Notion 的 Button 應用

Chloe

2023/10/24閱讀時間約 7 分鐘

使用連續技，操作流程UP↑

基於上一篇文章 Notion 新功能 Button 的體驗提到的「習慣打卡」應用，我們現在來進一步延伸其他的使用情境。

從官方的演示中我們知道這個功能有「連續技」的效果，且這個連續技需要是一個可以不斷重複的操作過程，那我們來想一下平常會有哪些操作是有連續步驟的呢？

模板一_我的書架

資料庫的設置與操作流程

這邊我舉個自己的例子，我平常會閱讀一些書籍，那我在記錄自己閱讀書籍時，在 Notion 中的操作流程如下：

先在資料庫「我的書架DB」中，增加一個頁面，用於建立該本書籍的資料。
在「任務項目DB」建立閱讀這本書的任務。
這個任務項目需要與「專案管理DB」中的「2023_閱讀計畫」產生關連。
該任務項目要與「我的書架DB」中對應的書籍資料產生關連。

若你覺得看文字有點複雜，那可以參考架構圖。

設置前提

再次提醒，這個Button設置的前提是資料庫是已經存在，這些操作都是要在資料庫中添加新的資料到資料庫中。

依照上方的流程，模板中有三個資料庫組成，分別是「我的書架」、「專案管理」、「任務管理」。詳細的欄位設定可以參考「簡易模板 1 號」。

設置過程

設置的項目與內容如下：

設置 Button 名稱。
新增頁面到指定的資料庫一中，並添加標題名稱。
新增頁面到指定的資料庫二中，並關聯到資料庫一最新的資料頁面。

測試產生資料的效果

最後，如果你希望點擊按鈕後，直接打開其中一個頁面，也可以像圖片這樣設置，它就會打開指定的頁面。以我個人的操作習慣，這裡的範例以打開任務項目為例，因為我想要直接去設置任務執行的日期。另外，打開頁面的方式也有默認設置，我以「Side peek」的方式開啟。

簡易模板 1 號

我沒有填入其他的樣式和資料欄位，建議可以直接對自己現有的DB做設置，如果你想保留測試的結果，可以進入「簡易模板 1 號」的頁面複製。

模板二_上下班打卡

從上一篇文章的應用到串不同的資料庫連續技巧，但我總覺得好像缺少了什麼，這時我在論壇中看到了一篇文章是有關打卡應用的功能，發現我自己忘了資料庫中很重要的「Filter」。

如果你想要看本來論壇的討論內容，可以到「參考資料」中查看連結。不想看英文論壇的你，來看我把它變成中文的並拆解這個設置的方法吧！中間也加入了一點個人的想法，有興趣的夥伴們可以參考看看。

資料庫設置

首先，當然需要先建立一個 Database，讓我先把它命名為「上下班打卡」(一個打工仔的痛苦經驗?!XD)，並將欄位名稱及屬性都設置完成。欄位屬性如下：

工作項目名稱(Name)
項目狀態(Status)：進行中、已完工
開工時間(Date)
完工時間(Date)
耗時(hr)(Formula)

按鈕設置_開工 Button

完成資料庫的設置之後，我們就來設置「Button」吧！流程大概是這樣的：

當按下這個按鈕的時候，就可以在「上下班打卡」的資料庫中插入一個新的頁面。
在「開工時間」的欄位輸入此刻的時間。
另外，因為這個項目就是現在進行中，所以直接將項目狀態設置為「進行中」。

按鈕設置_完工 Button

完工的流程如下：

點擊完工按鈕，找到特定的工作項目，並修改裡面的資料。
修改工作項目的狀態：「進行中」 → 「已完成」。
填入完工的時間點。

分別細說一下這三個部分要如何設置。當按下這個完工按鈕，要找到特定的工作項目並修改裡面的資料，因此我們要選「Edit pages」。而如何找到特定的工作項目呢？這裡就要動用 Filter 的功能啦~~

Filter要怎麼設置呢？想一下什麼的工作項目是需要完工的呢？當然是「完工時間」是空白的，那既然完工時間是空白的，那這個工作項目的狀態也會是「進行中」吧，而不是「已完成」的狀態。這樣就可以過Filter找到指定的目標資料了。

另外，當按下按鈕也要寫上該工作項目的完工時間，以及要更改它的項目狀態，因此在欄位設置的部分要選擇欄位一「完工時間」 → 「Now」，以及項目狀態「進行中」 → 「已完成」。

以上，論壇大大的模板設置就完成了~~~~這個模板比較簡單，於我而言，出現的最大一個問題就是無法管理同時並進的工作，我們可以嘗試將兩個資料項目類別都改為「進行中」，之後按下「完工」時，它會將「進行中」的所有項目都押上完工時間。如果要解決，可以多設置一個欄位細切顯示的項目。

在這方面我自己個人有進一步改良，多一個「暫停」與「復工」的概念，我們可以理解多工進行時，實際注意力一次只能集中處理一個問題上，因此當你轉移注意力時，本來手上的工作也就暫停了，而下一個工作開始動起來。

但這個想法碰到的困難是，有可能暫停的工作項目很多，但如果要「復工」，要怎麼判斷呢?!目前我自己想到的唯一解，直接在資料庫端操作，開一個VIEW，篩選所有暫停中的項目，根據個人判斷項目的優先緩急，將要處理的項目標籤改為「進行中」。整體而言，操作流程如圖：

基於我想要把自己弄得很忙的感覺(打工仔們懂得😜)，就不再多去設置其他的欄位項目，也沒有精算實際的作業時間，如果你想要更細節的把控，可以增加一些公式操作整個資料庫。

簡易模板 2 號

請取用👉簡易模板 2 號

我的心得

基於模板一的例子中，我們可以看到，在以前我要建立一本書籍的閱讀計畫，需要連續點擊好多個步驟，現在透過這個「自動化的按鈕」，我可以減少操作的流程，按一下就可以生出這些頁面，並能創建指定的任務管理頁面，最後再去設置日期及修改名字等資料即可。

我想這個例子還是有人表示沒有節省多少時間，但對於那些有一連串任務要進行的工作，我想還是幫助挺大的，尤其有的同好們在製作自己的系統時，非常喜歡連動好幾個資料庫，只要花點時間優化這個過程，相信會提升整體的操作感受。

對於模板二_上下班打卡，我很有共鳴，主要是自己在寫工作日誌的時候有些頭痛，雖然每天有很多事情要做，也做了很多事情，但每天在結束工作前，就發現自己有時很難回想某些事情分別是在什麼時候開始、什麼時候完成的。

雖然很多人可能會說，那你就做一樣就先寫下來，但有些工作內容就是同時並進的，可能是個人的中文能力不太好，很難表達清楚，但我覺得這個表單實際測試的效果算是挺好的，我只要在每一個創建好的資料項目更改工作項目名稱後，就能比較明確的知道自己今天每個時段到底都幹了些什麼。

最近看到有更多同好們的出現，發現很多新手有一樣的問題，就是「你們是如何學習使用這個工具的呢？」。關於這個問題，我最大的感受還是「多看」 + 「動手做」，我不是電腦科學本科的學生，在思考流程及製作方面有很多的不足，不論是相關知識或是經驗，例如有時很難想像這些工具如何應用到生活及工作中，所以我會爬各種論壇、社群，這是幫助自己找到靈感與學習資源的方法，如果內容有任何問題都歡迎透過留言或是社交媒體私訊與我交流。