你有沒有在團隊中突然這樣想：覺得自己拿到的工作太多、別人卻太輕鬆，心裡不免開始不平衡，小聲抱怨甚至擦出火花。
無論是瀑布式還是敏捷式開發，只要分配任務，就一定得先面對一個問題：我們要怎麼估算這些工作的預期花費時間或心力呢？
然而，預估工作量這件事，就像做天氣預報。有時候預測對了，大家順利出門踏青、心情大好☀️；有時候預測錯了，整組像在梅雨季中淋雨，氣氛一片低迷🌧️。
那麼，到底有沒有什麼方法，可以讓工作量預估（Effort）變得更順利、更接近現實？
這篇文章，想和大家分享一些實用的小技巧，或許能為團隊帶來一點新的方向。
常見的 Effort 預估方法
既然預估這麼容易出狀況，當然也有發展出不少工具和方法，幫助團隊在混亂中找到一點秩序。以下分別介紹幾個瀑布式或敏捷中常提到的估算方法：
類比估計法（Analogous Estimating）
看過去類似的專案怎麼做，直接拿來當參考。適合時間不多、或資訊不足時快速抓一個大致方向。這種方法快速，但準確度會受到過去經驗相似程度的影響。
🌰 如果之前做過一個內部流程系統的改版花了 3 個月，現在要改另一個功能類似的新系統，就可以拿之前的經驗作為粗略參考。
參數估計法（Parametric Estimating）
根據可量化的單位量化來推算工時或成本，適合流程穩定、工作內容清楚的任務。
🌰 設計師可以根據過往經驗，知道「設計一個畫面通常需要 2 天」、「製作一個中等複雜度的元件需要 1.5 天」，之後就可根據畫面數或元件數量，快速推算出整體工時。
不過，如果遇到需求變動頻繁、或者客製化要求很高的專案，像是「從零到一重新設計整個系統」，那每一頁、每個元件所花的時間就很難用固定參數來估算了。
由下而上估算（Bottom-Up Estimating）
將大任務拆成小任務，每個細項分別預估，再加總出整體工作量。這種方法會比較精確，但也最花時間。
🌰 估算時，不是只從「設計一個新官網」開始想，而是將其細分成「首頁設計」、「功能頁設計」、「互動元件設計」、「UI 套版測試」等，再各自估時間，最後加總。
三點估算法（PERT）
針對每個任務，列出樂觀、悲觀、最可能三種情境，再計算加權平均。
🌰 一個大型報表畫面，有人說最快 2 天完成，有人說最慢 5 天，也有人說最可能是 3 天，就可以推算出一個合理的平均工期。
計畫撲克牌（Planning Poker）
這是敏捷團隊最經典的預估方式之一。每個人根據自己對任務的理解，選一張代表點數的牌（通常是 1、2、3、5、8、13…），然後一起翻開。
如果大家的估算差很多，就討論為什麼不同，直到達成共識。
這種方式可以防止一開始就被某位資深成員或主管影響，也能鼓勵每個人獨立思考。
T-shirt 尺寸估法（T-Shirt Size Estimation）
當工作項目太多或太新、細節還不明確時，用衣服尺寸（XS、S、M、L、XL）來快速粗略估大小，是個很實用的方法。
這種估算不需要精確到小時數，而是先抓出每件任務的「量級」，後續再慢慢細化。
親和估算法（Affinity Estimation）
當有一大堆任務需要估時，Affinity Estimation 就很有用了。
團隊成員把任務按照「大小相近」的直覺快速分組，然後排序，最後再給出相對應的點數。
優點是可以快速完成大量任務的初步估算，缺點是細節上可能需要後續再校正。
相對估算（Relative Estimation）
這其實是敏捷估算的核心精神。不是問「這個要花幾小時做完」，而是問「這個任務和那個任務比起來，難度更高還是更低？」
透過任務間的相互比較，團隊可以更容易對整體工作量有一致的理解，不需要糾結在精確數字上。
理論很美好，現實很骨感
即使有這麼多工具，真正到了廝殺討論現場，還是免不了遇到各種狀況：
經驗值不一致
同樣一件事情，有人覺得小菜一碟，有人覺得如臨大敵。每個人背景不同，對工作的直覺也差很多。
💡 在預估前，先花一點時間對任務進行初步說明與澄清，確保每個人對工作的理解是在同一個基礎上，再開始預估。
心態偏差
有人總是太過樂觀，覺得「很快啦」，有人則超級保守，預估得像背著大包袱一樣重。
💡 在預估前，提醒大家目的是「同步認知」，而不是「爭取最短或最安全的時間」。
預估過程拖時
一場預估會議通常會花很多時間，甚至需要兩個小時，有些人覺得還不如拿這個時間真正做事來得實在。
💡 在時間掌控上，為每個任務設定簡單的討論時間上限，超時就快速決定，保持節奏，避免討論失焦。
💡 在心態養成上，提醒自己和團隊，預估的目的是建立共同理解，而不是追求完美答案。遇到分歧時，不急著當下爭個輸贏，而是把重點放在：「怎麼一起走得更遠」。
隱藏工時
開會、溝通、修修改改、測試，這些「看不見的努力」往往沒被估進去，實際上卻超級花時間。
💡 預估時主動提醒團隊成員需要加入溝通、修正、測試等額外作業量，讓預估更接近真實情況。
需求變動
