電子郵件是...
♠️一種正式的聯絡方式
不論是學生對教授、學生對企業、學校對企業、企業對企業，還是跨部門聯繫，當我們想傳達出謹慎對待不馬虎的情緒以及禮貌時，就算可能有其他聯絡方式，依舊會選擇電子郵件。
電子郵件並不像訊息一樣隨興，僅限於發出後幾秒鐘內可以收回，也因為這個特性，使用者必須拿出相對應的重視及不同的撰寫風格。
🎯最常見的電子行銷工具
這應該不用多作解釋了
現今的網站在註冊會員後，若同意收取電子報，便會有郵件推播進信箱中。這類的郵件並不如上述的文件般正式，而是包含表情符號，排版別出心裁的推銷信。
彷彿是一篇小型貼文，包含產品/活動連結及企業主視覺，旨在讓點開郵件的顧客以最快的速度接收到最新資訊。
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在【紫羅蘭永恆花園】這部動漫中，人們為了完整表達出自己的情緒及想法，會委託專人代筆寫信。雖然他們是寫書信不是電郵，但也告訴我們並不是直截了當的表達出來，便能將信件寫好。
電子郵件的寫法可說是大學生的必修課之一，大學並不會特別強調，但進入職場後卻是理應知道的事。如果以為電子郵件和IG傳訊息一樣，可是會給職場前輩們不好的印象喔😖
這篇文章將簡單介紹基本的信件禮儀，以及容易疏忽的小細節。
讓我們一起擺脫為人隨便的標籤，寫出一封有模有樣的電子郵件吧！
遵守大原則，好的信件由你自己定義
寫好一封好信件的關鍵，肯定在於「信件禮儀」。但什麼才是信件禮儀呢？
對象與立場
左圖是中山大學國際處在某一次會議中介紹的信件禮儀，右圖則是我與某企業處理學生獎學金事務時的郵件。
各位能發現，我的信件與國際處的中文範本有著許多的不同：
📌換行頻繁
📌並不口語化，感覺更文言了點
📌結尾並沒有標點符號
📌沒有出現任何驚嘆號
📌感謝只有一句而已
那麼，這代表我的信件缺乏信件禮儀，不是一封好信嗎？
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當然不是～即使我並沒有遵守學校口中的信件禮儀，但每個人學習寫信時的範本不同，認定的正確寫法也會有所差異。就像我是從實習時的主管身上學來的，而國際處的人員肯定也有自己的Mentor。
國際處給的信件禮儀是基於學生🎓對學校🏫的立場，但我寫信的風格是商業書信，以對企業💼的立場撰寫信件，風格自然與前者不同🔔
學校與企業的不同之處，在於學校有一定的義務要幫助學生，且學生與學校是非常親近的關係，就算用驚嘆號強調出情緒也沒什麼大不了。
但企業不同。企業之於我們學生而言非常陌生，即使有產學合作、校園大使等活動，但兩者間的立場，一直是我們有求於他們比較多。面對企業時，我們必須表達出我們的專業，才能讓企業有「值得合作」的想法。
簡明扼要、就事論事、客觀以對、適度拿捏私人感情，才是成熟的合作對象。
使用同一種風格不行嗎
左圖是我和中山大學管理學院負責管理媒體的單位接洽的信，右圖則是我代表團隊與合作企業洽談贊助事宜的信。
相信眼尖的你已經注意到，我不管是對學校🏫還是對企業💼，用的都是同一種寫法。「欸奇怪？你不是才說不同對象有各自適合的風格嗎？」
沒錯！這就要從我學寫信的過程說起了～在實習時，我不斷練習如何寫商業信件，由於主管不論對象是誰都以十分嚴謹的格式寫信，受其教導的我也養成了這樣的習慣。
信件禮儀這種事非常複雜，存在著許多的變數，因此沒有正確答案。即使是面對幾乎向同事一樣的媒體單位，由於自己仍只是學生的關係，不自覺便帶著禮貌制式地寫信。最後我發現，禮貌這種東西就算過多可以，過少不行，特別是在處理公事時。即使這樣會表現出距離感，只要能順利完成公事便無大礙。
但面對其他校內較親近的行政人員時，還是有表現出不陌生的方法。我舉個例說明：
假設今天，我的對接人叫王雅婷🙆
💼如果她是企業人士的話：「王雅婷專員/組長，您好：」
🏫如果她是學校職員的話：「雅婷姊姊/雅婷，您好：」
"依照信件主旨改變稱呼，便是箇中方法喔"
如果今天，你要向學校，或其他不陌生的單位要點資料或名單，大可以用輕鬆點的稱號。
但要是今天要談論合辦活動、人員或資金贊助等等重要事宜的話，請拿出你的慎重。
｜大原則｜
雖然隨著每個人的老師不同，對於好的信件的認知也有所差異，但好的電子郵件還是存在著共同的潛規則的。注意以下幾點，慢慢練習，就能找到屬於你的風格喔！
基本原則
身為接洽人，我們必須換位思考，仔細想想對方希望收到怎樣的信？希望看見怎樣的格式？在什麼情況下會覺得「對方思考的真周到」？
只要附上網站連結，對方就能直接點開，不會想跳出去另外搜尋然後想著想著就忘記✌️
只要凸顯重點、分段明瞭，再怎麼忙碌的人也能快速掃視抓重點✌️
事先做好萬全準備，使雙方對接效率最大化，這樣的社會人是不是既可靠又專業啊～
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在下一篇文章中，我會分享幾封企業的來信，帶大家一起看看企業五花八門的風格
