用ChatGPT排版潤飾LINE Email 文書報告簡報，提升職場溝通力!
閱讀時間約 4 分鐘
你是否常常文思泉湧仔細說明，對方卻一頭霧水甚至搞錯重點 ?
今天要和你分享如何利用ChatGPT協助潤飾文字，
根據不同應用排版成易讀好懂的格式，
幫你省去整理潤稿的麻煩，
就能讓想法一目了然，直達人心！
用LINE溝通時，
你認為哪一種看起來最好理解呢？
一起留言討論吧!
傳統職場溝通中，我們往往只關注口語表達，
卻忽略任何能表達想法的方式，如肢體、文字…等等，
都是職場溝通力的一環。
其中，最顯而易見卻常被忽略的就是「視覺化能力」，
從最簡單 文字類型的LINE對話、Email信件，
到各類型的文件報告企劃書。
如果你表達容易滔滔不絕不知所云，
無法短時間讓人理解重點，
很容易就被認定為工作能力不好。
一不小心，下次裁員名單可能就是你!
因此，要跟你分享如何將原始想法，
透過ChatGPT輕鬆轉換成最常見的Line、
Email與一種更好懂的格式，
讓你可以像大老闆一般，
只需要動動口，就有人幫你搞定後續，
當然，還是得自己發信送出啦!
話不多說，首先是
LINE
LINE是我們生活中，滲透率最高的數位溝通工具，
不分年齡職業，每個人的生活絕對都會接觸到LINE。
不過，LINE適合需要即時、簡單細節確認的職場情境，
如果你想表達的太長，或重要決策，
建議還是要以Email為主 。
LINE雖然是聊天軟體，但如果你的工作環境為了省事選擇用它溝通，
就要強迫自己把它當成一個工作溝通工具，
請屏棄日常生活，總是想到什麼就打什麼的溝通習慣。
你必須理性分析溝通對象，仔細斟酌用字遣詞，
才不會因為文字表達不清造成誤會，甚至影響到職涯發展。
LINE溝通時很容易有兩種情況：
一口氣打出所有的內容，或是每一句打完就送出洗版，
以上兩種都會造成閱讀不易，難以理解。
因此，LINE溝通時最重要的就是斷句分行。
斷句分行能協助觀眾快速理解，強化記憶。
一般情況為了呈現信賴專業感，且避免洗版造成閱讀不易，
建議用短文統整為主，如果篇幅太長再拆成分段送出。
除非是即時溝通想展現應變快速，才用單行短句連環送出。
在ChatGPT中，我們只要下這樣的指令：
請將內容依照文意分段落，變成適合Line閱讀的版面，一段三句話以內
就能將原本一長串的原始文字，根據文意簡單分段，
如此一來，在使用Line溝通工作時，
就不會一大坨或一連串，讓人輕鬆理解你的想法，
減少來回溝通或誤會的成本。
接下來介紹第二種常用的應用
Email是傳統書信的延伸，
所以基本的書信禮儀與結構一定要確實掌握，
但因為是全球通用的橫式英文格式，因此不需像傳統中式信件過於嚴謹，
基本只需稱呼、正文、客套結束語及簽名四部分即可。
此外，在正文部分，
Email雖然是以短文為主，
但整體內容少，並不代表就能讓人好閱讀，
例如右邊內容其實比較多，但看起來卻更清楚好懂，
關鍵就在於多了「層級」。
寫文章時，我們很容易會延用口語或是LINE上的溝通習慣，
劈哩啪啦就是一連串的長句，轟炸別人的眼睛。
因此，撰寫時一定要注意層級的概念。
在ChatGPT中，我們只要下這樣的指令：
請將內容依照文意分段落，變成適合Email閱讀的版面
就能將文字自動加上Email格式，
包含主旨、開頭稱謂以及結尾敬語，
內文若有需要也會變成條列式呈現重點，
省去自己排版潤飾的麻煩。
最後，要分享更清楚萬用的整理文字格式
表格
當資訊量很多時，
最基本的做法就是整理成條列式資訊，
如同前面的Email正文以條列式呈現一樣。
不過若是項目內容很複雜時，
就可以善用表格來更一目了然。
表格項目的歸類方式主要有類別、時間、順位三大類，
按照以上來分門別類，就能讓純文字描述的龐大資訊瘦身成功。
在ChatGPT中，我們只要下這樣的指令：
請將內容以表格方式呈現，
就會依照邏輯分類變成表格，
無論是應用在文書報告或簡報提案，
都能大幅省去自己整理消化資料的時間。
最後是
結論
在彈指就能生存的數位時代，
我們很容易就 被資訊海嘯淹沒，讓腦袋疲憊不堪，
再加上疫情、戰爭與通膨等負面影響，
企業更需要迅速精準的溝通力，才能跟上世界的瞬息萬變。
因此，只有具備能精簡扼要呈現的視覺化能力，
才能塑造專業精明的個人形象、掌握更多的工作主導權，
甚至是扭轉職場關係，讓職涯發展突飛猛進！
所以，不妨好好善用ChatGPT來整理你的想法，
讓文字內容更親切好懂，
替自己與對方節省掉不必要的溝通成本，
幫助事情進展得更順利!
祝福你表達行雲流水、直達人心！
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