公司經理、德商凱馳公司經理、東元關係企業藍青公司協理、叡亞環保公司副總經理。縱橫職場三十年,喜歡研究全球經濟及各產業變動情形,思考企業獲利策略、有效溝通凝聚團隊向心力,及勞資合作互利雙贏等等經營管理問題。
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在這裡,我只能跟你分享在職場上,如何讓丹田充沛、思慮清明的內功心法,學習這樣的內功,很費耐心。恕我無法提供給你如何剷除異己、左右逢源的刀劍武術,因為江湖一直在變,門派推陳出新,你所面對的挑戰,也不會一樣。
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