AI 技術如何提高辦公室效率？5 個關鍵應用推薦

Queenie ｜效率x工具x職涯

發佈於生產力工具

2024/03/20閱讀時間約 6 分鐘

在辦公室裡，常常需要應對大量的瑣事和不斷湧現的工作挑戰，這種情況讓許多人感到相當疲憊和壓力。
這便讓我們思考一個問題：如何在這樣的環境中運用 AI 技能，為辦公室帶來更高效的工作流程？

AI 任務自動化

如今，越來越多的辦公室開始利用 AI 自動化處理工作。不管是簡單的任務還是複雜的流程，AI 都能幫忙提高效率。用 AI 自動化可以省下時間，也能減少人為錯誤。這讓我們有更多精力專注在核心業務上，比如制定策略和管理客戶等。

AI 在自動化辦公室任務方面有廣泛的應用。舉例來說，通過腳本編寫和工作流設計，可以自動完成日常的辦公任務，如郵件發送、數據輸入以及會議安排等。

以下分別介紹五類 AI 在不同工作下的可運用的技能和我使用過後推薦的網站/軟體！

1.電子郵件自動化工具

這類工具可以根據特定的規則和條件自動發送郵件。例如，當收到某種特定類型的郵件時，這些工具可以在幾秒鐘內自動回覆，或是當有新訂閱者加入時，可以利用自動化工具設定一封歡迎郵件，系統會在他們加入後立即自動發送。

網站推薦：ConvertKit、Mailerlite、ActiveCampaign

(1) ConvertKit

主要具備的主要功能包括：創建和發送電子報、設立自動郵件序列、設計並建立登陸頁面、管理和發展電子郵件列表、追踪訂閱者數據和行為。

(2) Mailerlite

主要具備的主要功能包括：拖拉式信件編輯器、用戶自動化發送信件、分析與報告、訂閱者管理等。

(3) ActiveCampaign

主要具備的主要功能包括：電子信箱行銷、市場自動化行銷路徑、銷售與 CRM、客製化訊息內容。

2. 資料整理與輸入

AI 可以被用來自動化資料輸入任務。主要利用了人工智能的光學字符識別（OCR）技術，將資料輸入工作變得容易和有效。通過這些工具，我們可以從 PDF 文件、圖像文件或其他各種數據來源中讀取和輸入數據，從而消除了繁瑣且容易出錯的手動輸入工作。

AI 技能在文件整理和搜尋方面非常出色。如自然語言處理、圖像辨識等技術可以學習和識別文字和圖像，進而幫助我們進行更精準的文件搜尋。

網站推薦：Chatpdf、ChatDOC

(1) Chatpdf

主要具備的主要功能包括：智能翻譯、智能問答、高清掃描、操作直覺化、聊天記錄匯出、文件摘要。

(2) ChatDOC

主要具備的主要功能包括：可匯入 PDF 或 Word 文檔、支持多媒體元素分析、智能提取和總結問題、具即時更新能力。

3. 會議安排

AI 助手可以幫助排定會議，比如 Google 的 Assistive Calendar 功能，可以根據所有與會人員的行事曆資訊找到所有人都空閒的時間。而且，它還能考慮到各種因素，比如會議需要的時間長度、受邀者的時區、工作時間等，進一步確保會議的順利進行。有些人工智能還可以生成會議的議程，並在會議前將此事發送給參與者。

網站推薦：ClickUp AI、Clara

(1) ClickUp AI

主要具備的主要功能包括：可進行任務管理、文檔創建、表格創建、時間跟蹤、成果查看、通知提醒、自動化自定義設置。

(2) Clara

主要具備的主要功能包括：智能電子郵件通訊、自動日曆更新、會議提醒、衝突解決方案、多平台可融性。

4.日程管理

AI 助手可以用於管理工作和私人行程。例如，它能透過語言命令來添加日程，也能設置提醒以避免您忘記重要的事情。不僅如此，AI 助手還能通過優化您的日程安排來節省您的時間。例如，它可以建議您在同一天內接見所有在同一地區的客戶，以此減少旅行時間。此外，透過整合第三方服務，AI 也可助於預約旅程，如訂機票、酒店，甚至安排租車等等。

網站推薦：Reclaim AI、Clockwise

(1) Reclaim AI

主要具備的主要功能包括：幫助團隊安排會議、安排任務、設定個人習慣、使用介面友好、設計直覺、可同步 Google 日曆。

(2) Clockwise

主要具備的主要功能包括：自動移動重疊的會議、不同時區的團隊協作的調整、學習讀取日曆、美化日曆顏色、使專注時間最大化。

5.協作平台運用

協作平台上的 AI 技能可以提高團隊的工作效率。舉例來說，在使用 Google Docs 等工具進行團隊協作時，AI 技能能夠即時跟蹤和管理文件的修改，避免錯誤修改導致的數據丟失。此外，還有其他協作工具如筆記共編軟體、語音轉錄協作平台、專案管理工具、線上白板工具等，都旨在增強成員之間的協作效率，並推動整體工作進展。然而，若缺乏適當的工作流程或協作工具，可能會阻礙團隊或跨部門間的協作，進而影響專案的進展。