開會---很多會議是無效率的。這些會議，浪費了太多的人力與資源。
要讓更多的人如你所願完成工作，你必須具備的不是一招半式的管理技巧，而是能在千軍萬馬中指揮若定的心理素質。
以前我有一位同事，曾經在知名的韓國企業服務。他告訴我他們上班時，經常都是將近百人坐在會議室，台上不斷討論各種議程，台下各自拿著筆電忙著處理自己的工作。他說得很無奈，我也聽得很疑惑，不知道這樣做，目的何在?
我個人很排斥，花太多冗長的時間開會。但是有些會議影響重大，我就會把它當成首要工作全心投入。比如說董事會，設定年度目標或是人事檢討會議，主管工作或者財務會報。我都會花費很多時間精神準備，務求做到極致週全。
此外，像我過去一直是在販賣實體產品，一年一度的新產品發表會，也是我們每年非常重要的一場大戲。雖然我們不會像Apple發表新機那麼受人矚目，但是當天我們的通路商，跟媒體都會出席，所以我們也都辦得非常慎重。
職場上總是免不了開會，會議的形式又有很多種。
職場會議種類繁多
有公司內部的會議，像是每天早上要開的晨會，每週要開的週會，每月要開的月會，業績檢討會，收款會議，專案進度檢討會議，財務會報，市調結果分析檢討，產品開發，行銷，公司新政策宣導……..等等。
除此之外，對外也有很多的會議要應付。從拜訪客戶做簡報，與供應商檢討合作事宜，同業公會開會，媒體公關會議到參與政府機關會議……。
身為主管的人，會議更是繁多。從被老闆上司叫去一對一開會，主管經營會議，人事檢討會，內控風管，年度目標訂定與檢討，董事會等等…..。
職場上的會議，真是多得不勝枚舉。
主管需參與的會議，往往時間又很長。像是我在另一部落格”職場成功心法”「耐心」一篇所提，以前大同公司的林郭文艷女士開會，可以從晚上七點開到隔天凌晨。我自己過去需要參加的會議，也經常一開就是一整天的時間。
不過在職場上，很多會議是無效率的。這些無效會議，浪費了太多人太多時間。相對的，也排擠了提升績效的資源，甚至因此害得同仁，需要無端加班。
以前我有一位主管，很喜歡開會。昨天辦公室發現一隻小老鼠，他也要開會檢討衛生問題，要求我們不能在辦公桌內存放食物。過去我看到我手下一位主管，動不動就叫部門同事，進會議室開會，討論的，也都是芝麻綠豆大的小事。
開會要有相對效益
很多主管以為，慎重其事地召集部屬開會，就是工作認真的表現。也有很多主管，很喜歡坐在會議室主持開會，享受自己最大的權威感。殊不知，在競爭激烈的職場上，老闆上司最在意的，是績效。這樣沒事開會浪費時間，只會削弱自己團隊的戰力，損失了團隊的績效。最後倒楣的，還是主管自己。
關於何時需要召集會議，法蘭克認為，應該考慮的條件如下:
1. 議題重要性: 議題重不重要的標準，在於對工作績效影響的大小。如果只是因為辦公室出現老鼠蟑螂，你只要坐在座位，花一分鐘提醒大家，就可以了，沒必要把大家叫進會議室為了米奇小強，討論二三十分鐘。
2. 討論對象: 如果你要談的事，只跟A的工作有關，你只要把A叫來對話就可以了。不必大張旗鼓地，把BCDE全都叫來開會，讓其他人乾坐。
3. 集思廣益: 如果你要討論的議題，不是你自己可以思考出解決方案，需要找團隊討論達成共識。這時候，你才需要召集大家，開會討論。
4. 慎選時機: 你不要在月底，大家都在忙著結算的時候，叫大家開會，討論一件下個月中才要做的事。這樣分不清輕重緩急，你會惹得天怒人怨。
5. 排定會議時間: 做為主管，時間管理能力，也是你應該具備的基本能力。你應該確實掌握團隊的工作進度，除了臨時會議外，你要先排好本週、本月預計開會的時間跟議題，讓團隊成員可以事先準備。
有效會議應備條件
除了避免召開不必要的會議，浪費大家的時間，削弱團隊戰力以及績效之外，對於開會的討論進度跟議題掌握，你也要力求開會有成效。我在「溝通」一篇裡，有提過向下溝通的六大重點，在這裡就這六大重點，再提醒各位:
A. 傳達要清楚
B. 指示要明確
C. 聽話要專心
D. 困難要排除
E. 語氣要分別
F. 說話要謹慎
對於所有要開會討論的事，你都不應該任意為之，既浪費時間，也達不到開會的目的。既然你認為需要召集大家開會，你就應該慎重準備，你應該:
Ⅰ. 確認開會的目的: 你要明白開會是為了宣達指示，或者是為了集思廣益，做出結論。千萬不要只是覺得應該開會就開會，開得大家一頭霧水。
Ⅱ. 準備開會資料: 如果是大家手上都有的資料，你要提醒大家開會時要帶。如果是你手上才有的資料，你要事先發mail給大家，或者列印分發。
Ⅲ. 宣布開會議題: 不管你們要討論的議題有幾個，你要讓大家清楚知道。最好寫在會議室白板上，按著議題逐一討論，避免討論內容分散。
Ⅳ. 掌握開會進度: 討輪完一個議題做成結論後，就應該進入下一個議題。不要把所有議題，攪和在一起，討論永遠沒完沒了，永遠得不出結論。
Ⅴ. 處理交叉議題: 如果在討論當中，發現有議題的結論彼此衝突矛盾，要視為新的議題重新討論，得出一個兩全其美的結論。
Ⅵ 做成會議記錄: 每個會議都要花費時間跟精神，這都是企業經營的成本。開會結論要做成紀錄，並且分發所有與會成員，甚至cc給相關需要配合的單位。這樣的會議才有成效，才能視之為工作成果。
對於商業組織來說，所有的目的都是為了賺錢。付出薪水聘僱員工工作，員工在上班時間花費的時間跟精神，也都是企業付出的成本。做為一個管理者，一切都要以績效為優先，隨時把績效放在心上，不要只想做表面功夫，沒事就找人開會演戲。
在職場上開會絕對必要，而且也有強化溝通，凝聚向心力的正面功能。基於以上的考量，管理者對於開會這件事，一定要嚴肅看待，並且能夠達到因為開會，而達成提高團隊績效的主要目的。
延伸閱讀:
1. 這樣開會最聰明，更加有效地參與每場會議---誠品
2. 你的時間都浪費在開會上，台灣IBM總經理教你有效溝通術---天下學習
Frank .Tzeng
曾經擔任日立冷氣公司經理、德商凱馳公司經理、東元關係企業藍青公司協理、叡亞環保公司副總經理。縱橫職場三十年，喜歡研究全球經濟及各產業變動情形，思考企業獲利策略、有效溝通凝聚團隊向心力，及勞資合作互利雙贏等等經營管理問題。
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走過職場三十年，法蘭克想在這裡跟你分享在職場上，如何讓丹田充沛、思慮清明的內功心法。世界一直在變，商業推陳出新。唯有具備清澈澄明的正確心態，才能波瀾不興、腳步穩健地發揮你的才能，存取成就步步高升，獲得富足和諧的人生。
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