『Soft Skills 軟實力』生產力計畫

我很喜歡這章節的內容，事實上台灣也有許多作者都出過關於生產力的書，其中最有印象的是福哥的『工作與生活的技術』，不是幫忙行銷這本書，而是我腦海中第一個浮現的就是這本書。

先前看這本書時，還沒有寫心得的習慣，但我依然記得他有用到「蕃茄鐘」的概念，不過更令人驚嘆的是他如何「從不自律到極度自律的人生發展軌跡」。

用兩句話就能總結這個章節想表達的內容：

1. 事先控制把時間花在哪，而不是事後才來回想實際上都把時間用在哪。
2. 緩慢且穩定的工作步調，會勝過有時快速卻又缺乏一致性與堅持到底的工作方式。

上面講的兩點，我一直以來都表現的很差，不夠自律的人生態度與習慣，處處吃虧。但自從疫情發生後，我開始建立類似作者所說的「定量系統」，這也是模仿『原子習慣』中的方法；這一年多來，確實讓我在運動與閱讀寫作上建立好的習慣，具有一致性。

當我成功改掉多年來的「壞習慣」(緊張或思考時就愛咬指甲)後，就聯想到先前看到的一本書說，想要改變一個人，就先從改變他的一個長期習慣開始，不管這個習慣是大是小。

親身體驗測試後，覺得這個說法有道理，當伴隨自己多年的習慣都能被改變時，還有甚麼是「不能被改變的」？

至於長期生產力計畫，我至今最長期只做過大約半年兩季左右的規劃，中間也是不斷修正工作進度，不過沒有作者規劃的這麼細膩。

要做到「事前妥善規劃」跟「確實執行」，這需要長時間的訓練，如果一個人能同時做到這兩點，那我想他不管在哪個領域的表現肯定都是佼佼者。

我自己的主要缺點就是只有在期限快到時，才能燃燒小宇宙提高專注力，然後再提升生產力，總是無法按照規劃的進度執行，諸多藉口拖延；不過我通常都會「堅持到底」，所以還是會有產出 (但品質不如預期) 並達成進度目標。

因應這個爛特質，先前想到一個辦法，我把大目標拆分成多個小目標，分別制定「查核時間點」，並借助外力確認，讓自己「一直有期限的壓力」存在，然後衝刺短期目標。這樣做的好處是，拉遠來看，好像都有按步就班的完成規劃事項。

但這很考驗規劃的能力，一旦短期的目標有所延遲可能會造成「連鎖反應」，不斷為自己找藉口，然後心態上也會崩潰掉「無法準時」完成工作。

或許我該考慮採用作者所提的「長期生產力計畫」，以及擴大我目前在定量系統的使用範圍，看能否在期限還沒到前就能提高「專注力」，並且讓自己有穩定的工作步調與產出。

本章節的重點摘要如下：

• 作者獨創的「生產力計畫」，基本概念是將一整週的工作規劃成各個小任務，每個任務的工作時間最多兩小時。
• 規劃長期的生產力計畫時，會從季度開始，規劃每季的計畫時，提出季度的大專案，搭配一些小目標，然後再思考每週或每天要進行的任務。
• 先列出每季的「目標大綱」，針對那季的主要目標，以及如何達成目標的做法有概念，並保持專注。
• 每月計畫，在當月的第一天把月曆印出來，然後直接在月曆上規劃工作的日期，雖然非精確的規劃，但可以根據該月的工作天數和先前已經答應的工作，估計當月能完成的工作量。其實就是把季度計畫列出來的工作大綱，看要怎麼放進每個月的工作時間裡。
• 每週計畫，在週一早上規劃這一週的工作，並安排工作任務。每週一要先確認每週的例行事項清單，底下列出作者每星期都必須要做的事。包含：

1. 寫一篇部落格貼文
2. 製作一部 Youtube 影片
3. 寫一篇部落格文章介紹製作的影片
4. 錄製兩集 Podcast 節目
5. 寫一篇部落格文章宣傳這兩集 Podcast 節目
6. 轉錄和編輯 Podcast 節目
7. 撰寫電子報
8. 安排當週要在社群媒體上發布的內容

事先控制把時間花在哪，而不是事後才來回想實際上都把時間用在哪。

• 每天開始工作的「第一件事」就是規劃今日工作任務。
• 必須先確定自己確實了解要做什麼，在開始工作前，知道完成一項任務的準則，才能「避免工作任務定義不清」，導致拖延與浪費時間的狀況發生。
• 當天工作進度超前或落後，都需要「調整工作計畫」。
• 「保持一致的工作步調」，白天避免干擾，基本上就是忽略電子郵件、登出即時通訊軟體，可以選擇在有空時回覆，而不是嘗試專注時被即時的訊息打斷。
• 人無法跟機器一樣，長期每天在緊繃的時程下工作。作者會在幾個星期「隨興的自由工作」，偶而要從強制的工作任務抽離出來。

長時間努力工作與專注後，「休息」確實有其存在的必要性。

• 要保證自己對追求的某件事「持續有進度」，唯一方法就是預先建立明確的目標，在定義的時間內設定自己要進行多少進度。
• 要建立「定量」的概念，如果打算重複一項工作，就先定義進行的頻率是多久一次，並對自己承諾要完成這些工作，認真看待這些定量事項；有一致性的基礎，容易評估成果，了解一段時間內的產能有多少。
• 定量範例：

1. 每週跑步「三」天。
2. 每週發布「一」篇部落格文章。
3. 每天寫「一」個章節。
4. 每週完成「五十」個番茄鐘。

• 定義好工作項目和進行頻率後，下一步就是「承諾」，沒有真正的承諾，就不會成功。這意味著你會進最大的努力去完成所規劃的事，完成你承諾的事，其他別無選擇。
• 必須選擇可以「實現」且可以「維持」的定量，不要對自己承諾一個明知做不到的事，這註定會失敗。從小處著手，等成功後再慢慢擴大。
• 不要在執行途中更改規則，不能在設定要完成定量的期間半途而廢。
• 定量系統的規則：

1. 挑出重複的工作任務
2. 定義工作任務必須完成與重複的時間間隔
3. 定義定量，在已知時段內工作任務要完成多少次
4. 承諾：堅定承諾自己的工作要符合設定的定量
5. 調整：根據實際執行的情況調高或調低定量，但不要在進行工作的時間間隔內調動

緩慢且穩定的工作步調，會勝過有時快速卻又缺乏一致性與堅持到底的工作方式。

• 多數人在「長期生產力」上所面臨的問題是，無法維持穩定一致的工作步調。
• 定量系統還能克服意志力的弱點，預先設定好要遵守的行程，免除做「決策」的需求。
• 決策往往會消耗掉有限的「意志力」。