有時候任務還沒正式開始，需求就已經改了一半；剛花時間預估好，過沒多久又被推翻重來。這樣一來，原本的預估自然很難維持準確。
💡 在預估時可以註記「需求穩定性」作為參考，並預留彈性空間。
所以不論使用哪一種估算方式，都要先有個基本認知：
預估，本來就是在處理不確定性，不是要追求完美答案。
預估這件事，我們可以從這裡開始
我處在一個接近 17 人的設計團隊，成員包含工程師和設計師，每個人同時負責多個對外專案。
在這樣的工作型態下，經常會遇到一些小小的困擾：有時候任務分配不夠明確，有時候大家對工作的難度認知落差很大，甚至有時連自己也搞不清楚到底需要多少時間才能完成一件事。
為了讓組內對工作量有更一致、健康的估算概念，我向朋友詢問、上網查找，整理出幾個想嘗試的方法。
這些方法不一定一次就能奏效，但希望透過不斷嘗試和調整，慢慢找到最適合我們團隊的節奏。畢竟，預估這件事，本來就不是一開始就能掌握的，而是靠著一次次磨合練出來的。
故事點（Story Points）
故事點不是用來精確計算工時的，而是用來表示任務之間的相對大小、複雜度和不確定性。簡單說，它不是在問「這件事要幾小時做完」，而是問「這件事比另一件事難多少？複雜多少？需要的努力多幾倍？」
之所以想嘗試使用故事點，是因為它可以幫助團隊減少對細節時間的拉扯，改用「重量感」來討論任務。比起爭論是兩天還是三天，直接比大小，反而更容易拉齊大家的共識。
而且，以我們團隊目前多專案、變數多的特性，直接用小時計算往往容易失真，用故事點來估，會更有彈性也更符合現場實際狀況。
另外，也可以搭配像 Planning Poker 或 T-shirt Size Estimation 這類輕量的方法，讓每個人對任務快速打出相對應的點數。累積下來，團隊自然會慢慢形成自己的基準感覺。
參考任務（Reference Story）
先挑一個大家都覺得「這個就是 5 點」的任務，當作共同標準。
之後在遇到新任務時，不是憑空猜大小，而是拿來跟這個參考任務比一比，看看是更簡單、差不多，還是更複雜。這樣能讓團隊預估的基準更一致，也可以減少爭論。
努力地圖（Effort Mapping）
預估不只是看工作「大不大」，還可以從多個維度來思考，比如技術難度、需求清晰度、外部依賴度等等。
每個維度打個簡單的分數，最後綜合起來，就能更有系統地判斷這個任務到底「重」在哪裡。
這個方法特別適合那種一眼看不出來有多複雜度的任務了！
速率追蹤（Velocity Tracking）
每次估完、做完後，記下來自己實際完成了多少點數。當累積一段時間後，團隊就能有一個比較客觀的「交付節奏」，不再只是靠印象覺得「應該做得完」又或者「好像這週會爆掉喔」。
容量排程（Capacity Based Planning）
不再單純看每一件事要花多少時間，而是從「這週我們能處理多少事情」的角度來規劃。
當這週大家的容量有限，那就合理安排任務；如果預期有突發任務，就保留緩衝空間。這樣比較符合現實運作，也能減少超載。
因此，想透過上述幾種方式，逐漸養成團隊的習慣：
- 以故事點作為團隊之間的共同語言，讓每個人對任務大小有基本的感覺
- 以參考任務建立標準，幫助團隊在預估時有清楚的對照基準；
- 透過努力地圖，從不同角度評估任務的複雜度與挑戰，減少單純依靠直覺判斷；
- 藉由速率追蹤，累積每次的實際完成量，讓未來的預估更加貼近現實；
- 最後，透過容量排程規劃，把理想化的預估，轉化成符合當下負荷的可行計畫。
只要持續練習，預估自然就會成為團隊協作過程中可靠的一部分。
實際操作的小技巧
除了方法本身，實際進行預估時，操作上的一些小技巧也很重要，能讓整體流程更順暢：
設定討論時間上限
每個任務的預估討論控制在五分鐘內，超過的話就快速投票或直接定案。避免花太多時間在拉鋸上，讓預估流程保持節奏感，專注在大方向的共識。
接受合理的誤差範圍
預估本身就是處理不確定性，不必追求百分之百準確。重點是讓大家有共同的量級感，因此允許一些合理的偏差，是正常也必要的。
執行中允許調整
如果在進行任務時發現與預估有明顯落差，可以重新討論和調整。預估是提供初步依據，不是限制行動，靈活修正比僵硬堅持來得重要。
結語：心態，才是最重要的事
預估工作量的方法有很多，技巧也可以慢慢練習，但最重要的其實是我們看待預估的心態。
預估不是用來要求誰精準無誤，也不是一場證明判斷力的比賽。它的本質，是讓團隊在一開始就有機會對「事情的難度和規模」建立共同理解，讓每個人都能在不確定中，找到可以協作的節奏。
錯了沒關係，改了也沒關係。
真正的重點是能不能一起在預估、實作、調整的過程中，不斷拉近彼此的距離。只要心態正確，預估就不再是壓力，而是團隊合作中最自然的一部分。😊
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類型：PMP 課程
講師：張憲中老師
時間：2024 / 09~10
機構：恆逸教育訓練中心
小編：Cyndy
